Comment utiliser l'outil de réservation dans Aida AI Website Builder ?

L'outil de réservation dans Aida AI Website Builder permet aux clients de réserver vos services directement sur votre site web. Vous pouvez gérer les rendez-vous, ajouter des services, bloquer des créneaux indisponibles et personnaliser vos paramètres de réservation au même endroit.

Pour accepter des réservations, vous avez besoin du plan Booking ou Commerce. Pour commencer, décrivez votre entreprise et les services que vous souhaitez proposer dans le chat Aida. Aida configurera l'outil de réservation et créera des exemples de services pour vous. Cliquez ensuite sur l'icône de calendrier dans la barre de navigation à gauche de l'éditeur pour gérer vos rendez-vous, vos services et vos paramètres de réservation.

• Qui peut utiliser l'outil de réservation ?
• Configurez votre outil de réservation avec Aida
• Gérez votre calendrier de réservation
• Créez et gérez des services
• Personnalisez vos paramètres de réservation
• Fonctionnalités de réservation à venir

Qui peut utiliser l'outil de réservation ?

L'outil de réservation est disponible avec les plans Booking et Commerce dans Aida AI Website Builder.

• Plan Booking : Vous pouvez proposer des services que les clients peuvent réserver directement sur votre site web.
• Plan Commerce : Vous pouvez accepter des réservations et vendre des produits dans une Boutique en ligne.

Si vous avez le plan Portfolio et souhaitez commencer à accepter des réservations, vous devrez passer au plan Booking ou Commerce. Comparez les plans disponibles dans notre présentation des plans Aida pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Configurez votre outil de réservation avec Aida

Vous pouvez demander à Aida dans le chat de configurer l'outil de réservation pour votre entreprise. Décrivez les services que vous proposez, et Aida configurera l'outil de réservation avec des exemples de services adaptés à votre entreprise.

Par exemple, si vous gérez un salon de coiffure, vous pouvez demander à Aida d'ajouter un système de réservation pour des rendez-vous de coupe et de coiffage.

Aida peut créer des exemples de services avec des noms, des descriptions et des durées. Vous pouvez ensuite remplacer ou ajuster ces services pour qu'ils correspondent à ce que propose votre entreprise.

Pour ouvrir l'outil de réservation, cliquez sur l'icône de calendrier dans la barre de navigation sur le côté gauche de l'éditeur Aida AI Website Builder.

Ici, vous trouverez trois sections principales :

• **Calendrier** : Affichez et gérez vos rendez-vous et bloquez vos périodes d'indisponibilité.
• **Services** : Ajoutez, modifiez et supprimez les services que vous proposez.
• **Paramètres** : Gérez les règles de réservation, les e-mails envoyés aux clients, les informations sur l'entreprise et les horaires de réservation.

Gérez votre calendrier de réservation

Le calendrier de réservation vous donne un aperçu de vos rendez-vous et de vos disponibilités. Vous pouvez créer des rendez-vous manuellement, mettre à jour des réservations existantes et bloquer des périodes lorsque vous n'êtes pas disponible.

Basculer entre les vues du calendrier

En haut du calendrier, vous pouvez choisir comment afficher vos réservations :

• **Liste** : Affichez les rendez-vous sous forme de liste.
• **Jour** : Affichez les rendez-vous pour une journée.
• **3 jours** : Affichez 3 jours à la fois.
• **Semaine** : Affichez vos rendez-vous sur la semaine.

Utilisez les flèches pour naviguer entre les dates ou cliquez sur **Aujourd'hui** pour revenir à la date actuelle.

Créer un rendez-vous manuellement

Vous pouvez ajouter un rendez-vous directement dans votre calendrier, par exemple lorsqu'un client réserve par téléphone ou en personne.

1. Allez dans **Réservations** → **Calendrier**.
2. Cliquez sur la date et l'heure dans le calendrier où vous souhaitez créer un rendez-vous.
3. L'onglet **Nouveau rendez-vous** s'ouvrira.
4. Sélectionnez un client existant dans le menu déroulant **Client**.
5. Choisissez un **Service**. Si nécessaire, cliquez sur **Ajouter un service** pour inclure un autre service.
6. Ajustez les heures de début et de fin du rendez-vous.
7. Si vous le souhaitez, ajoutez une note interne ou une pièce jointe.
8. Cliquez sur **Créer un rendez-vous**.

Le rendez-vous apparaîtra dans votre calendrier de réservation.

Vous pouvez également utiliser **Répéter le rendez-vous** pour configurer des rendez-vous récurrents.

Créer un nouveau client

Si le client ne figure pas encore dans votre liste, vous pouvez l'ajouter lors de la création d'un rendez-vous.

1. Dans le panneau **Nouveau rendez-vous**, cliquez sur **Créer un nouveau client**.
2. Saisissez le prénom, le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du client.
3. Cliquez sur **Créer un client**.
4. Continuez la création du rendez-vous.

Envoyer un message à votre client

Lors de la création d'un rendez-vous, vous pouvez envoyer une notification à votre client par e-mail.

1. Sélectionnez un client dans le panneau **Nouveau rendez-vous**.
2. Activez **Informer le client**.
3. Saisissez votre message dans le champ **Message au client**.
4. Complétez les détails du rendez-vous et cliquez sur **Créer un rendez-vous**.

Modifier ou supprimer un rendez-vous

Vous pouvez mettre à jour un rendez-vous existant directement depuis le calendrier.

1. Cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez modifier.
2. Mettez à jour le client, le service, la date, l'heure ou tout autre détail du rendez-vous selon vos besoins.
3. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Pour supprimer un rendez-vous passé, cliquez sur **Supprimer**. Pour les rendez-vous futurs confirmés, cliquez sur **Annuler le rendez-vous** et activez **Informer le client** si vous souhaitez envoyer un e-mail d'annulation.

Pour modifier la couleur d'un rendez-vous dans votre calendrier, cliquez sur l'icône de couleur en haut du panneau de rendez-vous.

Bloquer des périodes d'indisponibilité

Bloquez les créneaux pendant lesquels vous n'êtes pas disponible pour empêcher les réservations, par exemple pendant vos pauses, vos congés ou vos rendez-vous personnels.

1. Ouvrez **Réservations** → **Calendrier**.
2. Cliquez sur la date et l'heure que vous souhaitez bloquer.
3. Sélectionnez l’onglet **Bloqueur de temps**.
4. Choisissez un motif, par exemple **Rendez-vous personnel**.
5. Définissez les dates et heures de début et de fin.
6. Si nécessaire, sélectionnez **Toute la journée** ou **Répéter le bloqueur de temps**.
7. Cliquez sur Créer.

La période bloquée apparaîtra dans votre calendrier comme une période indisponible.

Créer et gérer des services

Les services sont les rendez-vous que les clients peuvent réserver via votre site web, tels que des coupes de cheveux, des consultations ou des traitements.

Aida a peut-être déjà créé des exemples de services basés sur la description de votre entreprise. Vous pouvez personnaliser ces services ou ajouter les vôtres.

Ajouter un service

1. Ouvrez **Réservations** → **Services**.
2. Cliquez sur **+ Ajouter un service** en haut à droite.
3. Utilisez le bouton bascule **Visible sur le site web** pour afficher ou masquer le service sur votre site web.
4. Saisissez un nom et une description pour votre service.
5. Définissez le prix et la durée.
6. Si nécessaire, choisissez un **Temps de préparation** et un **Temps de post-traitement**.
7. Enregistrez votre service.
    

Modifier ou supprimer un service

1. Ouvrez **Réservations** → **Services**.
2. Trouvez le service que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur les **trois points** à côté du service.
4. Sélectionnez **Modifier** pour changer les informations du service ou **Supprimer** pour le retirer.
   
5. Si vous modifiez le service, effectuez vos modifications et cliquez sur **Sauvegarder**. 
   
   Si vous supprimez le service, confirmez la suppression dans la fenêtre contextuelle.

Conseil : Vous pouvez aussi demander à Aida, dans le chat, de créer ou de mettre à jour des services. Ces modifications sont comptabilisées dans votre utilisation de l’IA.

Personnaliser vos paramètres de réservation

Vous pouvez contrôler la façon dont les clients réservent des rendez-vous, les e-mails qu'ils reçoivent et les moments où votre entreprise est disponible pour les réservations.

Ouvrez **Réservations** → **Paramètres** pour accéder aux **Paramètres de réservation**, aux **Paramètres des e-mails** et aux **Paramètres de l’entreprise**.

Paramètres de réservation

Allez dans **Paramètres** → **Paramètres de réservation** pour gérer la façon dont les clients peuvent réserver vos services.

Vous pouvez ajuster les options suivantes :

• **Confirmation de réservation :** Activez **Confirmer automatiquement les réservations** pour confirmer immédiatement les réservations et envoyer un e-mail de confirmation. Si cette option est désactivée, les nouvelles réservations sont des demandes à confirmer manuellement depuis votre calendrier.
• **Intervalles de temps :** Choisissez à quels intervalles les clients peuvent sélectionner un créneau de réservation.
• **Fenêtre de réservation :** Déterminez combien de temps à l’avance les clients peuvent réserver et jusqu’à quand une nouvelle réservation peut être acceptée avant le début d’un rendez-vous.
• **Date limite d’annulation :** Définissez jusqu’à quand les clients peuvent annuler leurs réservations.
• **Services par rendez-vous :** Choisissez combien de services les clients peuvent réserver pour un même rendez-vous.
• **Nombre de personnes :** Activez **Demander le nombre de personnes lors de la réservation** et saisissez les tailles des groupes que vous acceptez.
• **Ajustement automatique du prix :** Activez **Ajuster le prix automatiquement** pour calculer le total en fonction du nombre de personnes.

Cliquez sur **Sauvegarder** après avoir effectué vos modifications.

Paramètres des e-mails

Allez dans **Paramètres** → **Paramètres des e-mails** pour personnaliser les e-mails que les clients reçoivent au sujet de leurs réservations.

Vous pouvez :

• **Modifier le nom de l’expéditeur :** Choisissez le nom que les clients voient comme expéditeur de vos e-mails de réservation.
• **Ajouter un message dans l’e-mail de réservation :** Activez **Ajouter un message aux confirmations de réservation** et saisissez votre message dans le champ **Texte de notification**.

Par exemple, vous pouvez inclure des informations sur le stationnement, des indications ou des instructions que les clients doivent connaître avant leur arrivée.

Cliquez sur **Sauvegarder** pour appliquer vos modifications.

Paramètres de l'entreprise

Allez dans **Paramètres** → **Paramètres de l’entreprise** pour gérer les informations de votre entreprise et vos heures de réservation.

Informations de base

Vous pouvez mettre à jour :

• Nom de l'entreprise
• Adresse, ville et code postal
• Pays et numéro de téléphone
• Fuseau horaire
• Langue
• Devise
   

**Heures de réservation**

Définissez les jours et les heures auxquels les clients peuvent réserver vos services.

1. Faites défiler la page jusqu’à **Heures de réservation**.
2. Utilisez le bouton bascule à côté de chaque jour pour le rendre disponible ou indisponible pour les réservations.
3. Cliquez sur l’**icône en forme de crayon** pour modifier les heures d’une journée.
4. Définissez les heures de début et de fin. Vous pouvez ajouter plusieurs périodes pour inclure des pauses au cours de la journée.
5. Pour utiliser les mêmes heures les autres jours, cliquez sur **Appliquer les heures aux autres jours**, sélectionnez les jours concernés, puis cliquez sur **Appliquer**.
6. Cliquez sur **Sauvegarder** lorsque vous avez terminé.

Par exemple, vous pouvez rendre votre entreprise disponible de 9 h à 12 h, puis de 13 h à 18 h, avec une pause entre ces deux plages horaires.

Fonctionnalités de réservation à venir

Nous améliorons régulièrement l’outil de réservation d’Aida AI Website Builder pour prendre en charge davantage de types d’entreprises et de réservations.

Actuellement, vous pouvez proposer des services réservables, tels que des coupes de cheveux, des consultations et des soins, et gérer les rendez-vous individuels dans votre calendrier.

**Limitations actuelles :**

• L'outil de réservation prend en charge un seul membre du personnel.
• Seuls les rendez-vous privés pour un ou plusieurs participants sont pris en charge. Les cours collectifs et les événements publics où les participants peuvent réserver individuellement ne sont pas encore disponibles.
• Vous ne pouvez pas connecter de calendriers externes.

Nous travaillons à étendre l’outil de réservation pour proposer davantage de possibilités, notamment les événements de groupe comme les ateliers, la gestion de plusieurs membres du personnel et l’intégration de calendriers.

Remarque : Ces fonctionnalités sont prévues, mais ne sont pas encore disponibles. Nos projets et nos priorités peuvent évoluer, et nous ne pouvons pas garantir de date de lancement précise.

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