Kuinka tulla tuottavammaksi Webmailissa

Webmailin ominaisuuksien avulla voit säästää aikaa sähköpostien käsittelyssä. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten käytät niitä työskentelyn sujuvoittamiseen.

• Kirjoita sähköpostit nopeammin Aidan avulla
• Hanki automaattinen yhteenveto sähköposteista
• Luo ja käytä sähköpostimalleja
• Luo sähköpostialiaksia
• Ohjaa laskusi automaattisesti kansioon
• Käytä suodattimia työskentelyn tukena
• Käytä sähköpostin allekirjoitusta
• Käytä toista sähköpostiosoitetta uutiskirjeille
• Jaa tehtävät ja välitä sähköpostit heti eteenpäin
• Hallitse sähköposteja kiireessä
• Tuo vanha kirjeenvaihto aiemmilta tileiltä

Haluatko käyttää Webmailia puhelimellasi? Lataa one.com Mail -sovellus, niin voit lukea ja hallita sähköpostejasi milloin ja missä tahansa.

Kirjoita sähköpostit nopeammin Aidan avulla

Sähköpostien kirjoittaminen voi viedä paljon aikaa. Aida-tekoälyavustaja on käytettävissä suoraan Webmailissa.

Aloita kuvailemalla, mitä haluat sähköpostissa sanoa. Aida luo kuvauksen perusteella luonnoksen, jota voit muokata. Avaa uusi viesti tai vastaus ja kirjoita pyyntö ikkunan alareunassa olevaan tekstikenttään. Jos luonnos kaipaa muutoksia, pyydä Aidaa muokkaamaan sitä. Kun luonnos on valmis, lisää teksti sähköpostiin napsauttamalla **Lisää teksti** ja viimeistele viesti.

Hanki automaattinen yhteenveto sähköposteista

**Tekoälytiivistelmä**-toiminto luo lyhyen yhteenvedon vastaanottamastasi sähköpostista. Se auttaa käymään läpi paljon sähköposteja nopeasti ja löytämään viestit, joissa on tarvitsemaasi tietoa. Yhteenvedosta näet myös, onko sähköposti kiireellinen ja edellyttääkö se sinulta toimia.

Napsauta yhteenvedon luomiseksi **Luo**-painiketta **Tekoälytiivistelmä**-kohdan vieressä sähköpostin yläosassa.

Luo ja käytä sähköpostimalleja

Säästä aikaa muuttamalla sähköpostiluonnokset malleiksi, joita voit käyttää uudelleen.

Sähköpostimallin luominen:

1. Kirjoita sähköposti sellaiseksi kuin haluat tallentaa sen. Napsauta sitten Webmailin viestieditorin oikeassa alakulmassa olevaa **asiakirjakuvaketta**.
2. Napsauta **Tallenna luonnos malliksi**.
3. Anna mallille nimi.
4. Klikkaa Tallenna.

Sähköpostimallin käyttäminen:

1. Napsauta Webmailin viestieditorin oikeassa alakulmassa olevaa **asiakirjakuvaketta**.
2. Valitse malli **viimeksi käytettyjen mallien** joukosta tai napsauta **Näytä kaikki mallit**. Jos avaat kaikkien mallien luettelon, valitse ikkunasta tarvitsemasi malli. Malli lisätään tyhjään sähköpostiin.

Voit myös lisätä ja muokata malleja Webmailissa kohdassa **Asetukset** → **Sähköpostimallit**.

Vinkki: Voit luoda mallin Aidan avulla. Kerro Aida-tekoälyavustajalle, mitä haluat sisällyttää sähköpostiin, ja muokkaa sen luomaa luonnosta malliksi.

Luo sähköpostialiaksia

Sähköpostialias on edelleenlähetysosoite. Kaikki aliakseen lähetetyt sähköpostit välitetään yhteen tai useampaan määritettyyn sähköpostitiliin. Aliaksella ei ole omaa Saapuneet-kansiota tai kirjautumistunnuksia, eikä sillä voi lähettää sähköposteja.

Luo yhteystietoryhmälle alias one.com Ohjauspaneelissa, esimerkiksi all-employees@mydomain.com, ja lisää ryhmään tarvittavat sähköpostiosoitteet. Näin ryhmän jäsenet saavat heille tarkoitetut tiedot. Voit luoda verkkotunnukselle rajattomasti sähköpostialiaksia.

Huomautus: Jos tarvitset ohjeita aliaksen luomiseen, katso ohje sähköpostialiaksen luomiseen one.com Ohjauspaneelissa.

Lähetä laskusi automaattisesti kansioon

Järjestä saapuneet-kansiosi helposti luomalla kansioita projekteja varten ja arkistoi sähköpostit automaattisesti näihin kansioihin. Pidä kaikki laskut yhdessä kansiossa, esimerkiksi luomalla Laskut-kansio.

Luo uusi suodatin, joka siirtää viestit Laskut-kansioon, kun niiden aiherivillä on sana "invoice". Jos sähköpostin aiherivillä on sana "Invoice", viesti siirretään automaattisesti tähän kansioon.

Webmailissa:

1. Napsauta vasemmanpuoleisen valikon **Asetukset**-kuvaketta.
2. Siirry kohtaan **Sähköpostisuodattimet**.
3. Napsauta **Lisää sähköpostisuodatin**.
4. Kirjoita **Aihe**-kenttään esimerkiksi "invoice".
5. Napsauta kohdassa **Tee sitten näin viesteille, jotka täsmäävät** vaihtoehtoa **Siirrä kansioon**.
6. Valitse oikealla olevasta pudotusvalikosta kansio, jonka olet luonut laskuja varten.

Käytä suodattimia pysyäksesi keskittyneenä työskentelyn aikana

Sähköpostit voidaan lähettää tiettyyn kansioon niiden sisällön perusteella. Suodattimien avulla voit ohjata perheen ja ystävien sähköpostit toiseen kansioon häiritsemättä työnkulkuasi.

• Miten luon suodattimen Webmailissa?

Voit myös käyttää suodatinta siirtämään pomosi tai tärkeiden liikekumppaniesi sähköpostit automaattisesti tiettyyn kansioon, mikä auttaa sinua järjestämään ne paremmin.

Käytä sähköpostiallekirjoitusta

Kun lisäät sähköposteihisi oletusallekirjoituksen, ne päättyvät aina asianmukaiseen tervehdykseen. Sinun ei tarvitse kirjoittaa "Ystävällisin terveisin" ja nimeäsi jokaisen lähettämäsi sähköpostin loppuun. Monet eivät vielä käytä allekirjoituksia, vaikka ne ovat olleet käytössä lähes sähköpostin alkuajoista lähtien. Jos et vielä käytä allekirjoitusta, ota sähköpostiallekirjoitus käyttöön mahdollisimman pian.

Käytä toista sähköpostiosoitetta uutiskirjeille

Vastaanotat todennäköisesti päivittäin kymmeniä massaviestejä, uutiskirjeitä ja vastaavia sähköpostiviestejä. Saapuneet-kansiosi pysyy siistinä, kun käytät erillistä uutiskirjeosoitetta verkkotunnuksessasi, joten voit keskittyä tärkeimpään ja työskennellä häiriöttä.

Delegoi ja välitä sähköpostit heti

Sähköpostin välittäminen Webmailin kautta on helppoa. Älä ryhdy käsittelemään sähköpostin sisältöä, jos joku muu yrityksessäsi voi hoitaa kyseisen tehtävän.

Näin hallitset sähköposteja kiireisenä

Kun sinulla on paljon tekemistä, sähköpostit kertyvät helposti. Silloin tärkeät sähköpostit voivat unohtua. Kerro yhteyshenkilöillesi, mitä he voivat odottaa, kun hoidat muita asioita, vaikka olisit poissa vain muutaman tunnin. Tässä on muutamia vinkkejä:

1. Luo kansio sähköposteille, joihin on vastattava myöhemmin. Jätä nämä sähköpostit odottamaan, kunnes sinulla on aikaa vastata niihin. Voit myös määrittää sääntöjä, joilla tietyiltä henkilöiltä tai yrityksiltä tulevat sähköpostit lähetetään automaattisesti "vastaa myöhemmin" -kansioon.
2. Välitä sähköpostisi muille työntekijöille lomasi aikana. Näin voit levätä ja varmistaa, että joku muu hoitaa tärkeät asiat.
3. Aseta automaattinen vastaus sähköpostiisi lomasi ajaksi. Kerro automaattisessa vastauksessa, milloin aiot lukea sähköpostisi ja milloin lähettäjät voivat odottaa vastausta.

Tuo vanhat sähköpostit aiemmilta sähköpostitileiltä

Monilla meistä on sähköpostitilejä, joita emme enää käytä. Järjestä sähköpostisi tuomalla vanhat viestit näiltä sähköpostitileiltä. Tuodut sähköpostit sijoitetaan erilliseen kansioon.

Voit tuoda sähköposteja suoraan Webmailiin näin:

1. Napsauta **Asetukset**-kuvaketta.
2. Napsauta vasemmanpuoleisesta valikosta **Tuo sähköpostit**.
3. Napsauta **Aloita**.
4. Kirjoita sen sähköpostitilin tiedot, josta haluat tuoda sähköpostit, ja napsauta **Seuraava**.
5. Kirjoita sen sähköpostitilin salasana, josta tuot sähköpostit, ja napsauta **Seuraava**.
6. Sähköpostien tuonti sähköpostitililtä on käynnissä. Tuonti voi kestää sähköpostitilin koosta riippuen enintään 2 päivää.

Huomautus: Et voi tuoda sähköposteja epäaktiiviselta tililtä etkä samalta sähköpostitililtä, joka on aiemmin ollut toisen palveluntarjoajan ylläpidossa. Sähköpostit voidaan kuitenkin viedä ja tuoda manuaalisesti Outlookiin tai muuhun sähköpostiohjelmaan. Alla olevassa oppaassa näytetään, miten sähköpostit viedään manuaalisesti suosituimmista sähköpostiohjelmista.

• Kuinka voin varmuuskopioida sähköpostini Outlookissa, Thunderbirdissä tai Apple Mailissa?

Aiheeseen liittyviä artikkeleita:

• Kuinka työskennellä turvallisemmin Webmailissa
• Miten Webmailiin kirjaudutaan?