Come diventare più produttivi su Webmail

Il tempo è prezioso e hai bisogno di fare di più in meno tempo. Webmail dispone di molte funzionalità intelligenti che ti aiuteranno a risparmiare tempo, essere più produttivo e alleggerire la tua giornata. Questo articolo ti mostrerà molti modi semplici per essere più produttivo mentre lavori in Webmail.

• Usa Aida per scrivere email più velocemente
• Ottieni un riepilogo automatico delle email
• Crea alias per le email
• Invia automaticamente le tue fatture a una cartella
• Usa i filtri per rimanere concentrato mentre lavori
• Usa una firma e-mail
• Usa un altro indirizzo e-mail per le newsletter
• Sii bravo a delegare e inoltrare subito le e-mail
• Come puoi gestire le e-mail quando sei impegnato
• Importa la vecchia corrispondenza da account precedenti

Usa Aida per scrivere e-mail più velocemente

Ammettiamolo: scrivere e-mail può occupare più tempo della tua giornata di quanto vorresti. È esattamente per questo che Aida, il tuo assistente IA, è integrato direttamente in Webmail.

Iniziare è semplice: descrivi cosa vuoi che dica la tua e-mail e Aida si occuperà del resto, generando una bozza che puoi modellare come preferisci. Apri semplicemente un nuovo messaggio (o una risposta), inserisci la tua richiesta nella casella di testo in fondo alla finestra e lascia che Aida scriva. Non è ancora perfetta? Chiedi ad Aida di modificare ulteriormente la bozza. Sei soddisfatto? Premi Inserisci testo per inserirla direttamente nella tua e-mail, quindi rifiniscila con i tuoi tocchi personali.

Ottieni un riepilogo automatico delle e-mail

La funzione Riepilogo IA ti fornisce un breve riassunto di ogni e-mail che ricevi. È utile quando devi consultare rapidamente molte e-mail e ti aiuta a tenere traccia di quali e-mail contengono informazioni specifiche. Il riepilogo può anche dirti a colpo d'occhio se un'e-mail è urgente e richiede un'azione da parte tua.

Per generare un riepilogo, fai clic sul pulsante Genera accanto a Riepilogo IA vicino alla parte superiore dell'e-mail che desideri riassumere.

Crea alias e-mail

Un alias e-mail è un indirizzo di inoltro, il che significa che tutte le e-mail indirizzate all'alias vengono inoltrate a uno o più account specificati. L'alias in sé non ha una casella di posta, non ha accesso e non può essere utilizzato per inviare e-mail.

Crea un alias nel tuo Pannello di controllo per un gruppo di contatti, ad es. all-employees@mydomain.com e includi gli indirizzi e-mail pertinenti in quel gruppo. Di conseguenza, la comunicazione sarà più semplice e tutti i membri dei diversi gruppi riceveranno le informazioni corrette. Tieni presente che puoi creare un numero illimitato di alias e-mail nel tuo dominio.

Nota: Non sai come creare un alias? Scopri come creare un alias e-mail nel tuo Pannello di controllo one.com utilizzando questa guida.

Invia le tue fatture automaticamente a una cartella

Organizzati facilmente nella tua casella di posta creando una cartella per i progetti e fai archiviare automaticamente le e-mail in queste cartelle. Tieni tutte le fatture in una cartella, ad esempio, creando una cartella Fatture.

Filtra la cartella fatture creando un nuovo filtro con la parola fattura nella riga dell'oggetto. Sarà automaticamente inclusa in questa cartella se la riga dell'oggetto di un'e-mail contiene la parola Fattura.

All'interno di Webmail:

1. Clicca sull'icona Impostazioni nel menu a sinistra.
2. Vai su Filtri e-mail.
3. Fai clic su Aggiungi filtro e-mail.
4. Nel campo Oggetto, digita, ad esempio, "fattura".
5. Sotto Quindi esegui questa operazione con le e-mail corrispondenti, fai clic su Sposta nella cartella.
6. Nel menu a discesa a destra, scegli la cartella che hai creato per le fatture.

Usa i filtri per rimanere concentrato mentre lavori

Le e-mail possono essere inviate a una cartella specifica in base al loro contenuto. Utilizzando i filtri, puoi indirizzare le e-mail della tua famiglia e dei tuoi amici in un'altra cartella senza interferire con il tuo flusso di lavoro.

• Come creo un filtro in Webmail?

Puoi anche utilizzare un filtro per inoltrare automaticamente le e-mail del tuo capo o di importanti partner commerciali in una cartella particolare, consentendoti di organizzarle meglio.

Usa una firma e-mail

Aggiungendo una firma predefinita alle tue e-mail, ti assicurerai che tutte le tue e-mail terminino con un saluto appropriato. Non è necessario digitare "Cordiali saluti" e il tuo nome alla fine di ogni e-mail che invii. Molte persone devono ancora utilizzare le firme, anche se sappiamo che esistono quasi dall'inizio dell'e-mail. Inizia a usarne una il prima possibile se non l'hai già fatto.

Usa un altro indirizzo e-mail per le newsletter

Molto probabilmente ricevi decine di invii di massa, newsletter e messaggi e-mail simili ogni giorno. La tua posta in arrivo rimarrà pulita con un indirizzo dedicato alle newsletter nel tuo dominio, così potrai concentrarti su ciò che è più importante e lavorare indisturbato.

Sii bravo a delegare e inoltrare le e-mail immediatamente

È facile inoltrare un'e-mail tramite Webmail. Non lasciarti coinvolgere dal contenuto di un'e-mail se qualcun altro nella tua azienda può occuparsi di quello specifico compito.

Come puoi gestire le e-mail quando sei impegnato

Quando abbiamo molto da fare, è facile che le e-mail si accumulino. A quel punto può essere facile dimenticare e-mail essenziali. Imposta le aspettative per i tuoi contatti quando sei via a fare qualcos'altro, anche se solo per poche ore. Ecco alcuni suggerimenti:

1. Crea una cartella per le e-mail a cui è necessario rispondere in seguito. Dimentica queste e-mail finché non avrai tempo di iniziare a rispondere. Puoi anche impostare delle regole per inviare automaticamente le e-mail di determinate persone o aziende a questa cartella "rispondi in seguito".
2. Inoltra le tue e-mail ad altri dipendenti mentre sei in vacanza. Facendo così, potrai riposarti e assicurarti che qualcun altro si occupi delle questioni essenziali.
3. Imposta una risposta automatica alla tua e-mail mentre sei in ferie. Comunica loro in una risposta automatica quando prevedi di leggere le tue e-mail e quando possono aspettarsi una risposta.

Importa la vecchia corrispondenza da account precedenti

Molti di noi hanno altri account e-mail che non usano più. Organizzati e importa le vecchie e-mail da account e-mail precedenti che non utilizzi. Le e-mail importate saranno incluse in una cartella separata.

Puoi importare le e-mail direttamente nella Webmail, in questo modo:

1. Fai clic sull'icona Impostazioni.
2. Fai clic su Importa e-mail nel menu a sinistra.
3. Clicca su Inizia.
4. Inserisci l'account email da cui vuoi importare e fai clic su Avanti.
5. Inserisci la password dell'account email per l'account da cui stai importando e fai clic su Avanti.
6. L'importazione delle e-mail dall'account e-mail è in corso. A seconda delle dimensioni dell'account e-mail da cui stai importando, il processo può richiedere fino a 2 giorni.

Nota: Non è possibile importare le e-mail da un account inattivo o dallo stesso account e-mail precedentemente ospitato presso un'altra azienda. Le e-mail possono, tuttavia, essere esportate manualmente e importate in Outlook o in un altro client e-mail. La guida qui sotto ti mostra come esportare manualmente le e-mail dai client più diffusi.

• Come posso eseguire il backup delle mie e-mail in Outlook, Thunderbird o Apple Mail?

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