Als klant heb je misschien wel eens meegemaakt dat je een belangrijke e-mail naar iemand stuurde om er vervolgens achter te komen dat deze in de spam-map bij de ontvanger terecht is gekomen. Dit kan frustrerend zijn en miscommunicatie of vertragingen in de communicatie veroorzaken. In dit artikel leggen we uit waarom e-mails die je naar anderen verzendt in spam terechtkomen en hoe je dit kunt voorkomen.
- Waarom komen e-mails die je naar anderen verzendt in spam terecht?
- Hoe voorkom je dat jouw e-mails in spam terechtkomen?
Opmerking: Het is belangrijk om te weten dat e-mailproviders geavanceerde algoritmen gebruiken om e-mails te filteren en te bepalen welke echt zijn en welke spam. Deze algoritmen evolueren voortdurend, en wat in het verleden werkte, werkt vandaag misschien niet meer.
Waarom komen e-mails die je naar anderen verzendt in spam terecht?
Net als e-mails die je ontvangt, kunnen ook e-mails die je verzendt in de spam-map van de ontvanger terechtkomen. De redenen hiervoor kunnen verschillen. Hieronder noemen we enkele van de meest voorkomende redenen waarom dit gebeurt:
- De inhoud van de e-mail activeert spamfilters: De meeste e-mailproviders hebben filters om hun gebruikers te beschermen tegen ongevraagde of kwaadwillende e-mails. Als deze filters worden geactiveerd op de inhoud van de e-mail, kan jouw e-mail gemarkeerd worden als spam.
- De e-mail is verzonden vanaf een verdacht domein: Als een e-mail is verzonden vanaf een domein met een slechte reputatie of in het verleden in verband is gebracht met spam, is de kans groter dat deze als spam wordt gemarkeerd.
- Er worden te veel e-mails verzonden: Als je te veel e-mails naar dezelfde ontvanger verzendt of te vaak e-mails verzendt, kunnen de e-mails als spam worden gemarkeerd.
- Er ontbreken essentiële elementen in de e-mail: Als de e-mail fundamentele aspecten mist, zoals een duidelijk onderwerp, een goede begroeting of een handtekening, kan de e-mail als spam worden gemarkeerd.
- De e-mail bevat verdachte of schadelijke inhoud: Als de e-mail verdachte of kwaadwillende inhoud bevat, zoals links naar phishingwebsites of malware, is de kans groot dat deze als spam wordt gemarkeerd.
- De e-mail heeft een hoge spamscore: Spamfilters gebruiken algoritmen om voor elke e-mail een spamscore te berekenen. De score van een e-mail zorgt ervoor dat het als spam gemarkeerd wordt, als deze een bepaalde drempelwaarde overschrijdt.
Tip: Je kunt op deze pagina controleren of de e-mail die je hebt verzonden een hoge spamscore heeft.
Hoe voorkom je dat jouw e-mails in spam terechtkomen?
Als je wilt voorkomen dat je e-mail in de spam terechtkomt, zijn er verschillende stappen die je kunt nemen. Hier noemen we er een aantal:
- Gebruik een duidelijke en herkenbare afzendernaam en e-mailadres: Zorg ervoor dat de naam en het e-mailadres van de afzender herkenbaar zijn en jouw merk of organisatie weerspiegelen. Dit helpt ontvangers om je e-mails te identificeren en verkleint de kans dat je e-mails als spam worden gemarkeerd.
- Gebruik een toepasselijke onderwerpregel: Gebruik een onderwerpregel die relevant is voor de inhoud van de e-mail en niet frauduleus of misleidend is.
- Vermijd het gebruik van spam-triggerwoorden: Gebruik geen woorden die vaak worden gebruikt in spam-e-mails, zoals "gratis”, "tijdelijke aanbieding” of "reageer nu”. Het gebruik van te veel van deze woorden kan spamfilters activeren en ervoor zorgen dat je e-mail als spam wordt gemarkeerd.
- Gebruik een professioneel e-mail template: Gebruik een professioneel e-mailtemplate die overzichtelijk en gemakkelijk te lezen is. Vermijd het gebruik van te veel afbeeldingen of te veel opmaak, omdat hierdoor de e-mail eruit kan zien als een spambericht.
- Vermijd hoofdletters of te veel uitroeptekens: Als je alleen hoofdletters of te veel uitroeptekens gebruikt, kan de e-mail eruitzien als een spambericht. Gebruik ze spaarzaam en alleen als dat nodig is.
- Zorg voor een duidelijke en zichtbare afmeldlink: Als je nieuwsbrieven verzendt, voeg dan een duidelijke en zichtbare afmeldlink toe in je e-mail. Hierdoor kunnen ontvangers zich uitschrijven van de e-maillijst als ze je e-mails niet meer willen ontvangen.
- Verifieer je e-mail: Verifiëren houdt in dat een e-mail afkomstig is van een legitieme afzender. Er bestaan verschillende methoden voor e-mailverificatie, zoals SPF, DKIM en DMARC. Volg de stappen in deze handleiding om deze records in te stellen.
Opmerking: Wanneer je de nameservers en mailservers van one.com gebruikt, wordt DKIM automatisch geactiveerd op het domein, hiervoor hoef je niets te doen. Alle e-mails die je vanaf je domein verzendt, worden automatisch verzonden met een digitale, versleutelde handtekening.
Gerelateerde artikelen: