Sådan bliver du mere produktiv i Webmail

Tiden er knap, og du har brug for at gøre mere på kortere tid. Webmail har mange smarte funktioner, der hjælper dig med at spare tid, være mere produktiv og skabe overblik i din hverdag. Denne artikel viser mange nemme måder at være mere produktiv på, mens du arbejder i Webmail.

Brug Aida til at skrive e-mails hurtigere

Lad os se det i øjnene – det kan tage mere af din dag at skrive e-mails, end du har lyst til. Det er præcis derfor, Aida, din AI-assistent, er indbygget direkte i Webmail.

Det er nemt at komme i gang: Beskriv, hvad din e-mail skal indeholde, så tager Aida sig af resten og genererer et udkast, som du kan forme, præcis som du vil. Du skal blot åbne en ny besked (eller et svar), indtaste din anmodning i tekstfeltet nederst i vinduet og lade Aida stå for skrivningen. Er det ikke helt rigtigt endnu? Bed Aida om at finjustere udkastet yderligere. Er du tilfreds? Klik på Indsæt tekst for at indsætte det direkte i din e-mail, og giv det derefter dit eget personlige præg.

GIF, der viser, hvordan Aida fungerer.

Få et automatisk resumé af e-mails

AI-resumé-funktionen giver dig et kort resumé af enhver e-mail, du modtager. Det er praktisk, når du hurtigt skal igennem mange e-mails, og det hjælper dig med at holde styr på, hvilke e-mails der indeholder specifik information. Resuméet kan også med et hurtigt blik fortælle dig, om en e-mail er tidskritisk og kræver handling fra din side.

For at generere et resumé skal du klikke på knappen Generér ved siden af AI-resumé nær toppen af den e-mail, du vil have opsummeret.

Skærmbillede af Webmail-indbakken. En rød pil viser, hvor du finder AI-resumé-funktionen, og et forstørrelsesglas zoomer ind på knappen ”Generér”.

Opret e-mailaliasser

Et e-mailalias er en videresendelsesadresse, hvilket betyder, at alle e-mails sendt til aliaset videresendes til en eller flere angivne konti. Selve aliaset har ingen indbakke, intet login og kan ikke bruges til at sende e-mails.

Opret et e-mailalias i dit kontrolpanel til en gruppe kontakter, f.eks. all-employees@mydomain.com, og inkluder de relevante e-mailadresser i den gruppe. Som et resultat bliver kommunikationen lettere, og alle medlemmer af de forskellige grupper vil modtage de korrekte oplysninger. Bemærk venligst, at du kan oprette et ubegrænset antal e-mailaliasser i dit domæne.

Bemærk: Ved du ikke, hvordan du opretter et alias? Lær hvordan du opretter et e-mailalias i dit one.com-kontrolpanel ved hjælp af denne guide.

Skærmbillede af e-mailsiden i kontrolpanelet. Fanen ”Aliasser” er valgt, og det første e-mailalias er markeret.

Send dine fakturaer automatisk til en mappe

Bliv nemt organiseret i din indbakke ved at oprette en mappe til projekter og få e-mails arkiveret automatisk i disse mapper. Hold alle fakturaer i én mappe, for eksempel ved at oprette en Fakturamappe.

Filtrer fakturamappen ved at oprette et nyt filter med ordet faktura i emnelinjen. Den vil automatisk blive inkluderet i denne mappe, hvis emnelinjen i en e-mail indeholder ordet Faktura.

Inde i Webmail:

  1. Klik på Indstillinger-ikonet i menuen til venstre.
  2. Gå til Mailfiltre.
  3. Klik på Tilføj mailfilter.
  4. I feltet Emne skal du indtaste f.eks. ”faktura”.
  5. Under Gør derefter dette med mails, der matcher skal du klikke på Flyt til mappe.
  6. I rullemenuen til højre skal du vælge den mappe, du har oprettet til fakturaerne.
Skærmbillede af menuen ”Tilføj mailfilter” i Webmail. Røde pile peger på de muligheder, der er beskrevet i trinnene.

Brug filtre til at forblive fokuseret, mens du arbejder

E-mails kan sendes til en bestemt mappe baseret på deres indhold. Ved hjælp af filtre kan du dirigere e-mails fra din familie og dine venner til en anden mappe uden at forstyrre din arbejdsgang.

Du kan også bruge et filter til automatisk at videresende e-mails fra din chef eller vigtige forretningspartnere til en bestemt mappe, så du bedre kan organisere dem.

Skærmbillede af menuen ”Tilføj mailfilter” i Webmail. Røde pile peger på de muligheder, der er beskrevet i trinnene.

Brug en e-mail-signatur

Ved at tilføje en standardsignatur til dine e-mails sikrer du, at alle dine e-mails afsluttes med en passende hilsen. Det er unødvendigt at skrive ”Med venlig hilsen” og dit navn i slutningen af hver e-mail, du sender. Mange mennesker bruger endnu ikke signaturer, selvom vi har vidst, at de eksisterer næsten siden e-mailens opståen. Kom i gang med at bruge en så hurtigt som muligt, hvis du ikke allerede gør det.

Skærmbillede af siden med generelle indstillinger i Webmail. Indstillingen ”e-mailsignatur” er indrammet med rødt, og en rød pil peger på den.

Brug en anden e-mailadresse til nyhedsbreve

Du modtager sandsynligvis dusinvis af masseforsendelser, nyhedsbreve og lignende e-mailbeskeder dagligt. Din indbakke forbliver ren med en dedikeret nyhedsbrevsadresse i dit domæne, så du kan fokusere på det, der er vigtigst, og arbejde uforstyrret.

Skærmbillede af E-mail-siden i kontrolpanelet. E-mailkontoen til nyhedsbreve er markeret.

Vær god til at delegere og videresende e-mails med det samme

Det er nemt at videresende en e-mail via Webmail. Lad være med at involvere dig i indholdet af en e-mail, hvis en anden i din virksomhed kan arbejde på den specifikke opgave.

GIF, der viser, hvordan man videresender en e-mail.

Hvordan du kan håndtere e-mails, når du har travlt

Når vi har meget at se til, kan e-mails nemt hobe sig op. Så kan det være let at glemme vigtige e-mails. Sæt forventninger til dine kontakter, når du er væk og laver noget andet, selv hvis det kun er i et par timer. Her er nogle tips:

  1. Opret en mappe til e-mails, der skal besvares senere. Glem alt om disse e-mails, indtil du har tid til at begynde at svare. Du kan også oprette regler for automatisk at sende e-mails fra bestemte personer eller virksomheder til denne ”besvar senere”-mappe.
  2. Videresend dine e-mails til andre medarbejdere, mens du er på ferie. Ved at gøre dette kan du slappe af og sikre, at en anden tager sig af vigtige sager.
  3. Indstil et automatisk svar til din e-mail, mens du er på ferie. Fortæl dem i et autosvar, hvornår du forventer at læse dine e-mails, og hvornår de kan forvente et svar.

Importér gamle e-mails fra tidligere konti

Mange af os har andre e-mailkonti, som vi ikke bruger længere. Få styr på tingene og importér gamle e-mails fra tidligere e-mailkonti, som du ikke bruger. De importerede e-mails vil blive inkluderet i en separat mappe.

Du kan importere e-mails direkte til Webmail på denne måde:

  1. Klik på ikonet Indstillinger.
  2. Klik på Importér e-mails i menuen til venstre.
  3. Klik på Kom i gang.
  4. Indtast den e-mailkonto, du vil importere fra, og klik på Næste.
  5. Indtast e-mailadgangskoden til den konto, du importerer fra, og klik på Næste.
  6. E-mailimporten fra e-mailkontoen er i gang. Afhængigt af størrelsen på den e-mailkonto, du importerer, kan dette tage op til 2 dage.

Bemærk: Du kan ikke importere e-mails fra en inaktiv konto eller fra den samme e-mailkonto, som tidligere var hostet i et andet firma. E-mails kan dog eksporteres manuelt og importeres manuelt til Outlook eller en anden e-mailklient. Guiden herunder viser dig, hvordan du manuelt eksporterer e-mails fra de mest populære.

Skærmbillede, der viser, hvor du finder siden 'Importér e-mails'. En rød pil peger på punktet i menuen til venstre, og en anden rød pil peger på knappen 'Kom i gang' på den åbne side.

Relaterede artikler:

Var denne artikel en hjælp?

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Start en chat

Den hurtigste måde at kontakte os på — hverdage fra 09:00 til 18:00.

Start chat