Kuinka tulla tuottavammaksi Webmailissa

Aika on rajallista, ja sinun on saatava enemmän aikaan vähemmässä ajassa. Webmailissa on monia älykkäitä ominaisuuksia, jotka auttavat sinua säästämään aikaa, olemaan tuottavampi ja selkeyttämään päivääsi. Tässä artikkelissa esitellään monia helppoja tapoja olla tuottavampi työskennellessäsi Webmailissa.

• Kirjoita sähköpostit nopeammin Aidalla
• Hanki automaattinen yhteenveto sähköposteista
• Luo sähköpostialiaksia
• Lähetä laskusi automaattisesti kansioon
• Käytä suodattimia pysyäksesi keskittyneenä työskennellessäsi
• Käytä sähköpostiallekirjoitusta
• Käytä toista sähköpostiosoitetta uutiskirjeille
• Osaa delegoida ja välittää sähköposteja heti
• Miten voit hallita sähköposteja kiireisenä
• Tuo vanha kirjeenvaihto aiemmilta tileiltä

Kirjoita sähköpostit nopeammin Aidalla

Suoraan sanottuna, sähköpostien luonnostelu voi viedä enemmän aikaa kuin haluaisit. Juuri siksi Aida, tekoälyavustajasi, on sisäänrakennettu Webmailiin.

Aloittaminen on helppoa: kuvaile, mitä haluat sähköpostisi sanovan, ja Aida hoitaa loput luomalla luonnoksen, jota voit muokata haluamallasi tavalla. Avaa vain uusi viesti (tai vastaus), kirjoita pyyntösi ikkunan alareunassa olevaan tekstikenttään ja anna Aidan hoitaa kirjoittaminen. Eikö se ole vielä aivan oikea? Pyydä Aidaa muokkaamaan luonnosta lisää. Oletko tyytyväinen siihen? Napsauta Lisää teksti lisätäksesi sen suoraan sähköpostiisi ja viimeistele se sitten omilla henkilökohtaisilla lisäyksilläsi.

Hanki automaattinen yhteenveto sähköposteista

AI-yhteenveto-toiminto antaa lyhyen yhteenvedon kaikista vastaanottamistasi sähköposteista. Tämä on kätevää, kun sinun on käytävä läpi paljon sähköposteja nopeasti, ja se auttaa sinua pysymään kärryillä siitä, mitkä sähköpostit sisältävät tiettyjä tietoja. Yhteenveto voi myös kertoa yhdellä silmäyksellä, onko sähköposti kiireellinen ja vaatiiko se sinulta toimia.

Voit luoda yhteenvedon napsauttamalla Luo-painiketta AI-yhteenveto-kohdan vieressä sen sähköpostin yläreunassa, jonka haluat tiivistää.

Luo sähköpostialiaksia

Sähköpostialias on edelleenlähetysosoite, mikä tarkoittaa, että kaikki aliakseen lähetetyt sähköpostit ohjataan yhteen tai useampaan määritettyyn tiliin. Aliaksella itsellään ei ole postilaatikkoa tai kirjautumistunnuksia, eikä sitä voi käyttää sähköpostien lähettämiseen.

Luo ohjauspaneelissasi alias yhteystietoryhmälle, esim. all-employees@mydomain.com, ja lisää kyseiseen ryhmään tarvittavat sähköpostiosoitteet. Tämän seurauksena viestintä helpottuu, ja kunkin ryhmän jäsenet saavat oikeat tiedot. Huomaa, että voit luoda verkkotunnukseesi rajoittamattoman määrän sähköpostialiaksia.

Huomautus: Etkö tiedä, miten alias luodaan? Lue ohjeet sähköpostialiaksen luomiseen one.com-ohjauspaneelissa tästä oppaasta.

Lähetä laskusi automaattisesti kansioon

Pidä postilaatikkosi helposti järjestyksessä luomalla kansio projekteja varten ja arkistoi sähköpostit automaattisesti näihin kansioihin. Pidä kaikki laskut yhdessä kansiossa, esimerkiksi luomalla Laskut-kansio.

Suodata laskuja varten luomalla uusi suodatin, joka etsii aiheriviltä sanaa 'lasku'. Sähköposti ohjautuu automaattisesti tähän kansioon, jos aiherivi sisältää sanan 'lasku'.

Webmailissa:

1. Klikkaa vasemmalla olevassa valikossa olevaa Asetukset-kuvaketta.
2. Siirry kohtaan Sähköpostisuodattimet.
3. Napsauta Lisää sähköpostisuodatin.
4. Kirjoita Aihe-kenttään esimerkiksi "lasku".
5. Napsauta kohdassa Tee sitten näin viesteille, jotka täsmäävät kohtaa Siirrä kansioon.
6. Valitse oikealla olevasta pudotusvalikosta kansio, jonka olet luonut laskuja varten.

Käytä suodattimia pysyäksesi keskittyneenä työskennellessäsi.

Sähköpostit voidaan lähettää tiettyyn kansioon niiden sisällön perusteella. Suodattimien avulla voit ohjata perheeltäsi ja ystäviltäsi tulevat sähköpostit toiseen kansioon häiritsemättä työnkulkuasi.

• Miten luon suodattimen Webmailissa?

Voit myös käyttää suodatinta ohjaamaan pomoltasi tai tärkeiltä liikekumppaneiltasi tulevat sähköpostit automaattisesti tiettyyn kansioon, mikä auttaa sinua järjestämään ne paremmin.

Käytä sähköpostiallekirjoitusta

Lisäämällä oletusallekirjoituksen sähköposteihisi varmistat, että kaikki sähköpostisi päättyvät asianmukaiseen tervehdykseen. Sinun ei tarvitse kirjoittaa ”Ystävällisin terveisin” ja nimeäsi jokaisen lähettämäsi sähköpostin loppuun. Monet eivät vielä käytä allekirjoituksia, vaikka olemme tienneet niiden olemassaolosta lähes sähköpostin alkuajoista lähtien. Aloita käyttö mahdollisimman pian, jos et ole vielä tehnyt niin.

Käytä toista sähköpostiosoitetta uutiskirjeille

Saat todennäköisesti päivittäin kymmeniä massaviestejä, uutiskirjeitä ja vastaavia sähköpostiviestejä. Saapuneet-kansiosi pysyy siistinä, kun käytät verkkotunnuksessasi erillistä uutiskirjeosoitetta, jotta voit keskittyä tärkeimpään ja työskennellä häiriöttä.

Osaa delegoida ja ohjata sähköpostit heti eteenpäin.

Sähköpostin edelleenlähettäminen Webmailin kautta on helppoa. Älä sekaannu sähköpostin sisältöön, jos joku muu yrityksessäsi voi hoitaa kyseisen tehtävän.

Miten voit hallita sähköposteja kiireisenä

Kun meillä on paljon tekemistä, sähköpostit kertyvät helposti. Silloin tärkeät sähköpostit voivat unohtua helposti. Aseta odotukset yhteyshenkilöillesi, kun olet poissa tekemässä jotain muuta, vaikka vain muutaman tunnin ajan. Tässä on muutamia vinkkejä:

1. Luo kansio sähköposteille, joihin on vastattava myöhemmin. Unohda nämä sähköpostit, kunnes sinulla on aikaa vastata niihin. Voit myös määrittää sääntöjä, joilla tietyiltä henkilöiltä tai yrityksiltä tulevat sähköpostit lähetetään automaattisesti tähän "vastaa myöhemmin" -kansioon.
2. Ohjaa sähköpostisi muille työntekijöille lomasi ajaksi. Näin voit levätä ja varmistaa, että joku muu hoitaa tärkeät asiat.
3. Aseta automaattinen vastaus sähköpostiisi lomasi ajaksi. Kerro automaattisessa vastauksessa, milloin aiot lukea sähköpostisi ja milloin he voivat odottaa vastausta.

Tuo vanhat sähköpostit aiemmista tileistä.

Sinulla saattaa olla myös muita sähköpostitilejä, joita et enää käytä. Järjestä asiasi ja tuo vanhat sähköpostit aiemmista sähköpostitileistä, joita et enää käytä. Tuodut sähköpostit sijoitetaan erilliseen kansioon.

Voit tuoda sähköposteja suoraan Webmailiin näin:

1. Napsauta Asetukset-kuvaketta.
2. Napsauta vasemmanpuoleisesta valikosta Tuo sähköpostit.
3. Napsauta Aloita.
4. Syötä sähköpostitili, jolta haluat tuoda viestejä ja napsauta Seuraava.
5. Syötä sähköpostin salasana tilille, jolta olet tuomassa viestejä, ja napsauta Seuraava.
6. Sähköpostien tuonti sähköpostitililtä on käynnissä. Sähköpostitilin koosta riippuen tämä voi kestää jopa 2 päivää.

Huomautus: Et voi tuoda sähköposteja epäaktiiviselta tililtä tai samalta sähköpostitililtä, joka on aiemmin ollut isännöitynä toisessa yrityksessä. Sähköpostit voidaan kuitenkin viedä ja tuoda manuaalisesti Outlookiin tai muuhun sähköpostiohjelmaan. Alla oleva opas näyttää, kuinka viet sähköpostit manuaalisesti suosituimmista palveluista.

• Kuinka voin varmuuskopioida sähköpostini Outlookissa, Thunderbirdissä tai Apple Mailissa?

Aiheeseen liittyviä artikkeleita:

• Kuinka työskennellä turvallisemmin Webmailissa
• Miten Webmailiin kirjaudutaan?