Oletko joskus lähettänyt tärkeän sähköpostin, joka onkin joutunut vastaanottajan roskapostikansioon? Sen lisäksi, että tämä voi olla turhauttavaa, se voi aiheuttaa viivästyksiä viestinnässäsi. Tässä oppaassa kerromme, miksi muille lähettämäsi sähköpostit voivat päätyä roskapostikansioon, ja miten voit estää sen.
- Miksi muille lähettämäsi sähköpostit päätyvät roskapostiin?
- Kuinka voit estää sähköpostisi päätymästä roskapostiin?
Huomaa: Sähköpostipalveluntarjoajat käyttävät kehittyneitä algoritmeja sähköpostien suodattamiseen ja tärkeiden sähköpostien erottamiseen roskapostista. Nämä algoritmit kehittyvät jatkuvasti, joten muutama vuosi sitten päteneet säännöt eivät ehkä toimi enää.
Miksi muille lähettämäsi sähköpostit päätyvät roskapostiin?
Kuten saamasi sähköpostit, myös lähettämäsi sähköpostit voivat päätyä vastaanottajan roskapostikansioon. Tässä on yleisimpiä syitä, joista tämä voi johtua:
- Sähköpostisi sisältö laukaisee roskapostisuodattimen: Useimmilla sähköpostipalveluntarjoajilla on suodattimia, jotka suojaavat käyttäjiä ei-toivotuilta tai haitallisilta sähköposteilta. Jos sähköpostisi sisältö laukaisee nämä suodattimet, sähköpostisi saatetaan merkitä roskapostiksi.
- Sähköpostisi lähetetään epäilyttävästä verkkotunnuksesta: Jos viesti on lähetetty huonomaineisesta tai aikaisemmin roskapostiin yhdistetystä verkkotunnuksesta, se saatetaan luokitella roskapostiksi.
- Lähetät liian monta sähköpostia: Jos lähetät liian monta sähköpostia samalle vastaanottajalle tai liian tiheästi, sähköpostisi saatetaan merkitä roskaposteiksi.
- Sähköpostistasi puuttuu olennaisia elementtejä: Jos sähköpostista puuttuu tärkeitä kohtia, kuten selkeä aiherivi, tervehdys tai allekirjoitus, se saatetaan merkitä roskapostiksi.
- Sähköpostiviesti sisältää epäilyttävää tai haitallista sisältöä: Jos viesti sisältää epäilyttävää tai haitallista sisältöä, kuten haittaohjelmia tai linkkejä tietojenkalastelusivustoille, se merkitään todennäköisemmin roskapostiksi.
- Sähköpostilla on korkea roskapostipistemäärä: Roskapostisuodattimet käyttävät algoritmeja sähköpostien pisteyttämiseen. Sähköposti merkitään roskapostiksi, jos se ylittää tietyn pistemäärän.
Vinkki: Voit tarkistaa tällä sivulla, onko lähettämälläsi sähköpostilla korkeat roskapostipisteet.
Kuinka voin estää sähköposteja päätymästä roskapostiin?
Voit ehkäistä sähköpostin päätymistä roskapostiin esimerkiksi näillä tavoilla:
- Käytä selkeää ja tunnistettavaa lähettäjän nimeä ja sähköpostiosoitetta: Varmista, että lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite ovat tunnistettavissa ja heijastavat brändiäsi tai organisaatiotasi. Tämä auttaa vastaanottajia tunnistamaan sähköpostisi ja vähentää mahdollisuuksia, että sähköpostisi merkitään roskapostiksi.
- Käytä osuvaa aiheriviä: Käytä aiheriviä, joka liittyy sähköpostiviestin sisältöön, eikä ole harhaanjohtava tai petollinen.
- Vältä roskapostisanojen käyttöä: Vältä roskapostiviesteissä yleisesti käytettyjä sanoja, kuten "ilmainen", "tarjous rajoitetun ajan" tai "toimi nyt". Liian monen roskapostisanan käyttäminen voi aktivoida roskapostisuodattimen, jolloin sähköpostisi merkitään roskapostiksi.
- Käytä ammattimaista sähköpostimallia: Käytä ammattimaista sähköpostimallia, joka on puhdas ja helppolukuinen. Vältä liian monen kuvan tai muotoilun käyttöä, koska se voi saada sähköpostisi näyttämään roskapostiviestiltä.
- Vältä isojen kirjainten tai liian monen huutomerkin käyttöä: Kokonaan isoilla kirjaimilla kirjoitettujen sanojen tai liian monien huutomerkkien käyttäminen voi saada sähköpostin näyttämään roskapostilta. Käytä niitä säästeliäästi ja vain tarvittaessa.
- Sisällytä selkeä ja näkyvä tilauksen peruutuslinkki: Jos lähetät uutiskirjeitä, sisällytä sähköpostiisi selkeä ja näkyvä tilauksen peruutuslinkki. Näin vastaanottajat voivat peruuttaa sähköpostilistasi tilauksen, jos he eivät enää halua vastaanottaa sähköpostejasi.
- Todenna sähköpostisi: Todennus varmistaa, että sähköposti on peräisin lailliselta lähettäjältä. Sähköpostin todennusmenetelmiä on monia, esimerkiksi SPF, DKIM ja DMARC. Voit määrittää nämä tietueet noudattamalla tämän oppaan ohjeita.
Huomaa: Kun käytät one.comin nimipalvelimia ja postipalvelimia, DKIM aktivoituu automaattisesti verkkotunnuksellasi, joten sinun ei tarvitse itse aktivoida sitä. Kaikki verkkotunnuksestasi lähettämäsi sähköpostit lähetetään automaattisesti digitaalisella, salatulla allekirjoituksella.
Aiheeseen liittyvät artikkelit: