Kuinka tulla tuottavammaksi Webmailissa

Aika on harvinainen, ja sinun on tehtävä enemmän vähemmässä ajassa. Webmailissa on monia älykkäitä ominaisuuksia, jotka auttavat sinua säästämään aikaa, olemaan tuottavampi ja vähentämään päivääsi. Tässä artikkelissa näytämme monia helppoja tapoja olla tuottavampia Webmailissa työskenneltäessäsi.

• Luo sähköpostialiakset
• Lähetä laskusi automaattisesti kansioon
• Käytä suodattimia pysyäksesi keskittyneenä työssäsi
• Käytä sähköpostiallekirjoitusta
• Käytä toista sähköpostiosoitetta uutiskirjeissä
• Ota sähköpostien lähettäminen ja edelleenlähetys helposti
• Kuinka voit hallita sähköposteja, kun olet kiireissä
• Tuo vanha vastaus aiemmista tileistä

Luo sähköpostialiaksia

Sähköpostialias on edelleenlähetysosoite, eli kaikki aliakselle osoitetut sähköpostit välitetään edelleen yhdelle tai useammalle määritetylle tilille. Aliaksella itsessään ei ole postilaatikkoa eikä kirjautumistunnusta eikä sitä voi käyttää sähköpostien lähettämiseen.

Luo ohjauspaneelissa alias yhteystietoryhmälle, esim. all-employees@mydomain.com, ja sisällytä kyseiseen ryhmään asiaankuuluvat sähköpostiosoitteet. Tämän ansiosta viestintä on helpompaa, ja eri ryhmien kaikki jäsenet saavat oikeat tiedot. Huomaa, että voit luoda rajoittamattoman määrän sähköpostialiaksia verkkotunnukseesi.

Huomaa: Etkö tiedä, miten voit luoda aliaksen? Lue ohjeet sähköpostialiaksen luomiseen one.com-ohjauspaneelissa käyttämällä tätä opasta: Guide.

Lähetä laskusi automaattisesti kansioon

Luo kansio projekteille ja arkistoi sähköpostit automaattisesti näihin kansioihin. Pidä kaikki laskut yhdessä kansiossa, esimerkiksi luomalla Laskut-kansio.

Suodata kansio lasku luomalla uusi suodatin, jossa on sana lasku otsikossa. Se sisällytetään automaattisesti tähän kansioon, jos sähköpostin otsikossa on sana Lasku.

Webmailin sisällä:

1. Klikkaa vasemmalla olevassa valikossa olevaa Asetukset-kuvaketta.
2. Siirry kohtaan Sähköpostisuodattimet.
3. Klikkaa Lisää sähköpostisuodatin.
4. Kirjoita aihe -kenttään esimerkiksi "Lasku".
5. Valitse kohdassa Toimi sitten vastaavilla viesteillä Siirrä kansioon.
6. Valitse oikealla olevasta avattavasta valikosta kansio, jonka olet luonut laskuille.

Käytä suodattimia pysyäksesi keskittyneenä työssäsi

Sähköposteja voi lähettää tiettyyn kansioon niiden sisällön perusteella. Suodattimien avulla voit ohjata sähköpostit perheestäsi ja ystävistäsi toiseen kansioon häiritsemättä työnkulkua.

• ?

Voit myös käyttää suodatinta lähettääksesi päälliköltäsi tai tärkeiltä liiketoimintakumppaneiltasi lähetetyt sähköpostit automaattisesti tiettyyn kansioon, jotta voit järjestää ne paremmin.

Käytä sähköpostiallekirjoitusta

Lisäämällä sähköposteihin oletusallekirjoituksen varmistat, että kaikki sähköpostisi päätyvät kunnolliseen tervehdykseen. On tarpeetonta kirjoittaa "Hyväiset" ja oma nimesi jokaisen lähettämäsi sähköpostin lopussa. Monet ihmiset käyttävät vielä allekirjoituksia, vaikka tiedämme niiden olevan olemassa melkein sähköpostien alusta alkaen. Aloita käyttää niitä mahdollisimman pian, jos et ole jo käyttänyt niitä.

Käytä toista sähköpostiosoitetta uutiskirjeissä

Saat todennäköisesti kymmeniä joukkoviestejä, uutiskirjeitä ja vastaavia sähköpostiviestejä päivittäin. Postilaatikko pysyy puhtaana omalla sähköpostiosoitteellasi, jotta voit keskittyä tärkeimpiin asioihin ja työskennellä häiriöttömästi.

Hyvää sähköpostien siirtämistä ja edelleenlähetystä heti

Sähköpostin edelleenlähetys Webmailin kautta on helppoa. Älä käsittele sähköpostin sisältöä, jos joku muu yrityksessäsi voi työskennellä kyseisessä tehtävässä.

Kuinka voit hallita sähköposteja, kun olet kiireissä

Kun teemme paljon töitä, sähköpostit kertyvät helposti. Tällöin voi olla helppoa unohtaa tärkeät sähköpostit. Aseta odotuksia yhteystiedoillesi, kun olet poissa tekemästä jotain muuta, vaikka se kestää vain muutaman tunnin. Tässä on joitakin vinkkejä:

1. Luo kansio sähköposteille, joihin sinun on vastattava myöhemmin. Unohda nämä sähköpostit, kunnes sinulla on aikaa aloittaa vastaaminen. Voit myös asettaa sääntöjä, joilla tietyt henkilöt tai yritykset lähettävät automaattisesti sähköposteja tähän "vastaa myöhemmin" -kansioon.
2. Lähetä sähköpostiviestit edelleen muille työntekijöille lomalla ollessasi. Näin voit levätä ja varmistaa, että joku muu valitsee tärkeät asiat.
3. Aseta sähköpostiisi automaattinen vastaus, kun olet lomalla. Kerro heille automaattisessa vastauksessa, milloin voit odottaa lukevasi sähköpostisi ja milloin he voivat odottaa vastausta.

Tuo vanha vastaus aiemmilta tileiltä

Monilla meistä on muita sähköpostitilejä, joita emme enää käytä. Järjestä asiat ja tuo vanhat sähköpostit aiemmilta sähköpostitileiltä, joita et käytä. Tuodut sähköpostit sisällytetään erilliseen kansioon.

Voit tuoda sähköposteja suoraan Webmailiin seuraavasti:

1. Klikkaa Asetukset-kuvaketta.
2. Klikkaa vasemmalla olevassa valikossa Tuo sähköpostit.
3. Klikkaa Aloita.
4. Syötä se sähköpostitili, josta haluat tuoda ja klikkaa Seuraava.
5. Anna tilin sähköpostin salasana, jolta tuot, ja klikkaa Seuraava.
6. Sähköpostin tuonti sähköpostitilistä on käynnissä. Tuomasi sähköpostitilin koosta riippuen tuonti voi kestää jopa 2 päivää.

Huomaa: Et voi tuoda sähköposteja ei-aktiivisesta tilistä tai samasta sähköpostitilistä, joka sijaitsee toisessa yrityksessä aiemmin. Sähköposteja voi kuitenkin viedä manuaalisesti ja tuoda Outlookiin tai toiseen sähköpostiohjelmaan manuaalisesti. Alla näytämme, miten voit viedä sähköposteja manuaalisesti suosituimmista sähköpostiohjelmista.

• Kuinka voin varmuuskopioida sähköpostini Outlookissa, Thunderbirdissä tai Apple Mailissa?

Aiheeseen liittyviä artikkeleita:

• Kuinka työskennellä turvallisemmin Webmailissa
• Miten Webmailiin kirjaudutaan?