Comment améliorer ma productivité dans Webmail
Rédiger des e-mails prend du temps. Webmail propose des fonctionnalités qui peuvent vous aider à traiter vos messages plus rapidement et à organiser votre boîte de réception. Cet article présente plusieurs façons de gagner du temps dans Webmail.
- Utilisez Aida pour rédiger des e-mails plus rapidement
- Obtenez un résumé automatique des e-mails
- Créez et utilisez des modèles d'e-mail
- Créez des alias d'e-mail
- Envoyez automatiquement vos factures vers un dossier
- Utilisez des filtres pour rester concentré tout en travaillant
- Utilisez une signature d'e-mail
- Utilisez une autre adresse e-mail pour les lettres d’information
- Sachez déléguer et transférer les e-mails immédiatement
- Comment gérer vos e-mails quand vous manquez de temps
- Importez d'anciennes correspondances depuis vos comptes précédents
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Utilisez Aida pour rédiger des e-mails plus rapidement
Rédiger des e-mails peut prendre plus de temps que prévu. Pour vous aider, Aida, l’assistante IA, est intégrée à Webmail.
Décrivez à Aida le contenu souhaité pour votre e-mail. Aida génère un brouillon que vous pouvez modifier. Ouvrez un nouveau message ou une réponse, puis saisissez votre demande dans la zone de texte en bas de la fenêtre. Si le brouillon ne vous convient pas, demandez à Aida de le modifier. Cliquez sur **Insérer le texte** pour l’ajouter à votre e-mail, puis apportez vos dernières modifications.
Obtenez un résumé automatique des e-mails
La fonction **Résumé IA** fournit un court résumé des e-mails que vous recevez. Elle peut vous aider à parcourir rapidement un grand nombre de messages et à repérer ceux qui contiennent une information précise. Le résumé vous permet aussi de voir si un e-mail est urgent et nécessite une action de votre part.
Pour générer un résumé, cliquez sur **Générer** à côté de **Résumé IA**, en haut de l’e-mail à résumer.
Créez et utilisez des modèles d’e-mail
Gagnez du temps en transformant vos brouillons d'e-mail en modèles que vous pouvez réutiliser.
Comment créer un modèle :
- Rédigez l’e-mail tel que vous souhaitez l’enregistrer. Cliquez ensuite sur l’**icône de document** en bas à droite de la fenêtre de rédaction de Webmail.
- Cliquez sur **Enregistrer le brouillon comme modèle**.
- Donnez un nom au modèle.
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment utiliser un modèle :
- Cliquez sur l’**icône de document** en bas à droite de la fenêtre de rédaction de Webmail.
- Sélectionnez un modèle parmi vos **modèles récemment utilisés** ou cliquez sur **Voir tous les modèles**. Dans ce dernier cas, sélectionnez un modèle dans la liste pour l’insérer dans votre e-mail vide.
Vous pouvez également ajouter et modifier vos modèles dans Webmail, sous **Paramètres** → **Modèles d’e-mail**.
Astuce : Pour créer rapidement un modèle, indiquez à Aida ce que le brouillon doit contenir, puis enregistrez le brouillon généré comme modèle.
Créez des alias d’e-mail
Un alias d'e-mail est une adresse de transfert, ce qui signifie que tous les e-mails adressés à l'alias sont transférés vers un ou plusieurs comptes spécifiés. L'alias lui-même n'a pas de boîte de réception ni d'identifiants de connexion et ne peut pas être utilisé pour envoyer des e-mails.
Créez un alias dans le panneau de configuration pour un groupe de contacts, par exemple all-employees@mydomain.com, puis ajoutez les adresses e-mail des membres du groupe. Tous les membres recevront ainsi les messages envoyés à cet alias. Vous pouvez créer un nombre illimité d’alias d’e-mail pour votre nom de domaine.
Remarque : Pour savoir comment créer un alias d’e-mail dans le panneau de configuration one.com, consultez ce guide.
Classez automatiquement vos factures dans un dossier
Organisez facilement votre boîte de réception en créant des dossiers pour vos projets et en y archivant automatiquement les e-mails. Conservez toutes vos factures dans un même dossier, par exemple en créant un dossier Factures.
Créez un filtre pour placer automatiquement dans le dossier Factures les e-mails dont l’objet contient le mot « invoice ».
Dans Webmail :
- Cliquez sur l'icône Paramètres dans le menu de gauche.
- Allez dans **Filtres e-mail**.
- Cliquez sur **Ajouter un filtre e-mail**.
- Dans le champ **Objet**, saisissez par exemple « invoice ».
- Sous **Ensuite, effectuez cette action avec les e-mails qui correspondent**, cliquez sur **Déplacer vers le dossier**.
- Dans le menu déroulant à droite, choisissez le dossier que vous avez créé pour les factures.
Utilisez des filtres pour rester concentré pendant que vous travaillez
Vous pouvez utiliser des filtres pour classer les e-mails selon leur contenu. Par exemple, dirigez les messages de votre famille et de vos amis vers un dossier distinct pour éviter qu’ils ne vous interrompent pendant votre travail.
Vous pouvez également utiliser un filtre pour classer automatiquement les e-mails de votre supérieur ou de vos partenaires commerciaux importants dans un répertoire particulier, afin de mieux les organiser.
Utiliser une signature d’e-mail
En ajoutant une signature par défaut à vos e-mails, vous vous assurez qu’ils se terminent tous par une formule de politesse appropriée. Vous n’avez ainsi pas besoin de saisir « Cordialement » et votre nom à la fin de chaque e-mail. Pourtant, beaucoup de personnes n’utilisent pas encore de signature, alors que cette fonctionnalité existe presque depuis les débuts de l’e-mail. Si vous n’en utilisez pas encore, commencez dès que possible.
Utiliser une autre adresse e-mail pour les lettres d’information
Vous recevez probablement chaque jour des dizaines d’envois groupés, de lettres d’information et d’autres e-mails similaires. Une adresse e-mail dédiée aux lettres d’information sur votre nom de domaine vous permet de garder votre boîte de réception bien rangée, de vous concentrer sur l’essentiel et de travailler sans interruption.
Sachez déléguer et transférez les e-mails sans attendre
Il est facile de transférer un e-mail via Webmail. Ne vous attardez pas sur le contenu d'un e-mail si quelqu'un d'autre dans votre entreprise peut se charger de cette tâche précise.
Comment gérer vos e-mails lorsque vous manquez de temps
Lorsque vous avez beaucoup à faire, les e-mails peuvent facilement s’accumuler et vous risquez d’oublier des messages importants. Indiquez à vos contacts quand ils peuvent attendre une réponse si vous êtes occupé à autre chose, même pour quelques heures. Voici quelques conseils :
- Créez un répertoire pour les e-mails auxquels vous répondrez plus tard. Laissez-les de côté jusqu’à ce que vous ayez le temps d’y répondre. Vous pouvez aussi définir des règles pour classer automatiquement les e-mails de certaines personnes ou entreprises dans ce répertoire « Répondre plus tard ».
- Pendant vos vacances, transférez vos e-mails à d’autres membres de votre équipe. Vous pourrez ainsi vous reposer pendant qu’une autre personne prend en charge les questions importantes.
- Configurez une réponse automatique à vos e-mails pendant votre congé. Indiquez quand vous prévoyez de lire vos e-mails et quand vos correspondants peuvent attendre une réponse.
Importer d’anciens e-mails depuis vos comptes précédents
Vous avez peut-être d’anciens comptes e-mail que vous n’utilisez plus. Importez les e-mails de ces comptes pour les retrouver au même endroit. Les e-mails importés seront placés dans un répertoire distinct.
Vous pouvez importer des e-mails directement dans Webmail :
- Cliquez sur l’icône **Paramètres**.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur **Importer des e-mails**.
- Cliquez sur Démarrer.
- Saisissez l’adresse e-mail du compte depuis lequel vous souhaitez importer les messages, puis cliquez sur **Suivant**.
- Saisissez le mot de passe du compte e-mail depuis lequel vous importez les messages, puis cliquez sur **Suivant**.
- L’importation des e-mails est en cours. Selon la taille du compte e-mail source, elle peut prendre jusqu’à 2 jours.
Remarque : Vous ne pouvez pas importer d’e-mails depuis un compte inactif ni depuis un compte e-mail auparavant hébergé chez un autre fournisseur. Vous pouvez toutefois exporter les e-mails manuellement, puis les importer dans Outlook ou un autre client de messagerie. Le guide ci-dessous explique comment exporter manuellement des e-mails depuis les clients de messagerie les plus courants.
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