Come diventare più produttivi su Webmail

Il tempo è poco e devi fare di più in meno tempo. Webmail offre numerose funzioni intelligenti che ti aiuteranno a risparmiare tempo, a essere più produttivo e a semplificare la tua giornata. Questo articolo ti illustrerà diversi modi semplici per aumentare la tua produttività mentre lavori su Webmail.

• Crea alias e-mail
• Invia automaticamente le tue fatture a una cartella
• Usa i filtri per rimanere concentrato mentre lavori
• Usa una firma e-mail
• Utilizza un altro indirizzo e-mail per le newsletter
• Sii bravo a delegare e a inoltrare subito le e-mail
• Come gestire le e-mail quando sei molto impegnato
• Importa la vecchia corrispondenza dagli account precedenti

Crea alias e-mail

Un alias e-mail è un indirizzo di inoltro, il che significa che tutte le e-mail indirizzate all'alias vengono inoltrate a uno o più account specificati. L'alias in sé non dispone di una casella di posta in arrivo, non prevede un accesso e non può essere utilizzato per inviare e-mail.

Crea un alias nel tuo Pannello di controllo per un gruppo di contatti, ad esempio all-employees@mydomain.com, e aggiungi gli indirizzi e-mail pertinenti a quel gruppo. In questo modo, la comunicazione risulterà più semplice e tutti i membri dei diversi gruppi riceveranno le informazioni corrette. Ti ricordiamo che puoi creare un numero illimitato di alias e-mail nel tuo dominio.

Nota: non sai come creare un alias? Scopri come creare un alias e-mail dal tuo Pannello di controllo one.com seguendo questa guida: hrefhttps://help.one.com/hc/en-us/articles/115005586389-How-do-I-create-an-email-alias-hrefguide.

Invia automaticamente le tue fatture a una cartella

Organizza facilmente la tua casella di posta creando una cartella per i progetti e archivia automaticamente le e-mail in queste cartelle. Ad esempio, conserva tutte le fatture in un'unica cartella creando una cartella "Fatture".

Filtra la cartella "Fatture" creando un nuovo filtro con la parola "fattura" nell'oggetto. Le e-mail con la parola "fattura" nell'oggetto verranno automaticamente inserite in questa cartella.

All'interno di Webmail:

1. Clicca sull'icona Impostazioni nel menu a sinistra.
2. Vai a "Filtri di posta".
3. Fai clic su "Aggiungi filtro posta".
4. Nel campo "Oggetto", digita, ad esempio, "fattura".
5. Sotto "Fai così con i messaggi corrispondenti", clicca su "Sposta nella cartella".
6. Nel menu a tendina a destra, seleziona la cartella che hai creato per le fatture.

Usa i filtri per rimanere concentrato mentre lavori

Le e-mail possono essere indirizzate a una cartella specifica in base al loro contenuto. Grazie ai filtri, puoi reindirizzare le e-mail dei tuoi familiari e amici in un'altra cartella senza interferire con il tuo flusso di lavoro.

• How: come si crea un filtro in Webmail?

Puoi anche utilizzare un filtro per inoltrare automaticamente le e-mail del tuo capo o di importanti partner commerciali a una cartella specifica, in modo da organizzarle meglio.

Usa una firma e-mail

Aggiungendo una firma predefinita alle tue e-mail, ti assicurerai che tutte le tue e-mail si concludano con un saluto appropriato. Non è necessario digitare "Cordiali saluti" e il tuo nome alla fine di ogni e-mail che invii. Molte persone non utilizzano ancora le firme, anche se sappiamo che esistono praticamente sin dagli albori della posta elettronica. Get inizia a usarne una il prima possibile, se non lo hai già fatto.

Utilizza un altro indirizzo e-mail per le newsletter

Probabilmente ricevi ogni giorno decine di email di massa, newsletter e messaggi simili. Con un indirizzo dedicato alle newsletter sul tuo dominio, la tua casella di posta rimarrà pulita, così potrai concentrarti su ciò che conta davvero e lavorare senza distrazioni.

Sii bravo a delegare e a inoltrare subito le e-mail

Inoltrare un'e-mail tramite Webmail è semplicissimo. Non occuparti del contenuto di un'e-mail se c'è qualcun altro nella tua azienda che può occuparsi di quel compito specifico.

Come gestire le e-mail quando sei molto impegnato

Quando abbiamo molto da fare, le e-mail tendono ad accumularsi facilmente. In questi casi, può capitare di dimenticare messaggi importanti. Chiarisci le tue intenzioni ai tuoi contatti quando sei assente per altri impegni, anche se si tratta solo di poche ore. Ecco alcuni consigli:

1. Crea una cartella per le e-mail a cui devi rispondere in un secondo momento. Non pensarci finché non avrai tempo di rispondere. Puoi anche impostare delle regole per spostare automaticamente le e-mail provenienti da determinati mittenti o aziende in questa cartella "Rispondi più tardi".
2. Inoltra le tue e-mail agli altri colleghi mentre sei in ferie. In questo modo potrai rilassarti con la certezza che qualcun altro si occuperà delle questioni più importanti.
3. Imposta una risposta automatica alla tua e-mail mentre sei in ferie. Indica nella risposta automatica quando prevedi di poter leggere le e-mail e quando potranno aspettarsi una risposta.

Importa la vecchia corrispondenza dagli account precedenti

Molti di noi hanno altri account di posta elettronica che non usano più. Metti ordine e importa le vecchie e-mail dai tuoi account di posta elettronica precedenti che non utilizzi più. Le e-mail importate verranno inserite in una cartella separata.

Puoi importare le e-mail direttamente in Webmail, in questo modo:

1. Fai clic sull'icona Impostazioni.
2. Clicca su "Importa e-mail" nel menu a sinistra.
3. Clicca su Inizia.
4. Inserisci l'indirizzo e-mail da cui desideri importare i dati e fai clic su Avanti.
5. Inserisci la password dell'account da cui stai importando i dati, quindi fai clic su Avanti.
6. L'importazione delle e-mail dall'account di posta elettronica è in corso. A seconda delle dimensioni dell'account di posta elettronica da importare, l'operazione potrebbe richiedere fino a 2 giorni.

Nota: non è possibile importare le e-mail da un account inattivo o dallo stesso account di posta elettronica che in precedenza era ospitato presso un'altra azienda. È tuttavia possibile esportare manualmente le e-mail e importarle in Outlook o in un altro client di posta elettronica. La guida riportata di seguito illustra come esportare manualmente le e-mail dai servizi più diffusi.

• Come posso eseguire il backup delle mie e-mail in Outlook, Thunderbird o Apple Mail?

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