Cómo ser más productivo en Webmail

El tiempo es escaso y necesitas hacer más en menos tiempo. Webmail tiene muchas funciones inteligentes que te ayudarán a ahorrar tiempo, ser más productivo y organizar mejor tu día. Este artículo te mostrará formas sencillas de ser más productivo mientras trabajas en Webmail.

• Usa Aida para escribir correos más rápido
• Obtén un resumen automático de los correos
• Crea y usa plantillas de correo
• Crea alias de correo
• Envía tus facturas automáticamente a una carpeta
• Usa filtros para mantener la concentración mientras trabajas
• Usa una firma de correo
• Usa otra dirección de correo para los boletines informativos
• Aprende a delegar y a reenviar los correos de inmediato
• Cómo gestionar los correos cuando estás ocupado
• Importa correspondencia antigua de cuentas anteriores

¿Quieres acceder a Webmail desde tu teléfono? Descarga la aplicación de correo de one.com para leer y gestionar tus correos en cualquier momento y lugar.

Usa Aida para escribir correos más rápido

Redactar correos puede ocupar más tiempo del que te gustaría. Por eso Aida, tu asistente de IA, está integrada en Webmail.

Empezar es sencillo: describe qué quieres decir en tu correo y Aida se encargará del resto. Generará un borrador que podrás adaptar como quieras. Abre un mensaje nuevo (o una respuesta), escribe tu solicitud en el cuadro de texto situado en la parte inferior de la ventana y deja que Aida redacte el correo. ¿El borrador aún no es lo que buscas? Pide a Aida que lo ajuste. ¿Te convence? Haz clic en **Insertar texto** para añadirlo a tu correo y, después, dale tu toque personal.

Obtén un resumen automático de los correos

La función **Resumen de IA** te ofrece un breve resumen de cualquier correo que recibas. Resulta útil cuando necesitas revisar muchos correos rápidamente y te ayuda a identificar cuáles contienen información específica. El resumen también puede indicarte de un vistazo si un correo es urgente y requiere que hagas algo.

Para generar un resumen, haz clic en el botón **Generar** junto a **Resumen de IA**, cerca de la parte superior del correo que quieres resumir.

Crea y usa plantillas de correo

Ahorra tiempo convirtiendo tus borradores de correo en plantillas que puedas reutilizar.

Cómo crear una plantilla:

1. Escribe el correo tal como quieres guardarlo. Después, haz clic en el icono de documento de la esquina inferior derecha del editor de correo de Webmail.
2. Haz clic en **Guardar borrador como plantilla**.
3. Asigna un nombre a la plantilla.
4. Haz clic en Guardar.

Cómo utilizar una plantilla:

1. Haz clic en el icono de documento de la esquina inferior derecha del editor de correo de Webmail.
2. Selecciona una plantilla de **Plantillas usadas recientemente** o haz clic en **Ver todas las plantillas**. Si eliges esta última opción, selecciona la plantilla que necesites de la lista y se aplicará a tu correo en blanco.

También puedes añadir y editar tus plantillas en Webmail. Ve a **Configuración** → **Plantillas de correo electrónico**.

Consejo: ¿Quieres añadir plantillas rápidamente? Indica al asistente de escritura con IA Aida qué quieres incluir y te ayudará a generar un borrador en segundos.

Crea alias de correo

Un alias de correo electrónico es una dirección de reenvío, lo que significa que todos los correos electrónicos dirigidos al alias se reenvían a una o más cuentas especificadas. El alias en sí no tiene bandeja de entrada, ni inicio de sesión y no se puede utilizar para enviar correos electrónicos.

Crea un alias en el Panel de control de one.com para un grupo de contactos, por ejemplo, all-employees@mydomain.com, e incluye las direcciones de correo pertinentes en ese grupo. Así facilitarás la comunicación y todos los miembros de los distintos grupos recibirán la información adecuada. Ten en cuenta que puedes crear un número ilimitado de alias de correo en tu dominio.

Nota: ¿No sabes cómo crear un alias? Consulta esta guía para aprender a crear un alias de correo en el Panel de control de one.com.

Envía tus facturas automáticamente a una carpeta

Organiza tu bandeja de entrada creando carpetas para tus proyectos y archivando automáticamente los correos en ellas. Por ejemplo, crea una carpeta llamada Facturas para guardar todas tus facturas en un mismo lugar.

Filtre los correos destinados a la carpeta de facturas creando un nuevo filtro con la palabra «factura» en el asunto. Si el asunto de un correo electrónico contiene la palabra «factura», se incluirá automáticamente en esta carpeta.

Dentro de Webmail:

1. Haz clic en el icono Configuración del menú de la izquierda.
2. Ve a **Filtros de correo**.
3. Haz clic en **Añadir filtro de correo**.
4. En el campo **Asunto**, escribe, por ejemplo, «factura».
5. En **Entonces hacer esto con los correos que coincidan**, haz clic en **Mover a carpeta**.
6. En el menú desplegable de la derecha, elige la carpeta que has creado para las facturas.

Usa filtros para mantener la concentración mientras trabajas

Los correos se pueden enviar a una carpeta específica según su contenido. Con los filtros, puedes dirigir los correos de tus familiares y amigos a otra carpeta sin interrumpir tu trabajo.

• ¿Cómo puedo crear un filtro en Webmail?

También puedes usar un filtro para reenviar automáticamente los correos de tu jefe o de socios comerciales importantes a una carpeta concreta y organizarlos mejor.

Usa una firma de correo electrónico

Al añadir una firma predeterminada a tus correos, te aseguras de que todos terminen con una despedida adecuada. No tienes que escribir «Saludos cordiales» y tu nombre al final de cada correo. Muchas personas aún no usan firmas, aunque existen casi desde los inicios del correo electrónico. Si todavía no usas una, empieza a hacerlo cuanto antes.

Usa otra dirección de correo electrónico para los boletines informativos

Es probable que recibas a diario decenas de correos masivos, boletines informativos y mensajes similares. Si utilizas una dirección de correo de tu dominio solo para los boletines, tu bandeja de entrada se mantendrá despejada y podrás concentrarte en lo más importante y trabajar sin interrupciones.

Delega y reenvía los correos de inmediato

Es fácil reenviar un correo a través de Webmail. No te ocupes del contenido de un correo si otra persona de tu empresa puede encargarse de esa tarea concreta.

Cómo puedes gestionar los correos electrónicos cuando estás ocupado

Cuando tenemos mucho que hacer, es fácil que se acumulen los correos electrónicos. En esas circunstancias, también es fácil olvidarse de los mensajes importantes. Informa a tus contactos de cuándo podrán contar contigo si estás ocupado con otra cosa, aunque solo sea durante unas horas. Aquí tienes algunos consejos:

1. Crea una carpeta para los correos electrónicos a los que debas responder más tarde. Olvídate de ellos hasta que tengas tiempo para responder. También puedes establecer reglas para enviar automáticamente los correos electrónicos de determinadas personas o empresas a esta carpeta de «responder más tarde».
2. Reenvía tus correos electrónicos a otros empleados mientras estés de vacaciones. Al hacer esto, puedes descansar y asegurarte de que alguien más se ocupe de los asuntos esenciales.
3. Configura una respuesta automática para tu correo electrónico mientras estés ausente. Indica en ella cuándo prevés leer tus correos electrónicos y cuándo pueden esperar una respuesta.

Importar correspondencia antigua de cuentas anteriores

Muchos de nosotros tenemos otras cuentas de correo electrónico que ya no usamos. Organízate e importa los correos antiguos de esas cuentas. Los correos electrónicos importados se incluirán en una carpeta aparte.

Puedes importar correos electrónicos directamente a Webmail, de la siguiente manera:

1. Haz clic en el icono **Configuración**.
2. Haz clic en **Importar correos electrónicos** en el menú de la izquierda.
3. Haz clic en Comenzar.
4. Introduce la cuenta de correo desde la que quieres importar los mensajes y haz clic en **Siguiente**.
5. Introduce la contraseña de la cuenta de correo desde la que vas a importar los mensajes y haz clic en **Siguiente**.
6. La importación de los correos de la cuenta está en curso. Según el tamaño de la cuenta, puede tardar hasta 2 días.

Nota: No puedes importar correos electrónicos desde una cuenta inactiva ni desde la misma cuenta de correo electrónico si antes estaba alojada en otra empresa. Sin embargo, puedes exportar los correos electrónicos manualmente e importarlos a Outlook u otro cliente de correo electrónico. La siguiente guía te mostrará cómo exportar manualmente los correos electrónicos desde los clientes más populares.

• ¿Cómo puedo hacer una copia de seguridad de mis correos electrónicos en Outlook, Thunderbird o Apple Mail?

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