Cómo ser más productivo en Webmail

El tiempo es escaso y necesitas hacer más en menos tiempo. Webmail cuenta con numerosas funciones inteligentes que te ayudarán a ahorrar tiempo, ser más productivo y organizar mejor tu jornada. En este artículo te mostraremos varias formas sencillas de ser más productivo mientras trabajas en Webmail.

• Crear alias de correo electrónico
• Envía tus facturas automáticamente a una carpeta
• Utiliza filtros para mantener la concentración mientras trabajas
• Utiliza una firma de correo electrónico
• Utiliza otra dirección de correo electrónico para los boletines informativos
• Sé capaz de delegar y reenviar los correos electrónicos de inmediato
• Cómo gestionar el correo electrónico cuando estás muy ocupado
• Importar la correspondencia anterior de cuentas anteriores

Crear alias de correo electrónico

Un alias de correo electrónico es una dirección de reenvío, lo que significa que todos los correos electrónicos dirigidos a dicho alias se reenvían a una o varias cuentas especificadas. El alias en sí no tiene bandeja de entrada ni datos de acceso, y no se puede utilizar para enviar correos electrónicos.

Crea un alias en tu Panel de control para un grupo de contactos, por ejemplo, all-employees@mydomain.com, e incluye las direcciones de correo electrónico pertinentes en ese grupo. De este modo, la comunicación será más fácil y todos los miembros de los distintos grupos recibirán la información correcta. Ten en cuenta que puedes crear un número ilimitado de alias de correo electrónico en tu dominio.

Nota: ¿No sabes cómo crear un alias? Descubre cómo crear un alias de correo electrónico en tu Panel de control de one.com siguiendo estas instrucciones: hrefhttps://help.one.com/hc/en-us/articles/115005586389-How-do-I-create-an-email-alias-hrefguide.

Envía tus facturas automáticamente a una carpeta

Organiza fácilmente tu bandeja de entrada creando una carpeta para cada proyecto y archiva automáticamente los correos electrónicos en esas carpetas. Guarda todas las facturas en una sola carpeta, por ejemplo, creando una carpeta llamada «Facturas».

Filtra la carpeta «Facturas» creando un nuevo filtro con la palabra «factura» en el asunto. Se incluirá automáticamente en esta carpeta si el asunto de un correo electrónico contiene la palabra «factura».

Dentro de Webmail:

1. Haz clic en el icono Configuración del menú de la izquierda.
2. Ve a «Filtros de correo».
3. Haz clic en «Añadir filtro de correo».
4. En el campo «Asunto», escribe, por ejemplo, «factura».
5. En «A continuación, haz esto con los correos que coincidan», haz clic en «Mover a la carpeta».
6. En el menú desplegable de la derecha, selecciona la carpeta que has creado para las facturas.

Utiliza filtros para mantener la concentración mientras trabajas

Los correos electrónicos se pueden enviar a una carpeta específica en función de su contenido. Mediante el uso de filtros, puedes desviar los correos de tus familiares y amigos a otra carpeta sin que ello interfiera en tu flujo de trabajo.

• How, ¿cómo se crea un filtro en Webmail?

También puedes utilizar un filtro para reenviar automáticamente los correos electrónicos de tu jefe o de socios comerciales importantes a una carpeta concreta, lo que te permitirá organizarlos mejor.

Utiliza una firma de correo electrónico

Al añadir una firma predeterminada a tus correos electrónicos, te asegurarás de que todos ellos terminen con un saludo adecuado. No es necesario escribir «Atentamente» y tu nombre al final de cada correo electrónico que envíes. Muchas personas aún no utilizan las firmas, a pesar de que sabemos que existen prácticamente desde los inicios del correo electrónico. Get empieza a usar una lo antes posible si aún no lo has hecho.

Utiliza otra dirección de correo electrónico para los boletines informativos

Seguramente recibes a diario decenas de correos masivos, boletines informativos y mensajes de correo electrónico similares. Tu bandeja de entrada se mantendrá despejada si utilizas una dirección específica para boletines en tu dominio, lo que te permitirá centrarte en lo más importante y trabajar sin interrupciones.

Sé capaz de delegar y reenviar los correos electrónicos de inmediato

Reenviar un correo electrónico a través del webmail es muy fácil. No te involucres en el contenido de un correo electrónico si hay otra persona en tu empresa que pueda encargarse de esa tarea concreta.

Cómo gestionar el correo electrónico cuando estás muy ocupado

Cuando tenemos mucho que hacer, es fácil que se acumulen los correos electrónicos. En esos casos, es fácil pasar por alto mensajes importantes. Deja claro a tus contactos qué pueden esperar de ti cuando estés ocupado con otras cosas, aunque solo sea por unas horas. Aquí tienes algunos consejos:

1. Crea una carpeta para los correos electrónicos a los que tengas que responder más tarde. No te preocupes por ellos hasta que tengas tiempo para empezar a responder. También puedes configurar reglas para que los correos de determinadas personas o empresas se envíen automáticamente a esta carpeta de «responder más tarde».
2. Reenvía tus correos electrónicos a otros compañeros mientras estás de vacaciones. De esta forma, podrás descansar con la tranquilidad de saber que otra persona se está ocupando de los asuntos importantes.
3. Configura una respuesta automática en tu correo electrónico mientras estés de baja. Indica en la respuesta automática cuándo prevés leer tus correos electrónicos y cuándo pueden esperar una respuesta.

Importar la correspondencia anterior de cuentas anteriores

Muchos de nosotros tenemos otras cuentas de correo electrónico que ya no usamos. Pon todo en orden e importa los mensajes antiguos de las cuentas de correo electrónico que ya no utilizas. Los mensajes importados se guardarán en una carpeta aparte.

Puedes importar correos electrónicos directamente a Webmail, de esta manera:

1. Haz clic en el icono de Ajustes.
2. Haz clic en «Importar correos electrónicos» en el menú de la izquierda.
3. Haz clic en Comenzar.
4. Introduce la cuenta de correo electrónico desde la que deseas importar y haz clic en «Siguiente».
5. Introduce la contraseña del correo electrónico de la cuenta desde la que vas a importar y haz clic en «Siguiente».
6. La importación de los correos electrónicos desde la cuenta de correo electrónico está en curso. Dependiendo del tamaño de la cuenta de correo electrónico que estés importando, este proceso puede tardar hasta dos días.

Nota: No es posible importar correos electrónicos desde una cuenta inactiva ni desde la misma cuenta de correo electrónico que anteriormente estaba alojada en otra empresa. No obstante, los correos electrónicos se pueden exportar e importar manualmente a Outlook u otro cliente de correo electrónico. La guía que figura a continuación te mostrará cómo exportar manualmente los correos electrónicos desde los clientes más populares.

• ¿Cómo puedo hacer una copia de seguridad de mis correos electrónicos en Outlook, Thunderbird o Apple Mail?

Artículos relacionados:

• Cómo trabajar más seguro con Webmail
• ¿Cómo inicio sesión en Webmail?