Comment améliorer ma productivité dans Webmail
Le temps est précieux et vous devez en faire plus en moins de temps. Webmail dispose de nombreuses fonctionnalités intelligentes qui vous aideront à gagner du temps, à être plus productif et à alléger votre journée. Cet article vous montrera de nombreuses façons simples d'être plus productif tout en travaillant dans Webmail.
- Utilisez Aida pour rédiger des e-mails plus rapidement
- Obtenir un résumé automatique des e-mails
- Créer des alias d'e-mail
- Envoyez vos factures automatiquement vers un dossier
- Utiliser des filtres pour rester concentré tout en travaillant
- Utiliser une signature d'e-mail
- Utiliser une autre adresse e-mail pour les newsletters
- Soyez efficace pour déléguer et transférer immédiatement vos e-mails
- Comment gérer vos e-mails lorsque vous êtes occupé
- Importer d'anciennes correspondances depuis des comptes précédents
Utilisez Aida pour rédiger des e-mails plus rapidement
Soyons honnêtes : la rédaction d'e-mails peut occuper plus de temps que vous ne le souhaiteriez. C'est exactement pour cela qu'Aida, votre assistant IA, est directement intégré à Webmail.
Pour commencer, c'est simple : décrivez ce que vous voulez que votre e-mail dise, et Aida s'occupe du reste en générant un brouillon que vous pouvez modifier comme vous le souhaitez. Ouvrez simplement un nouveau message (ou une réponse), saisissez votre demande dans la zone de texte en bas de la fenêtre et laissez Aida rédiger. Ce n'est pas encore tout à fait ça ? Demandez à Aida d'ajuster davantage le brouillon. Vous en êtes satisfait ? Cliquez sur Insérer le texte pour l'intégrer directement dans votre e-mail, puis apportez-y vos touches personnelles.
Obtenir un résumé automatique des e-mails
La fonction Résumé IA vous donne un court résumé de tout e-mail que vous recevez. Cela s'avère pratique lorsque vous devez traiter rapidement un grand nombre d'e-mails, et cela vous aide à garder une trace des e-mails contenant des informations spécifiques. Le résumé peut également vous indiquer en un coup d'œil si un e-mail est urgent et nécessite une action de votre part.
Pour générer un résumé, cliquez sur le bouton Générer à côté de Résumé IA près du haut de l'e-mail que vous souhaitez résumer.
Créer des alias d'e-mail
Un alias d'e-mail est une adresse de transfert, ce qui signifie que tous les e-mails adressés à l'alias sont transférés vers un ou plusieurs comptes spécifiés. L'alias lui-même ne possède pas de boîte de réception, pas d'identifiant et ne peut pas être utilisé pour envoyer des e-mails.
Créez un alias dans votre Panneau de configuration pour un groupe de contacts, par ex. all-employees@mydomain.com, et incluez les adresses e-mail pertinentes dans ce groupe. Par conséquent, la communication sera plus facile et tous les membres des différents groupes recevront les informations correctes. Veuillez noter que vous pouvez créer un nombre illimité d'alias d'e-mail dans votre domaine.
Remarque : Vous ne savez pas comment créer un alias ? Apprenez à créer un alias d'e-mail dans votre Panneau de configuration one.com en utilisant ce guide.
Envoyez vos factures automatiquement vers un dossier
Organisez-vous facilement dans votre boîte de réception en créant un dossier pour les projets et faites archiver automatiquement les e-mails dans ces dossiers. Conservez toutes les factures dans un seul dossier, par exemple, en créant un dossier Factures.
Filtrez le dossier Factures en créant un nouveau filtre avec le mot « facture » dans la ligne d'objet. Il sera automatiquement inclus dans ce dossier si l'objet d'un e-mail contient le mot « facture ».
Dans le Webmail :
- Cliquez sur l'icône Paramètres dans le menu de gauche.
- Allez dans Filtres de messagerie.
- Cliquez sur Ajouter un filtre de messagerie.
- Dans le champ Objet, saisissez, par exemple, « facture ».
- Sous Ensuite, effectuez cette action avec les e-mails correspondants, cliquez sur Déplacer vers le dossier.
- Dans le menu déroulant à droite, choisissez le dossier que vous avez créé pour les factures.
Utilisez des filtres pour rester concentré tout en travaillant
Les e-mails peuvent être envoyés vers un dossier spécifique en fonction de leur contenu. En utilisant des filtres, vous pouvez acheminer les e-mails de votre famille et de vos amis vers un autre dossier sans interférer avec votre flux de travail.
Vous pouvez également utiliser un filtre pour transférer automatiquement les e-mails de votre patron ou de vos partenaires commerciaux importants vers un dossier particulier, ce qui vous permet de mieux les organiser.
Utiliser une signature d'e-mail
En ajoutant une signature d'e-mail par défaut à vos e-mails, vous vous assurez que chacun se termine par une formule de politesse appropriée. Il n'est pas nécessaire de taper « Cordialement » et votre nom à la fin de chaque e-mail que vous envoyez. Beaucoup de personnes n'utilisent pas encore de signature, bien que nous sachions qu'elle existe presque depuis l'avènement de l'e-mail. Commencez à en utiliser une dès que possible.
Utiliser une autre adresse e-mail pour les newsletters
Vous recevez très probablement des dizaines d'envois en masse, de newsletters et de messages email similaires quotidiennement. Votre boîte de réception restera propre avec une adresse dédiée aux newsletters dans votre domaine, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est le plus important et travailler sans être dérangé.
Soyez efficace pour déléguer et transférer immédiatement vos e-mails
Il est facile de transférer un email via le Webmail. Ne vous impliquez pas dans le contenu d'un email si quelqu'un d'autre dans votre entreprise peut travailler sur cette tâche spécifique.
Comment gérer vos e-mails lorsque vous êtes occupé
Lorsque nous avons beaucoup à faire, il est facile de laisser les emails s'accumuler. Il peut alors être facile d'oublier des emails essentiels. Définissez des attentes pour vos contacts lorsque vous êtes absent pour faire autre chose, même si ce n'est que pour quelques heures. Voici quelques conseils :
- Créez un dossier pour les e-mails auxquels vous devez répondre plus tard. Oubliez ces e-mails jusqu'à ce que vous ayez le temps de commencer à y répondre. Vous pouvez également définir des règles pour envoyer automatiquement les e-mails de certaines personnes ou entreprises vers ce dossier « répondre plus tard ».
- Transférez vos e-mails à d'autres employés pendant vos vacances. En faisant cela, vous pouvez vous reposer et vous assurer que quelqu'un d'autre s'occupe des questions essentielles.
- Configurez une réponse automatique à votre e-mail pendant votre absence. Indiquez-leur, dans cette réponse automatique, quand vous prévoyez de consulter vos e-mails et quand ils peuvent s'attendre à une réponse.
Importer d'anciennes correspondances depuis des comptes précédents
Beaucoup d'entre nous ont d'autres comptes e-mail que nous n'utilisons plus. Organisez-vous et importez les anciens e-mails des comptes e-mail précédents que vous n'utilisez pas. Les e-mails importés seront inclus dans un dossier séparé.
Vous pouvez importer des emails directement dans le Webmail, comme ceci :
- Cliquez sur l'icône Paramètres.
- Cliquez sur Importer des emails dans le menu de gauche.
- Cliquez sur Démarrer.
- Saisissez le compte email à partir duquel vous souhaitez importer et cliquez sur Suivant.
- Saisissez le mot de passe du compte email depuis lequel vous importez, puis cliquez sur Suivant.
- L'importation des emails depuis le compte email est en cours. Selon la taille du compte email que vous importez, cela peut prendre jusqu'à 2 jours.
Remarque : Vous ne pouvez pas importer d'emails depuis un compte inactif ou depuis le même compte email qui était hébergé précédemment dans une autre entreprise. Les emails peuvent toutefois être exportés et importés manuellement dans Outlook ou un autre client email. Le guide ci-dessous vous montrera comment exporter manuellement des emails depuis les clients les plus populaires.
Articles liés :