Kom godt i gang med Bookingsystemet i Hjemmesideprogrammet

Er du en virksomhedsejer, der sælger tjenester? Promoverer du din virksomhed via din hjemmeside? Hvorfor ikke kombinere de to og give kunderne mulighed for at booke dine tjenester online?

Vi tilbyder nu en bookingløsning, der er ideel til mindre enkeltmandsvirksomheder. Uanset om du har en frisørsalon, en VVS-virksomhed eller tilbyder online coachingkurser, så giver Bookingsystemet dine kunder mulighed for at booke dine tjenester direkte via din side i Hjemmesideprogrammet. Du skal blot aktivere add-on'et, oprette dine tjenester og din tilgængelighed og udgive Bookingsiden på din hjemmeside.

Når det er gjort, kan dine kunder vælge en tjeneste på din hjemmeside og booke aftaler, som du nemt kan administrere i Bookingsystem-dashboardet. Så simpelt er det. Læs videre i denne artikel for at lære mere om, hvordan du kommer i gang med add-on'et, og hvordan det fungerer.

Bemærk: Bookingsystemet kan kun købes og bruges på Hjemmesideprogram-sider, der har en Premium- eller Business + E-handel-pakke. Hvis du vil vide mere om vores forskellige Hjemmesideprogram-pakker, kan du læse vores vejledning om, hvad der er inkluderet i hver Hjemmesideprogram-pakke.

Trin 1 - Aktivér Bookingsystem-add-on'et

Bookingsystem-værktøjet er et add-on, der skal aktiveres, før det kan bruges. Du kan nemt gøre dette via Hjemmesideprogrammets dashboard, hvor du kan begynde at bruge det med en 30-dages gratis prøveperiode.

  1. Gå til Bookingsystem-fanen i menuen til venstre i Hjemmesideprogrammets dashboard. Du kan også klikke på Prøv det-knappen i det blå pop op-vindue ved siden af fanen.
  2. Du vil nu se en side med en beskrivelse af Bookingsystemet. I feltet øverst til højre skal du klikke på Prøv gratis.
  3. Klik på Bekræft for at starte din 30-dages prøveperiode.

Bemærk: Opsætningsprocessen kan variere en smule afhængigt af dit nuværende Hjemmesideprogram-abonnement, og om du tidligere har kørt en prøveversion af Premium eller Business + E-handel. Hvis du vil dykke ned i Bookingsystemet på prøvebasis, men er usikker på, hvilke muligheder der er tilgængelige for dig, så tøv ikke med at kontakte vores support. Vi hjælper dig gerne.

Skærmbillede, der viser den første aktiveringsside for Bookingsystemet. En rød pil peger på den blå knap "Prøv gratis" til venstre.

Trin 2 – Find Bookingsystem-dashboardet

Når add-on'et er aktivt, vil du automatisk blive dirigeret til Bookingsystem-dashboardet. Det er her, du opretter de tjenester, dine kunder kan booke via din hjemmeside. Det er også her, du administrerer dine bookinger. 

Du kan altid få adgang til Bookingsystem-dashboardet ved at klikke på Bookingsystem-fanen i menuen til venstre i dit Hjemmesideprogram-dashboard.

Skærmbillede, der viser Hjemmesideprogram-dashboardet. En rød pil peger på Bookingsystem-fanen i menuen til højre.

Trin 3 - Tilføj din tilgængelighed

Oversigt-siden i Bookingsystem-dashboardet viser tre nemme opsætningstrin. Når du har gennemført disse, er du klar til at tage imod bookinger på din hjemmeside. 

Skærmbillede, der viser Bookingsystem-dashboardet. En rød pil peger på en rød ramme omkring de tre opsætningstrin på oversigtssiden.

Generel tilgængelighed

Start med at tilføje den tidsramme, hvor du vil arbejde og tilbyde dine tjenester.

  1. Klik Tilføj din tilgængelighed.
  2. Under Generel tilgængelighed skal du tilføje dine sædvanlige arbejdstider. Du kan bruge til/fra-knappen ud for ugedagen og tilføje en standardarbejdsdag som defineret i dine hjemmesideindstillinger. Hvis du vil tilføje en brugerdefineret arbejdsdag, skal du klikke på blyant-ikonet ud for dagen og tilføje dine start- og sluttidsstempler fra rullemenuerne. Klik på +-knappen for at tilføje et ekstra tidsrum for samme dag.
  3. Klik Anvend tidspunkter til andre dage og vælg de specifikke dage, hvis du arbejder på samme tidspunkt over flere dage.
  4. Gå gennem alle dage, indtil du har kortlagt hele ugen. Alle dage, du efterlader markeret Utilgængelig vil blive betragtet som dine almindelige fridage. Dine kunder kan ikke booke din(e) tjeneste(r) på disse dage.
  5. Klik på Gem.

Bemærk: Hvis du senere ændrer dine arbejdstider, vil det ikke påvirke allerede bookede aftaler.

Skærmbillede, der viser, hvordan du tilføjer din tilgængelighed under Tilgængelighed i Bookingsystem-dashboardet

Hvis du har fri uden for dine sædvanlige fridage

Hvis du vil tilføje fridage uden for dine sædvanlige fridage (for eksempel hvis du er syg, eller hvis du skal på ferie), kan du også gøre dette. Bemærk, at dette tilsidesætter de standardarbejdstimer (generel tilgængelighed), som du har tilføjet.

  1. Gå til bunden af siden, og klik på Tilføj fridag.
  2. Tilføj datoen og eventuelt en grund til, at du har fri. Hvis du kun har fri noget af dagen, kan du klikke på Hele dagen-knappen til venstre, så den er slået FRA. Dette giver dig mulighed for at vælge et tidsinterval for dagen. Du kan også tilføje fridage over flere dage: Tilføj din første fridag i det første felt og din sidste fridag i det andet felt.
  3. Klik på den blå + Tilføj fridag-knap, hvis du vil tilføje endnu en dag og/eller et andet tidspunkt.
  4. Klik på Gem.

Skærmbillede fra Bookingsystem-dashboardet. En rød pil peger på en rød ramme rundt om felterne, hvor du kan tilføje fridage.

Trin 4 - Tilføj dine tjenester

Nu skal du tilføje den eller de tjenester, som kunderne kan booke via din hjemmeside.

  1. Gå tilbage til Oversigt-siden, og klik på Tilføj dine tjenester.
  2. Du vil nu være på Tjenester-siden. Du får vist formularen til tilføjelse af din første tjeneste. Du kan vælge mellem tre forskellige tjenestetyper:

    - Privat session: Aftale for 1 person.
    - Gruppesession: Gruppeaftaler, som alle kan booke (med mulighed for at give én person mulighed for at booke på vegne af flere). Eksempler på dette kan være fitnesstimer, keramikkurser eller en pubquiz. Du skal vælge en dato for denne type, da det også kan være en engangsbegivenhed.
    - Privat gruppesession: Privat aftale for en gruppe, såsom et teambuilding-arrangement, escape rooms eller bowlingbaner. Ved booking af en privat gruppesession skal én person booke på vegne af hele gruppen.

    Hvis du vælger en af gruppemulighederne, bliver du bedt om at tilføje det mindste og maksimale antal deltagere, der er tilladt for bookingen.
     
  3. Tilføj tjenestens navn, beskrivelse, og billede. Alle tre vil blive vist på din hjemmeside.
  4. Tilføj en varighed. Dette definerer, hvor længe aftalen varer – uanset om det er en hurtig 30-minutters session eller en flerdages begivenhed. Fra rullemenuen kan du vælge en tid i 15-minutters intervaller: Vælg Flere dage eller angiv en brugerdefineret varighed der passer til din tjeneste. Hvis du vælger "Flere dage", kan du indstille de specifikke datoer og tidspunkter for begivenheden.
  5. Tilføj en pris. Hvis du opretter en privat gruppesession, skal du vælge, om der skal vises en pris pr. person eller en fuld gruppepris.
  6. Tilføj en dato (gælder kun gruppesessioner).
  7. Vælg en placering. Du kan vælge mellem fysisk (din adresse fra indstillingerne), online (tilføj et mødelink) eller kundens placering (kunder kan tilføje deres adresse, når de booker aftalen).
  8. Klik på Gem.
  9. Du vil nu se din tjeneste på listen på Tjenester-siden. Du kan tilføje en anden tjeneste ved at klikke på den blå Tilføj tjeneste-knap i øverste højre hjørne.

Du kan administrere dine tjenester når som helst. PåTjenester-siden skal du klikke påikonet med de tre prikkerud for en tjeneste for at redigere, slette eller dublere den. Du kan også åbne en eksisterende tjeneste og brugeDupliker-knappen direkte.

Skærmbillede, der viser den åbne

Trin 5 - Opret Bookingsiden på din hjemmeside

Du skal nu tilføje Bookingsiden på din hjemmeside.

  1. Gå tilbage til Oversigten i dit Bookingsystem-dashboard.
  2. Klik på Udgiv på hjemmeside. Dette fører dig til Hjemmesideprogram-editoren.
  3. Dine tjenester vil blive tilføjet og præsenteret på en separat side på din hjemmeside. Denne side kaldes som standard Book nu, men du kan altid omdøbe den.
  4. Hvis du vil, kan du redigere udseendet på Bookingsiden. Som standard vil den bruge din skabelons globale indstillinger, men du kan f.eks. redigere overskriften eller sektionens skrifttype og baggrund. Du kan også justere tekst- og knapfarven på din Booking-widget: Markér widgetten, og klik på Rediger Bookingsystem-fanen over den for at gøre dette. Dette åbner et egenskabspanel, hvor du kan redigere stilen.

Skærmbillede fra Hjemmesideprogram-editoren, der viser Bookingsiden. En rød pil peger på den åbne, flytbare menu, hvorigennem du kan redigere stilen.

Trin 6 - Udgiv Bookingsystemet på din hjemmeside

  1. Tjek forhåndsvisningen for at sikre, at du er tilfreds med, hvordan din Bookingside ser ud på din hjemmeside.
  2. Klik Udgiv i editoren.
  3. Det var det! Du er nu klar til at modtage bookinger via din hjemmeside.

Skærmbillede, der viser Bookingsiden i Hjemmesideprogram-editoren. En rød pil peger på den blå Udgiv-knap i øverste højre hjørne.

Trin 7 - Administrer bookinger i dit Bookingsystem-dashboard

Når dine kunder foretager bookinger, vises aftalerne på en liste på Oversigt-siden i dit Bookingsystem-dashboard.

  1. Filter-indstillinger: Brug filtrene ovenover din liste til at tilpasse din oversigt. Du kan sortere efter dato eller status (kommende, annulleret, afsluttet).
  2. Visning, redigering eller annullering: Klik på ikonet med tre prikker ved siden af en aftale for at se dens detaljer, redigere, ombooke eller annullere den. Som administrator kan du til enhver tid foretage ændringer, da de aftalefrister og begrænsninger, der gælder for kunder, ikke gælder for dig.
  3. Oprettelse af aftaler:Hvis du vil oprette en aftale på vegne af en kunde, skal du klikke på Opret aftale-knappen i øverste højre hjørne af Oversigt-siden. Udfyld alle de nødvendige oplysninger, og bekræft derefter ved at klikke på Opret aftale nederst i formularen.
Skærmbillede af oversigtssiden med nummererede røde prikker, der fremhæver filteret, visning og aflysning samt muligheder for at oprette aftaler.

Yderligere indstillinger for dine bookinger (Bookingsystem-dashboardet)

Under Indstillinger i Bookingsystem-dashboardet finder du yderligere indstillinger til at tilpasse din bookingadministration.

Synkronisering af kalender

Synkroniser din Google Kalender med Bookingsystemet for at se aftaler i din Google Kalender, og bloker automatisk tidsintervaller i Bookingsystemet, når du ikke er tilgængelig. Du kan læse mere om denne funktion i denne vejledning: Hvordan synkroniserer jeg Bookingsystemet med min Google Kalender?

Indstillinger for booking og annullering

  • Angiv deadline for annullering eller ombookning: Angiv en deadline for, hvornår kunder kan annullere eller ombooke en aftale (via deres bekræftelsesmail).
  • Angiv deadline for booking: Angiv, hvor tæt på en aftale kunden kan booke den.
  • Begræns bookinger til fremtidige datoer: Tilføj en grænse for, hvor langt ud i fremtiden bookinger kan foretages.

Virksomheds-indstillinger

Du kan tilføje dine virksomhedsoplysninger her. Husk at holde disse opdaterede, da de skal bruges i de bookingmails, der sendes til kunder, der booker aftaler.

Regionale indstillinger

Du kan ændre sproget der vil blive brugt under hele din bookingproces, tidszonen og den valuta, som dine tjenester vil blive vist i på din hjemmeside.

Skærmbillede, der viser Indstillinger-sektionen i Bookingsystem-dashboardet

Automatiserede e-mails til dig og din kunde

Bookingsystem-add-on'et indeholder et automatiseret e-mailflow. Det betyder, at du f.eks. ikke behøver at bekræfte en aftale manuelt, når din kunde har booket den eller minde dem om en kommende aftale. Alt dette vil blive håndteret automatisk. 

Mailflowet indeholder følgende mails:

E-mails til din kunde

  • Booking-bekræftelse: Denne e-mail sendes med det samme til dine kunder, når de har booket en aftale. I den finder de bookingoplysningerne: dato, tidspunkt, sted/mødelinkog dit telefonnummer. E-mailen indeholder knapper til at aflyse og ombooke tiden. Den indeholder også en ICS-fil, som kunden kan bruge til at føje bookingen til sin kalender.
    Du kan sende bekræftelsesmailen igen når som helst, f.eks. efter opdatering af aftaleoplysningerne. Du skal blot åbne aftalens redigeringsformular, slå send bekræftelsesmail-knappen til og klikke på Gem for at sende den igen til din kunde.
  • Påmindelsesmail: Denne e-mail vil blive sendt 24 timer før fristen for afbestilling og ombookning udløber. Den indeholder de samme aftaleoplysninger som e-mailen med bookingbekræftelsen. Hvis denne e-mail åbnes inden for annullerings-/ombookningsperioden, vil den også indeholde knapperne til at aflyse og ombooke.
  • Annulleringsmail (kunden har aflyst): Hvis en kunde annullerer en aftale, modtager vedkommende en e-mail, der bekræfter, at aftalen er blevet annulleret. Den vil også indeholde et link, som kunden kan bruge til at booke en ny tid.
  • Annulleringsmail (du har aflyst): Hvis du annullerer en aftale i dit Bookingsystem-dashboard modtager din kunde automatisk en mail, der høfligt informerer dem om, at aftalen er blevet annulleret. E-mailen vil også indeholde et link, som kunden kan bruge til at booke en ny tid.
  • Ombookningsmail: Hvis en kunde ombooker sin aftale, modtager vedkommende en mail med de nye aftaleoplysninger bagefter.

 

E-mails til dig

  • Meddelelse om booking: Når nogen bestiller en tid, modtager du en e-mail med alle bookingoplysningerne og et link til at se aftalen i dit Bookingsystem-dashboardet. E-mailen indeholder også en ICS-fil, som du kan bruge til at tilføje aftalen til din kalender.
  • Annulleringsmail (kunden har aflyst): Hvis en kunde annullerer en aftale, modtager du en e-mail med besked om, at aftalen er blevet annulleret.
  • Ombookningsmail: Hvis en kunde ombooker sin aftale, får du besked via e-mail.

Hvordan kan en kunde flytte en aftale?

Din kunde kan ombooke sin aftale på to måder: 

  • Fra bekræftelsessiden (hvis de ønsker at ombooke umiddelbart efter at have booket en aftale)
  • Fra bekræftelsesmailen eller påmindelsesmailen.

I begge tilfælde vil kunden kunne klikke på en Ombookning-knap nederst på siden/i mailen, der fører dem gennem dette flow:

  1. Kunden sendes til Bookingkalenderen. I højre side kan de se deres aktuelle tid. Hvis de klikker på den dato, som de vil flytte aftalen til, kan de se de ledige tider.
  2. De skal klikke på en ny tid, og klikke på Bekræft tid-knappen for at ændre aftalen.

Bemærk: Ovenstående er kun muligt, hvis kunden stadig er inden for annullerings-/ombookningsperioden, som du har angivet. Hvis de er for tæt på aftaletidspunktet, når de klikker på knappen, vil de blive sendt til en side, der viser deres bookingoplysninger og en besked om, at ændringer ikke længere er mulige.

Relaterede artikler:

Var denne artikel en hjælp?

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Start en chat

Den hurtigste måde at kontakte os på — hverdage fra 09:00 til 18:00.

Start chat