Le temps est précieux. Soyez plus efficace et performant. Webmail propose diverses fonctionnalités intelligentes pour vous permettre d'alléger votre journée en étant plus efficace et productif. Cet article vous présente diverses solutions pour être plus performant lorsque vous travaillez dans Webmail.
- Créer des alias d'adresses E-mail
- Transférez automatiquement vos factures vers un dossier
- Utilisez les filtres pour ne pas être dérangé lorsque vous travaillez
- Utilisez une signature d'E-mail
- Utilisez une autre adresse E-mail pour les newsletters
- N'hésitez plus à déléguer et faites suivre vos E-mails instantanément
- Comment gérer les E-mails lorsque vous n'êtes pas disponible
- Importez vos correspondances passées depuis vos anciens comptes de messagerie
Créer des alias d'adresses E-mail
Un alias d'adresse E-mail correspond à une adresse de redirection permettant de rediriger les E-mails envoyés à l'alias vers un ou plusieurs comptes. L'alias ne dispose pas de boîte de réception, ni d'identifiants et ne peut pas être utilisé pour envoyer des E-mails.
Créez un alias dans votre panneau de configuration pour un groupe de contacts, par exemple tous les employees@mydomain.com, et ajoutez les adresses E-mail pertinentes à ce groupe. Les échanges seront facilités, les membres de divers groupes seront notifiés des informations pertinentes. Veuillez noter que vous pouvez créer un nombre illimité d'alias pour votre domaine.
Remarque : Vous ne savez pas comment créer un alias ? Découvrez comment créer un alias d'adresse E-mail dans votre panneau de configuration one.com grâce à ce guide.
Transférez automatiquement vos factures vers un dossier
Organisez facilement votre messagerie en créant des dossiers pour vos projets et archivez vos E-mails automatiquement dans ces dossiers. Centralisez vos factures dans un dossier en créant par exemple un dossier intitulé factures.
Appliquez un filtre au dossier factures en créant un nouveau filtre contenant le mot facture dans son intitulé. L'E-mail sera automatiquement classé dans ce dossier si l'objet de l'E-mail contient le mot facture.
Dans Webmail :
- Cliquez sur l'icône paramètres dans le menu à gauche.
- Allez sur Filtres de messagerie.
- Cliquez sur Ajouter un filtre de messagerie
- Dans le champ Objet, saisissez « factures » par exemple.
- Dans ceci avec les E-mails qui correspondent, cliquez sur Déplacer dans le dossier.
- Dans le menu déroulant sur la gauche, sélectionnez le dossier que vous avez créé et qui est destiné aux factures.
Utilisez les filtres pour ne pas être dérangé lorsque vous travaillez
Les E-mails peuvent être classés dans un dossier spécifique selon leur contenu. En utilisant les filtres, vous pouvez rediriger les E-mails de vos amis et de votre famille vers un dossier spécifique sans que cela n'interfère avec votre travail.
Vous pouvez également utiliser un filtre pour transférer automatiquement dans un dossier spécifique les E-mails de votre patron ou les E-mails des partenaires commerciaux importants, afin de faciliter l'organisation de votre messagerie.
Utilisez une signature d'E-mail
En ajoutant une signature par défaut à vos E-mails, vous serez certain que tous vos E-mails se termineront par des salutations en bonne et due forme. Ainsi vous n'aurez plus besoin de taper « Cordialement » ni d'ajouter votre nom à la fin de chaque E-mail. Nombreux sont les utilisateurs qui ne font pas encore appel aux signatures par défaut, bien que cette fonctionnalité existe quasiment depuis les débuts de la messagerie informatique. Démarrez dès que possible si ce n'est pas déjà le cas.
Utilisez une autre adresse E-mail pour les newsletters
Chaque jour, vous recevez probablement des dizaines d'E-mails envoyés par publipostage, de newsletters ou autres. Avec une adresse de domaine spécialement dédiée aux newsletters, votre messagerie restera organisée et vous pourrez vous concentrer sur les tâches essentielles et urgentes.
N'hésitez plus à déléguer et faites suivre vos E-mails instantanément
Il est très facile de transférer un E-mail via Webmail. N'interférez pas dans des échanges d'E-mails si une tierce personne est en mesure de traiter l'E-mail ultérieurement.
Comment gérer les E-mails lorsque vous n'êtes pas disponible
Les E-mails peuvent rapidement s'accumuler lorsque l'on est fortement sollicité. Il est alors facile de passer à côté des E-mails importants. Informez vos contacts de votre absence et donnez-leur un délai approximatif de réponse. Voici quelques conseils :
- Créez un dossier pour les E-mails auxquels vous désirez répondre ultérieurement. Mettez ces E-mails de côté jusqu'à ce que vous ayez le temps de les traiter. Vous pouvez également paramétrer des règles pour envoyer automatiquement des E-mails à des personnes ou à des entreprises spécifiques dans le dossier « répondre ultérieurement ».
- Faites suivre vos E-mails à vos collègues lorsque vous êtes en congé. Vous pourrez profiter sereinement de vos congés en sachant qu'une personne sera notifiée des éventuelles urgences.
- Paramétrez une réponse automatique de messagerie lorsque vous êtes absent. Dans la réponse automatique, précisez sous quel délai vous êtes susceptible de pouvoir lire vos E-mails afin que l'expéditeur puisse avoir une idée du délai de réponse.
Importez vos correspondances passées depuis vos anciens comptes de messagerie
Nous sommes nombreux à avoir des comptes de messagerie dont nous ne nous servons jamais. Organisez votre messagerie en important les E-mails des comptes de messagerie que vous n'utilisez plus. Les E-mails importés seront classés dans un dossier indépendant.
Vous pouvez importer les E-mails directement dans Webmail en procédant ainsi :
- Cliquez sur l'icône Paramètres.
- Cliquez sur Importer les E-mails dans le menu à gauche.
- Cliquez sur Démarrer.
- Saisissez le compte de messagerie depuis lequel vous souhaitez importer vos E-mails et cliquez sur Suivant.
- Saisissez le mot de passe du compte de messagerie depuis lequel vous importez et cliquez sur Suivant.
- L'importation des E-mails depuis le compte de messagerie se fait en continu. En fonction de la capacité de votre messagerie, le délai d'importation peut prendre jusqu'à deux jours.
>Remarque : Vous ne pouvez pas importer les E-mails d'un compte inactif ni d'un compte de messagerie déjà hébergé par une autre entreprise. Les E-mails peuvent toutefois être exportés et importés manuellement dans Outlook ou un autre client de messagerie. Le guide ci-après vous explique comment exporter manuellement les E-mails des messageries les plus populaires.
Articles associés :