Ota ajanvarausjärjestelmä käyttöön Website Builderissä

Omistatko yrityksen, joka myy palveluita? Mainostatko yritystäsi verkkosivustosi kautta? Mitä jos yhdistäisit nämä kaksi ja antaisit asiakkaiden varata palveluitasi verkossa?

Tarjontaamme kuuluu nyt ajanvarausratkaisu, joka on ihanteellinen pienemmille, yhden hengen yrityksille. Olipa kyseessä kampaamo, putkityöfirma tai online-valmennuskurssi, Ajanvarausjärjestelmä-lisäosan avulla asiakkaat voivat varata palvelusi suoraan Website Builder -sivustosi kautta. Aktivoi vain lisäosa, määritä palvelut ja saatavuus ja julkaise Ajanvaraussivu verkkosivustollasi.

Kun olet tehnyt nämä, asiakkaat voivat valita palvelun verkkosivustollasi ja varata siihen aikoja, joita voit helposti hallita Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneelissa. Jatka lukemista, niin saat tietää, miten lisäosa toimii ja miten voit määrittää sen.

Huomaa: Ajanvarausjärjestelmä-lisäosa on saatavilla vain Website Builder -sivustoilla, joilla on Premium- tai Business + Verkkokauppa -paketti. Jos haluat tietää lisää Website Builder -paketeista, voit lukea oppaamme: Mitä ominaisuuksia eri Website Builder -paketteihin sisältyy?

• Vaihe 1 - Aktivoi Ajanvarausjärjestelmä-lisäosa
• Vaihe 2 - Etsi Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneeli
• Vaihe 3 - Lisää saatavuus
• Vaihe 4 - Lisää palvelut
• Vaihe 5 - Määritä Ajanvaraussivu verkkosivustollesi
• Vaihe 6 - Julkaise Ajanvarausjärjestelmä verkkosivustollasi
• Vaihe 7 - Hallinnoi varauksia Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneelissa
• Ajanvarausten lisäasetukset (Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneeli)
• Automaattiset sähköpostit sinulle ja asiakkaallesi
• Miten asiakas voi siirtää varaamaansa aikaa?

Vaihe 1 - Aktivoi Ajanvarausjärjestelmä-lisäosa

Ennen kuin voit käyttää Ajanvarausjärjestelmä-lisäosaa, sinun on aktivoitava se. Voit tehdä sen helposti Website Builderin hallintapaneelissa, jossa voit aloittaa Ajanvarausjärjestelmän käytön 30 päivän ilmaisella kokeilujaksolla.

1. Siirry Ajanvarausjärjestelmä-välilehdelle Website Builder -hallintapaneelin vasemmanpuoleisessa valikossa. Voit myös napsauttaa Kokeile-painiketta välilehden vieressä olevassa sinisessä ponnahdusikkunassa.
2. Näet nyt sivun, jossa on Ajanvarausjärjestelmä-työkalun kuvaus. Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevassa ruudussa Kokeile ilmaiseksi.
3. Klikkaa Vahvista aloittaaksesi 30 päivän kokeilujakson.

Huomaa: Asennusprosessi voi vaihdella hieman riippuen nykyisestä Website Builder -paketistasi ja siitä, oletko aiemmin käyttänyt Premium- tai Business + Verkkokauppa -paketin kokeiluversiota. Jos haluat kokeilla Ajanvarausjärjestelmän kokeiluversiona, mutta et ole varma, mitkä vaihtoehdot ovat käytettävissäsi, ota yhteyttä tukeemme. Autamme aina mielellämme.

Vaihe 2 - Etsi Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneeli

Kun lisäosa on aktivoitu, sinut ohjataan automaattisesti Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneeliin. Täällä voit määrittää palvelut, joita asiakkaasi voivat varata verkkosivustosi kautta, ja hallita saapuvia varauksia. 

Voit aina avata Ajanvarausjärjestelmän hallintapaneelin klikkaamalla Ajanvarausjärjestelmä-välilehteä Website Builder -hallintapaneelin vasemmanpuoleisessa valikossa.

Vaihe 3 - Lisää saatavuus

Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneelin Yleiskatsaus-sivulla näet kolme helppoa määritysvaihetta. Tehtyäsi ne voit hyväksyä ajanvarauksia verkkosivustollasi. 

Yleinen saatavuus

Aloita lisäämällä aikaväli, jonka aikana tarjoat palveluitasi.

1. Klikkaa Lisää saatavuus.
2. Lisää tavalliset työaikasi kohdassa Yleinen saatavuus. Voit liu'uttaa kytkintä arkipäivän vieressä, jos haluat lisätä verkkosivustosi asetuksissa määritetyn normaalin työpäivän. Jos haluat lisätä mukautetun työpäivän, klikkaa lyijykynä-kuvaketta päivän vieressä ja lisää aloitus- ja lopetusajat avattavista valikoista. Klikkaa +-kuvaketta lisätäksesi toisen aikavälin samalle päivälle.
3. Klikkaa Käytä muina päivinä ja valitse päivät, joina työaikasi ovat samat.
4. Käy läpi kaikki päivät, kunnes olet määrittänyt kaikkien viikonpäivien ajat. Kaikki päivät, joiden merkinnäksi jätät Ei saatavilla, ovat vakituisia vapaapäiviäsi; asiakkaat eivät voi varata palveluitasi näille päiville.
5. Klikkaa Tallenna-painiketta.

Huomaa: Jos muutat työaikaasi myöhemmin, se ei vaikuta jo varattuihin aikoihin.

Jos sinulla on vapaa-aikaa tavanomaisten vapaapäiviesi ulkopuolella

Jos haluat lisätä vapaa-aikaa tavanomaisen vapaa-aikasi lisäksi (esimerkiksi jos olet sairas tai lähdössä lomalle), se onnistuu. Huomaa, että tämä ohittaa lisäämäsi vakiotyöajat (yleinen saatavuus).

1. Siirry sivun alareunaan ja klikkaa Lisää vapaa-aika.
2. Lisää päivämäärä ja valinnaisesti syy vapaa-aikaan. Jos olet poissa vain osan päivästä, voit liu'uttaa Koko päivä-kytkimen pois päältä (vasemmalle). Näin voit määrittää päivän aikavälin. Voit myös lisätä vapaata useammalle päivälle; lisää ensimmäinen vapaapäiväsi ensimmäiseen kenttään ja viimeinen vapaapäiväsi toiseen kenttään.
3. Klikkaa sinistä + Lisää vapaa-aikaa -painiketta, jos haluat lisätä toisen päivän ja/tai kellonajan.
4. Klikkaa Tallenna-painiketta.

Vaihe 4 - Lisää palvelusi

Lisää seuraavaksi palvelut, joita asiakkaat voivat varata sivustosi kautta.

1. Palaa takaisin Yleiskatsaus-sivulle ja klikkaa Lisää palvelut.
2. Olet nyt Palvelut-sivulla. Näet lomakkeen, jolla voit lisätä ensimmäisen palvelun. Voit valita kolmesta eri palvelutyypistä:
   
   - Yksityinen tilaisuus: Ajanvaraus 1 henkilölle.
   - Ryhmätilaisuus: Ryhmätapaamiset, joihin kuka tahansa voi tehdä varauksia (lisäksi yksi henkilö voi varata monta paikkaa muiden puolesta). Ryhmätilaisuuksia voivat olla esimerkiksi jumppatunnit, keramiikkakurssit ja pubivisat. Tällaiselle tapahtumalle on valittava päivämäärä, koska kyseessä voi olla myös kertaluonteinen tapahtuma.
   - Yksityinen ryhmätilaisuus: Yksityinen tapaaminen ryhmälle, kuten tiimitapaaminen, pakohuone tai keilarata. Yksityistä ryhmätilaisuutta varattaessa yhden henkilön on tehtävä varaus koko ryhmän puolesta.
   
   Jos valitset jonkin ryhmävaihtoehdoista, sinua pyydetään lisäämään varaukseen sallittu osallistujien vähimmäis- ja enimmäismäärä.
    
3. Lisää palvelun nimi, kuvaus, ja kuva. Kaikki kolme näkyvät verkkosivustollasi.
4. Lisää palvelun kesto. Tämä määrittää, kuinka kauan tapahtuma kestää – kesto voi olla esimerkiksi 30 minuuttia lyhyelle palvelusessiolle, tai pitemmille tapahtumille jopa monta päivää. Avattavasta valikosta voit valita keston 15 minuutin tarkkuudella tai Useita päiviä, tai voit syöttää mukautetun keston. Jos valitset "Useita päiviä", voit määrittää tapahtumalle tietyt päivämäärät ja kellonajat.
5. Lisää hinta. Jos luot ryhmälle tarkoitetun palvelun, valitse, näytetäänkö hinta per henkilö vai hinta per ryhmä.
6. Lisää päivämäärä (Vain ryhmätilaisuudet).
7. Valitse sijainti. Voit valita seuraavista vaihtoehdoista: fyysinen (Asetuksiin merkitsemäsi osoite), online (lisää kokouslinkki) tai Asiakkaan sijainti (asiakkaat voivat antaa osoitteensa ajanvarauksen yhteydessä).
8. Klikkaa Tallenna-painiketta.
9. Näet nyt palvelusi Palvelut-sivun luettelossa. Voit lisätä toisen palvelun klikkaamalla sinistä Lisää palvelu -painiketta oikeassa yläkulmassa.

Voit hallita palveluitasi milloin tahansa. Klikkaa Palvelut-sivulla kolmen pisteen kuvaketta palvelun vieressä muokataksesi sitä, poistaaksesi sen tai monistaaksesi sen. Voit myös avata olemassa olevan palvelun ja käyttää sitten Monista-painiketta.

Vaihe 5 - Määritä Ajanvaraussivu verkkosivustollesi

Lisää Ajanvaraussivu verkkosivustollesi näin:

1. Palaa takaisin Yleiskatsaus-sivulle Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneelissa.
2. Klikkaa Julkaise sivusto. Tämä siirtää sinut Website Builder -editoriin.
3. Palvelusi lisätään ja esitellään erillisellä sivulla sivustollasi. Tämän sivun nimi on oletusarvoisesti Varaa nyt, mutta voit myös nimetä sen uudelleen.
4. Jos haluat, voit säätää Ajanvaraussivun tyyliä. Oletuksena se käyttää mallisi yleisiä asetuksia, mutta voit esimerkiksi muokata ylätunnistetta tai osion fonttia ja taustaa. Voit myös säätää Ajanvaraus-widgetin tekstin ja painikkeiden väriä valitsemalla widgetin ja klikkaamalla Muokkaa Ajanvarausjärjestelmää -välilehteä sen yläpuolella. Tämä avaa ominaisuuspaneelin, jossa voit muokata tyyliä.

Vaihe 6 - Julkaise Ajanvarausjärjestelmä verkkosivustollasi

1. Tarkista Esikatselu varmistaaksesi, että olet tyytyväinen siihen, miltä Ajanvaraussivu näyttää sivustollasi.
2. Klikkaa Julkaise editorissa.
3. Valmista! Voit nyt vastaanottaa ajanvarauksia verkkosivustosi kautta.

Vaihe 7 - Hallinnoi ajanvarauksia Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneelissa

Asiakkaiden tekemät ajanvaraukset näkyvät Yleiskatsaus-sivulla Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneelissa.

1. Suodattimen asetukset: Käytä luettelon yläpuolella olevia suodattimia yleiskatsauksen muokkaamiseen. Voit lajitella varauksia päivämäärän tai tilan mukaan (tuleva, peruutettu, valmis).
2. Katselu, muokkaus ja peruutus: Klikkaa varauksen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta, niin voit katsella sen tietoja, muokata sitä, siirtää sen tai peruuttaa sen. Ylläpitäjänä voit tehdä muutoksia milloin tahansa, koska asiakkaita koskevat määräajat ja rajoitukset eivät koske sinua.
3. Ajanvarausten luominen:Jos haluat varata ajan asiakkaan puolesta, klikkaa Luo ajanvaraus -painiketta Yleiskatsaus-sivun oikeassa yläkulmassa. Täytä kaikki vaaditut tiedot ja vahvista sitten klikkaamalla Luo ajanvaraus lomakkeen alareunassa.

Ajanvarausten lisäasetukset (Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneeli)

Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneelin Asetukset-osiosta löydät lisäasetuksia ajanvarausten hallintaan.

Kalenterin synkronointi

Synkronoi Google-kalenterisi Ajanvarausjärjestelmän kanssa, jotta voit nähdä varaukset Google-kalenterissa ja estää jo tapahtumia sisältävien aikojen varaamisen. Lue lisää oppaastamme: Miten synkronoin Ajanvarausjärjestelmän Google-kalenterin kanssa?

Ajanvaraus- ja peruutusasetukset

• Määritä varauksen siirron tai peruutuksen määräaika: Määritä, milloin asiakas voi viimeistään peruuttaa tai siirtää varaamansa ajan (vahvistussähköpostin kautta).
• Aseta varauksen määräaika: Määritä, kuinka lähellä tapaamista asiakas voi varata ajan.
• Rajoita tulevien päivämäärien ajanvarauksia: Määritä, kuinka pitkälle tulevaisuuteen varauksia voidaan tehdä.

Yrityksen asetukset

Voit lisätä yrityksesi tiedot tähän. Muista pitää ne ajan tasalla, sillä niitä käytetään Varaussähköposteissa, joita lähetetään tapaamisia varanneille asiakkaille.

Alueelliset asetukset

Voit muuttaa ajanvarausprosessissa käytettävää kieltä ja aikavyöhykettä, sekä valuuttaa, jossa palveluiden hinnat näytetään sivustollasi.

Automaattiset sähköpostit sinulle ja asiakkaallesi

Ajanvarausjärjestelmä-lisäosa sisältää automaattiset sähköposti-ilmoitukset. Sinun ei siis esimerkiksi tarvitse manuaalisesti vahvistaa aikaa sen jälkeen, kun asiakas on varannut sen, tai muistuttaa häntä tulevasta tapaamisesta. Kaikki tämä hoidetaan automaattisesti. 

Sähköposti-ilmoitukset sisältävät seuraavat sähköpostit:

Sähköpostit asiakkaalle

• Ajanvarauksen vahvistus: Tämä sähköpostiviesti lähetetään asiakkaalle heti sen jälkeen, kun hän on tehnyt varauksen. Viesti sisältää varauksen tiedot: päivämäärä, aika, sijainti/kokouslinkki ja puhelinnumerosi. Se sisältää myös Peruutus- ja Siirrä aikaa -painikkeet, joilla asiakas voi peruuttaa ajan tai siirtää sitä. Lisäksi viesti sisältää ICS-tiedoston, jonka avulla asiakas voi lisätä varauksen kalenteriinsa.
  Voit lähettää vahvistussähköpostin uudelleen milloin tahansa, esimerkiksi ajanvarauksen tietojen päivittämisen jälkeen: avaa varauksen muokkauslomake ja ota käyttöön Lähetä vahvistussähköposti -painiketta, ja klikkaa Tallenna lähettääksesi vahvistuksen asiakkaalle uudelleen.
• Muistutussähköposti: Tämä sähköposti lähetetään 24 tuntia ennen määräaikaa, jolloin asiakas voi viimeistään peruuttaa ajan tai siirtää sitä. Se sisältää samat ajanvaraustiedot kuin ajanvarauksen vahvistussähköposti. Jos asiakas avaa tämän viestin peruutus-/siirtomääräajan sisällä, se sisältää myös Peruuta- ja Siirrä aikaa -painikkeet.
• Peruutussähköposti (asiakkaan tekemä peruutus): Jos asiakas peruuttaa ajan, hän saa sähköpostin, jossa vahvistetaan, että aika on peruttu. Viesti sisältää myös linkin, jonka kautta asiakas voi varata uuden ajan.
• Peruutussähköposti (itse tekemäsi peruutus): Jos peruutat tapaamisen Ajanvarausjärjestelmän hallintapaneelissa, asiakkaasi saa automaattisesti sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan kohteliaasti, että tapaaminen on peruutettu. Sähköposti sisältää myös linkin, jonka kautta asiakas voi varata uuden ajan.
• Ajanvarauksen siirto -sähköposti: Jos asiakas siirtää tapaamistaan, hän saa sen jälkeen sähköpostiviestissä uuden varauksen tiedot.

Sähköpostit sinulle

• Varausilmoitus: Kun asiakas varaa ajan, saat sähköpostin, joka sisältää kaikki varauksen tiedot sekä linkin, jolla pääset tarkastelemaan varausta Ajanvarausjärjestelmä-hallintapaneelissa. Sähköposti sisältää myös ICS-tiedoston, jonka avulla voit lisätä varauksen kalenteriisi.
• Peruutussähköposti (asiakkaan tekemä peruutus): Jos asiakas peruuttaa ajan, saat sähköpostiisi tiedon ajan peruuntumisesta.
• Ajanvarauksen siirto -sähköposti: Jos asiakas siirtää varaustaan, saat siitä ilmoituksen sähköpostitse.

Miten asiakas voi siirtää varaamaansa aikaa?

Asiakkaasi voi siirtää varaustaan kahdella tavalla: 

• Vahvistus-sivulla (jos asiakas haluaa muuttaa aikaa heti tehtyään varauksen)
• Vahvistus-sähköpostin tai Muistutus-sähköpostin kautta.

Molemmissa tapauksissa asiakas voi klikata sivun/sähköpostin alareunassa olevaa Siirrä aikaa -painiketta, josta tapahtuvat seuraavat:

1. Asiakas ohjataan Ajanvarausjärjestelmän kalenteriin. Oikealla puolella hän näkee nykyisen aikansa. Jos asiakas klikkaa päivämäärää, johon hän haluaa siirtää varauksen, hän näkee kyseisen päivän käytettävissä olevat ajat.
2. Asiakas voi siirtää aikaa klikkaamalla uutta aikaa ja sen jälkeen Vahvista aika.

Huomaa: Asiakas voi siirtää aikaa vain, jos määrittämäsi peruutus-/ajan siirto -määräaika ei ole vielä mennyt. Jos asiakas klikkaa Ajan siirto -painiketta määräajan jälkeen, hänet ohjataan sivulle, jossa näytetään varauksen tiedot ja kerrotaan, että muutokset eivät ole enää mahdollisia.

Aiheeseen liittyviä artikkeleita:

• Mitä ominaisuuksia eri Website Builder -paketteihin sisältyy?
• Ajanvarausten hallinta one.com Companion -sovelluksessa