Comment améliorer ma productivité dans Webmail
Le temps presse et vous devez faire plus en moins de temps. Webmail dispose de nombreuses fonctionnalités intelligentes qui vous aideront à gagner du temps, à être plus productif et à désencombrer votre journée. Cet article montrera de nombreuses façons simples d'être plus productif tout en travaillant dans Webmail.
- Créer des alias e-mail
- Envoyez automatiquement vos factures dans un dossier
- Utilisez des filtres pour rester concentré tout en travaillant
- Utilisez une signature e-mail
- Utilisez une autre adresse e-mail pour les newsletters
- Être doué pour déléguer et transférer des e-mails immédiatement
- Comment gérer les e-mails lorsque vous êtes occupé
- Importer l'ancienne correspondance de vos comptes précédents
Créer des alias e-mail
Un alias de messagerie est une adresse de transfert, ce qui signifie que tous les e-mails adressés à l'alias, sont transférés vers un ou plusieurs comptes spécifiés. L'alias lui-même n'a pas de boîte de réception, pas de connexion et ne peut pas être utilisé pour envoyer des e-mails.
Créez un alias dans votre panneau de configuration pour un groupe de contacts, par exemple all-employees@mydomain.com et incluez les adresses e-mail pertinentes dans ce groupe. De ce fait, la communication sera plus facile et tous les membres des différents groupes recevront les informations correctes. Veuillez noter que vous pouvez créer un nombre illimité d’alias e-mail dans votre domaine.
Remarque : Vous ne savez pas comment créer un alias ? Découvrez comment créer un alias de messagerie dans votre panneau de configuration one.com à l’aide de ce https://help.one.com/hc/fr/articles/115005586389guide.
Envoyer automatiquement vos factures dans un dossier
Organisez-vous facilement dans votre boîte de réception en créant un dossier pour les projets et en archivant automatiquement les emails dans ces dossiers. Conservez toutes les factures dans un seul dossier, par exemple en créant un dossier Factures.
Filtrez la facture du dossier en créant un nouveau filtre avec le mot facture dans l'objet. Il sera automatiquement inclus dans ce dossier si l'objet d'un email contient le mot Facture.
Dans Webmail :
- Cliquez sur l'icône Paramètres dans le menu de gauche.
- Accédez aux filtres de messagerie.
- Cliquez sur Ajouter un filtre de messagerie.
- Dans le champ Objet, saisissez, par exemple, « facture ».
- Sous Ensuite, faites-le avec les emails qui correspondent, cliquez sur Déplacer vers dossier.
- Dans le menu déroulant à droite, choisissez le dossier que vous avez créé pour les factures.
Utilisez des filtres pour rester concentré tout en travaillant
Les emails peuvent être envoyés à un dossier spécifique en fonction de leur contenu. À l’aide de filtres, vous pouvez acheminer les emails de votre famille et de vos amis vers un autre dossier sans interférer avec votre flux de travail.
Vous pouvez également utiliser un filtre pour transférer automatiquement les e-mails de votre patron ou de vos partenaires commerciaux importants vers un dossier particulier, ce qui vous permet de mieux les organiser.
Utiliser une signature d’e-mail
En ajoutant une signature par défaut à vos e-mails, vous vous assurerez que tous vos e-mails se terminent par un message d'accueil approprié. Il n'est pas nécessaire de saisir "Cordialement" et votre nom à la fin de chaque e-mail que vous envoyez. De nombreuses personnes n'ont pas encore utilisé de signatures, même si nous savons qu'elles existent presque depuis la création du courrier électronique. Commencez à en utiliser une dès que possible si ce n'est pas déjà fait.
Utilisez une autre adresse e-mail pour les newsletters
Vous recevez probablement des dizaines d’e-mails de masse, de newsletters et d’autres types quotidiennement. Votre boîte de réception restera propre avec une adresse de newsletter dédiée dans votre domaine, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est le plus important et travailler sans être dérangé.
Soyez doué pour déléguer et transférer des e-mails immédiatement
Il est facile de transférer un email via Webmail. Ne vous impliquez pas dans le contenu d’un email si quelqu’un d’autre dans votre entreprise peut travailler à cette tâche spécifique.
Comment gérer les e-mails lorsque vous êtes occupé
Lorsque nous avons beaucoup à faire, les courriels s’accumulent facilement. Il peut alors être facile d’oublier les courriels essentiels. Définissez des attentes à vos contacts lorsque vous êtes absent pour faire autre chose, même si ce n’est que pour quelques heures. Voici quelques conseils :
- Créez un dossier pour les e-mails auxquels vous devrez répondre ultérieurement. Oubliez ces e-mails jusqu’à ce que vous ayez le temps de commencer à répondre. Vous pouvez également définir des règles pour envoyer automatiquement des e-mails de personnes ou d’entreprises données dans ce dossier « répondre à plus tard ».
- Transférez vos e-mails aux autres employés pendant vos vacances. Cela vous permettra de vous reposer et de vous assurer que quelqu’un d’autre ramasse les problèmes essentiels.
- Définissez une réponse automatique à votre e-mail pendant que vous êtes en congé. Indiquez-leur dans une réponse automatique quand vous pouvez vous attendre à lire vos e-mails et quand ils peuvent attendre une réponse.
Importer l'ancienne correspondance de vos comptes précédents
Beaucoup d'entre nous ont d'autres comptes de messagerie que nous n'utilisons plus. Organisez les choses et importez les anciens e-mails des comptes de messagerie précédents que vous n'utilisez pas. Les e-mails importés seront inclus dans un dossier séparé.
Vous pouvez importer des emails directement dans Webmail, comme ceci :
- Cliquez sur l’icône Paramètres .
- Cliquez sur Importer des emails dans le menu de gauche.
- Cliquez sur Démarrer.
- Entrez le compte email à partir duquel vous souhaitez importer et cliquez sur Suivant.
- Entrez le mot de passe du compte à partir duquel vous importez, puis cliquez sur Suivant.
- L'importation des emails du compte de messagerie est en cours. Selon la taille du compte de messagerie que vous importez, cela peut prendre jusqu'à 2 jours.
Remarque : Vous ne pouvez pas importer d'e-mails à partir d'un compte inactif ou du même compte de messagerie que celui hébergé précédemment dans une autre entreprise. Les e-mails peuvent toutefois être exportés et importés manuellement dans Outlook ou un autre client de messagerie. Le guide ci-dessous vous montrera comment exporter manuellement les e-mails des plus populaires.
Articles liés :