Guida introduttiva alle Prenotazioni su Website Builder

Sei un imprenditore che vende servizi? Stai promuovendo la tua attività tramite il tuo sito web? Perché non combinare le due cose e consentire ai clienti di prenotare i tuoi servizi online?

Ora offriamo una soluzione di prenotazione ideale per le piccole imprese individuali. Che tu abbia un parrucchiere, un'attività idraulica o offra corsi di coaching online, il componente aggiuntivo Prenotazioni consente ai clienti di prenotare i tuoi servizi direttamente tramite il tuo sito Website Builder. Basta attivare il componente aggiuntivo, configurare i servizi e la disponibilità e pubblicare la pagina Prenotazioni sul tuo sito web.

Una volta fatto ciò, i tuoi clienti potranno scegliere un servizio sul tuo sito web e prenotare appuntamenti, che puoi gestire facilmente nella dashboard delle prenotazioni. È così semplice. Continua a leggere questo articolo per saperne di più su come configurare il componente aggiuntivo e su come funziona.

Nota: Il componente aggiuntivo Prenotazioni è disponibile solo sui siti Website Builder con un piano Premium o Business + E-commerce. Se vuoi saperne di più sui nostri diversi piani di Website Builder, puoi leggere la nostra guida su cosa è incluso in ogni piano di Website Builder.

• Step 1 - Attiva il componente aggiuntivo Prenotazioni
• Step 2 - Trova la dashboard delle Prenotazioni
• Step 3 - Aggiungi la tua disponibilità
• Step 4 - Aggiungi i tuoi servizi
• Step 5 - Imposta la pagina Prenotazioni sul tuo sito web
• Step 6 - Pubblica le prenotazioni sul tuo sito web
• Step 7 - Gestisci le prenotazioni nella dashboard delle Prenotazioni
• Impostazioni aggiuntive per le tue Prenotazioni (Dashboard delle Prenotazioni)
• E-mail automatizzate a te e ai tuoi clienti
• Come può un cliente riprogrammare un appuntamento?

Step 1 - Attiva il componente aggiuntivo Prenotazioni

Lo strumento Prenotazioni è un componente aggiuntivo che deve essere attivato prima di poter essere utilizzato. Puoi farlo facilmente tramite la dashboard di Website Builder, dove puoi iniziare a usarlo con una prova gratuita di 30 giorni.

1. Vai alla pagina Prenotazioni nel menu a sinistra della dashboard di Website Builder. È inoltre possibile fare clic sull'icona Prova nel pop-up blu accanto alla scheda.
2. A questo punto verrà visualizzata una pagina con una descrizione dello strumento Prenotazioni. Nella casella nell'angolo in alto a destra, fai clic su Prova gratuita.
3. Clicca su Confermare per iniziare la prova di 30 giorni.

Nota: Il processo di configurazione potrebbe variare leggermente a seconda del tuo attuale piano Website Builder e indipendentemente dal fatto che tu abbia precedentemente eseguito una versione di prova di Premium o Business + E-commerce. Se vuoi provare Bookings in prova ma non sei sicuro di quali opzioni siano disponibili per te, non esitare a farlo contattando il nostro supporto. Siamo sempre felici di aiutarti.

Step 2 - Trova la dashboard delle Prenotazioni

Una volta che l'add-on è attivo, si dovrebbe essere automaticamente indirizzati al Dashboard delle prenotazioni. Qui è dove imposti i servizi che i tuoi clienti possono prenotare tramite il tuo sito web e gestisci le prenotazioni in arrivo. 

Puoi sempre accedere alla dashboard Prenotazioni cliccando sulla scheda Prenotazioni nel menu a sinistra della dashboard di Website Builder.

Step 3 - Aggiungi la tua disponibilità

Le Panoramica nella dashboard Prenotazioni elenca tre semplici passaggi di configurazione. Dopo aver completato queste operazioni, sarai pronto per accettare prenotazioni sul tuo sito web. 

Disponibilità generale

Inizia aggiungendo il periodo di tempo in cui lavorerai e offrirai i tuoi servizi.

1. Clicca su Aggiungi la tua disponibilità.
2. Sotto Disponibilità generale, Aggiungi il tuo orario di lavoro abituale. Si può Far scorrere l'interruttore accanto al giorno della settimana per aggiungere un giorno lavorativo standard come definito nelle impostazioni del sito web. Se desideri aggiungere una giornata lavorativa personalizzata, fai clic sull'icona a forma di matita accanto al giorno e aggiungi i timestamp di inizio e fine dai menu a discesa. Fai clic sull'icona + icona per aggiungere un'ulteriore fascia oraria per lo stesso giorno.
3. Clicca su Applica agli altri giorni e seleziona i giorni specifici se lavori con orari simili in giorni diversi.
4. Passa attraverso tutti i giorni fino a quando non hai mappato l'intera settimana. Tutti i giorni che lasci contrassegnati come Non disponibile saranno considerati i tuoi giorni di ferie regolari; I tuoi clienti non possono prenotare i tuoi servizi in questi giorni.
5. Fai clic su Salva.

Nota: Se modifichi l'orario di lavoro in un secondo momento, ciò non influirà sugli appuntamenti già prenotati.

Se hai del tempo libero al di fuori dei tuoi soliti giorni liberi

Se desideri aggiungere ore di assenza al di fuori di quelle abituali (ad esempio, se si è malati o se si va in vacanza), potrai fare anche questo. Nota bene che in questo modo si annulleranno le ore di lavoro standard (disponibilità generale) che sono state aggiunte.

1. Vai in fondo alla pagina e fai clic su Aggiungi tempo libero.
2. Aggiungi la data e, facoltativamente, un motivo per il le ore di assenza. Se sei libero solo una parte della giornata, puoi far scorrere su Tutto il giorno spostando il pulsante a sinistra su OFF. Questo ti permetterà di scegliere un intervallo di tempo per la giornata. Puoi anche aggiungere del tempo libero su più giorni; Aggiungi il tuo primo giorno libero nel primo campo e il tuo ultimo giorno libero nel secondo campo.
3. Fai clic sull'icona blu + Aggiungi ore di assenza se desideri aggiungere un altro giorno e/o ora.
4. Fai clic su Salva.

Step 4 - Aggiungi i tuoi servizi

Ora devi aggiungere i servizi che i clienti possono prenotare tramite il tuo sito web.

1. Torna alla pagina della Panoramica e fai clic su Aggiungi i tuoi servizi.
2. Ora sarai sulla pagina Servizi. Vedrai il modulo per l'aggiunta del tuo primo servizio. Puoi scegliere tra tre diversi tipi di servizio:
   
   - Sessione privata: Appuntamento per 1 persona.
   - Sessione di gruppo: Appuntamenti di gruppo che possono essere prenotati da chiunque (con la possibilità di consentire a una persona di prenotare per conto di più). Esempi di questo potrebbero essere lezioni di fitness, corsi di ceramica o un quiz da pub. Dovrai selezionare una data per questo tipo, in quanto può anche essere un evento una tantum.
   - Sessione privata di gruppo: Appuntamento privato per un gruppo, come un evento di team building, escape room o piste da bowling. Quando si prenota una sessione di gruppo privata, una persona deve prenotare per conto dell'intero gruppo.
   
   Se scegli una delle opzioni di gruppo, ti verrà chiesto di aggiungere il numero minimo e massimo di partecipanti consentiti per la prenotazione.
    
3. Aggiungi il servizio nome, descrizione, e immagine. Tutti e tre appariranno sul tuo sito web.
4. Aggiungi una durata. Questo definisce la durata dell'appuntamento, che si tratti di una sessione veloce di 30 minuti o di un evento di più giorni. Dal menu a discesa, è possibile selezionare un tempo a intervalli di 15 minuti; scegliere Più giornio inserisci un Durata personalizzata che si adatta al tuo servizio. Se selezioni "Più giorni", potrai impostare le date e gli orari specifici per l'evento.
5. Aggiungi un prezzo. Se stai creando una sessione di gruppo privata, devi scegliere se visualizzare un prezzo per persona o un prezzo di gruppo completo.
6. Aggiungi una data (Solo sessioni di gruppo).
7. Seleziona una posizione. Puoi scegliere tra sede fisica (il tuo indirizzo dalle Impostazioni), online (aggiungendo un link alla riunione) o Posizione del cliente (i clienti possono aggiungere il loro indirizzo al momento della prenotazione dell'appuntamento).
8. Fai clic su Salva.
9. A questo punto vedrai il tuo servizio nell'elenco nella pagina Servizi. Puoi aggiungere un altro servizio cliccando sul pulsante blu Aggiungi servizio nell'angolo in alto a destra.

Puoi gestire i tuoi servizi in qualsiasi momento. Sulla paginaServizi, fai clic sull'icona dei tre puntiniaccanto a un servizio per modificarlo, eliminarlo o duplicarlo. È inoltre possibile aprire un servizio esistente e utilizzare direttamente il pulsanteDuplica.

Step 5 - Imposta la pagina Prenotazioni sul tuo sito web

Ora devi aggiungere la pagina Prenotazioni sul tuo sito web.

1. Torna alla Panoramica nella dashboard delle prenotazioni.
2. Clicca su Pubblica sul sito. Questo ti porterà all'editor di Website Builder.
3. I tuoi servizi verranno aggiunti e presentati in una pagina separata del tuo sito. Per impostazione predefinita, questa pagina si chiamerà Prenota Ora, ma puoi sempre rinominarlo.
4. Se vuoi, puoi Regolare lo stile della tua pagina Prenotazioni. Per impostazione predefinita, si utilizzeranno le impostazioni globali del tuo modello, ma puoi, ad esempio, modificare l'intestazione o il carattere e lo sfondo della sezione. Puoi anche regolare il colore del testo e del pulsante del widget Prenotazioni: Seleziona il widget e fai clic sull'icona Modifica prenotazioni sopra di esso per procedere. Si aprirà un pannello delle proprietà in cui è possibile modificare lo stile.

Step 6 - Pubblica le prenotazioni sul tuo sito web

1. Controlla l’ Anteprima per assicurarti di essere soddisfatto di come apparirà la tua pagina Prenotazioni sul tuo sito.
2. Clicca su Pubblica nell'editor.
3. Questo è tutto! Ora sei pronto per ricevere prenotazioni tramite il tuo sito web.

Step 7 - Gestisci le prenotazioni nella dashboard delle prenotazioni

Una volta che i tuoi clienti avranno effettuato le prenotazioni, gli appuntamenti verranno visualizzati in un elenco sul Panoramica nella dashboard delle Prenotazioni.

1. Opzioni di filtro: Utilizza i filtri sopra l'elenco per personalizzare la tua panoramica. È possibile ordinare in base alla data o allo stato (imminente, annullato, completato).
2. Visualizzazione, modifica o annullamento: fare clic sull'icona icona dei tre puntini accanto a qualsiasi appuntamento per visualizzarne i dettagli, modificare, riprogrammare o Annulla esso. In qualità di amministratore, puoi apportare modifiche in qualsiasi momento, poiché le scadenze e le restrizioni degli appuntamenti che si applicano ai clienti non si applicano a te.
3. Creazione di appuntamenti: Per creare un appuntamento per conto di un cliente, fare clic sull'icona Crea appuntamento nell'angolo in alto a destra della pagina Panoramica. Compila tutti i dettagli richiesti, quindi conferma facendo clic su Crea appuntamento in fondo al modulo.

Impostazioni aggiuntive per le tue prenotazioni (Dashboard delle prenotazioni)

Nelle Impostazioni della dashboard delle prenotazioni, troverai impostazioni aggiuntive per personalizzare la gestione delle prenotazioni.

Sincronizzazione del calendario

Sincronizza il tuo Google Calendar con Prenotazioni per visualizzare gli appuntamenti nel tuo Google Calendar e blocca automaticamente le fasce orarie su Prenotazioni quando non sei disponibile. Puoi leggere di più su questa funzione in questa guida: Come faccio a sincronizzare le prenotazioni con il mio Google Calendar?

Impostazioni di prenotazione e cancellazione

• Imposta la scadenza per la cancellazione o la riprogrammazione: Imposta una scadenza per la quale i clienti possono annullare o riprogrammare un appuntamento (tramite l'e-mail di conferma).
• Imposta la scadenza della prenotazione: Indica quanto vicino a un appuntamento il cliente può prenotarlo.
• Limita le prenotazioni per le date future: Aggiungi un limite al periodo di tempo in cui è possibile effettuare prenotazioni nel futuro.

Impostazioni aziendali

Puoi aggiungere i dettagli della tua attività qui. Ricordati di tenerli aggiornati, poiché verranno utilizzati nell’ e-mail di prenotazione inviata ai clienti che prenotano appuntamenti.

Impostazioni internazionali

È possibile modificare la lingua utilizzata durante il processo di prenotazione, il Fuso orario E la valuta in cui i tuoi servizi verranno visualizzati sul tuo sito web.

E-mail automatica a te e ai tuoi clienti

Il componente aggiuntivo Prenotazioni include un flusso di e-mail automatizzato. Ciò significa che, ad esempio, non dovrai confermare manualmente un appuntamento una volta che il tuo cliente lo ha prenotato o ricordargli un appuntamento imminente. Tutto ciò verrà gestito automaticamente. 

Il flusso di posta elettronica include le seguenti e-mail:

Email al tuo cliente

• Conferma della prenotazione: Questa e-mail verrà attivata e inviata immediatamente ai tuoi clienti dopo che hanno prenotato un appuntamento. In esso troveranno i dettagli della prenotazione: data, ora, luogo/link alla riunionee il tuo numero di telefono. L'e-mail contiene Cancellazione e Riprogrammazione, che il cliente può utilizzare per annullare o riprogrammare l'appuntamento. Include anche un file ICS, che il cliente può utilizzare per aggiungere la prenotazione al proprio calendario.
  Si può invia nuovamente l'email di conferma in qualsiasi momento, ad esempio, dopo aver aggiornato i dettagli dell'appuntamento. Basta aprire il modulo di modifica dell'appuntamento, abilitare il Invia email di conferma e fare clic su Salvare per inviarlo nuovamente al tuo cliente.
• E-mail di promemoria: Questa e-mail verrà inviata 24 ore prima del Termine di cancellazione e riprogrammazione. Contiene gli stessi dettagli dell'appuntamento dell'e-mail di conferma della prenotazione. Se questa e-mail viene aperta entro il periodo di cancellazione/riprogrammazione, includerà anche i pulsanti Annulla e Riprogramma.
• Email di cancellazione (il cliente ha annullato): Se un cliente annulla un appuntamento, riceverà un'e-mail che conferma che l'appuntamento è stato annullato. Conterrà anche un link a cui il cliente può utilizzare per Prenotare un nuovo appuntamento.
• Email di cancellazione (hai cancellato): Se annulli un appuntamento nella dashboard delle prenotazioni, il tuo cliente riceve automaticamente un'e-mail che lo informa gentilmente che l'appuntamento è stato annullato. L'e-mail conterrà anche un link che possono utilizzare per Prenotare un nuovo appuntamento.
• Riprogramma l'e-mail: Se un cliente riprogramma il proprio appuntamento, riceverà un'e-mail con i dettagli del nuovo appuntamento in seguito.

E-mail per te

• Notifica di prenotazione: Quando qualcuno prenota un appuntamento, riceverai un'e-mail con tutti i dettagli della prenotazione e un link per visualizzare l'appuntamento nella dashboard delle prenotazioni. L'e-mail include anche un file ICS, che puoi utilizzare per aggiungere la prenotazione al tuo calendario.
• Email di cancellazione (il cliente ha annullato): Se un cliente annulla un appuntamento, riceverai un'e-mail che ti informa che l'appuntamento è stato annullato.
• Riprogramma l'e-mail: Se un cliente riprogramma il suo appuntamento, riceverai una notifica via e-mail.

Come può un cliente riprogrammare un appuntamento?

Il tuo cliente può riprogrammare il suo appuntamento in due modi: 

• Dalla schermata di conferma (se vuole riprogrammare subito dopo aver prenotato un appuntamento)
• Dall’email di conferma e-mail di promemoria .

In entrambi i casi, il cliente potrà cliccare sul pulsante Riprogramma in fondo alla pagina/e-mail che lo guiderà attraverso questo flusso:

1. Il cliente verrà reindirizzato al calendario delle prenotazioni. Sul lato destro, potrà vedere la sua ora corrente. Se clicca sulla data in cui vuole spostare l'appuntamento, potrà vedere le fasce orarie disponibili.
2. Dovrà fare clic su un nuova fascia oraria e fare clic su Conferma l'ora per riprogrammare l'appuntamento.

Nota: Quanto sopra è possibile solo se il cliente si trova ancora all'interno del Periodo di cancellazione/riprogrammazione che hai impostato. Se è troppo vicino all'orario dell'appuntamento, quando clicca sul pulsante, verrà reinviato a una pagina che mostra le informazioni sulla prenotazione e un messaggio che dice che non è più possibile apportare modifiche.

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