Tijd is schaars en je moet meer doen in minder tijd. Webmail heeft veel slimme functies waarmee je tijd kunt besparen, productiever kunt zijn en je dag overzichtelijker kunt maken. In dit artikel vind je een aantal eenvoudige manieren om productiever te werken met Webmail.
- E-mailaliassen maken
- Stuur facturen automatisch naar een map
- Gebruik filters om geconcentreerd te blijven tijdens het werk
- Gebruik een e-mailhandtekening
- Gebruik een ander e-mail adres voor nieuwsbrieven
- Wees goed in het delegeren en direct doorsturen van e-mails
- Hoe beheer je e-mails als je het druk hebt?
- Importeer oude correspondentie van vorige accounts
E-mailaliassen maken
Een e-mailalias is een doorstuuradres, wat betekent dat alle e-mails die aan de alias zijn geadresseerd, worden doorgestuurd naar één of meer opgegeven e-mailaccounts. De alias zelf heeft geen inbox, geen login en kan niet worden gebruikt om e-mails te verzenden.
Maak een alias in het configuratiescherm voor een groep contacten, bijv. alle-medewerkers@mijndomein.nl en neem de relevante e-mailadressen op in die groep. Hierdoor wordt de communicatie makkelijker en ontvangen alle leden van de verschillende groepen de juiste informatie. Je kunt een onbeperkt aantal e-mailaliassen op een domein aanmaken.
Opmerking: Weet je niet hoe je een alias aanmaakt? Door middel van deze handleiding leer je hoe je een e-mailalias aanmaakt in het one.com configuratiescherm.
Stuur facturen automatisch naar een map
Organiseer eenvoudig je inbox door een map voor projecten te maken en e-mails automatisch naar deze mappen te laten archiveren. Bewaar bijvoorbeeld alle facturen in één map door een map Facturen aan te maken.
Filter de map factuur door een nieuw filter te maken met het woord factuur in de onderwerpregel. Een e-mail zal automatisch in deze map worden opgenomen als de onderwerpregel het woord "Factuur" bevat.
In Webmail:
- Klik op het pictogram voor Instellingen in het menu aan de linkerkant.
- Ga naar E-mailfilters.
- Klik op E-mailfilter toevoegen
- In het veld Onderwerp typ je bijvoorbeeld "factuur".
- Onder Voer onderstaande taak uit met mails die voldoen aan de vereisten:, klik op Verplaats naar map.
- Kies in het dropdown menu aan de rechterkant de map die je voor de facturen hebt aangemaakt.
Gebruik filters om geconcentreerd te blijven tijdens het werk
E-mails kunnen op basis van hun inhoud naar een specifieke map worden verzonden. Met behulp van filters kun je e-mails van familie en vrienden naar een andere map doorsturen zonder je workflow te verstoren.
Je kunt ook een filter gebruiken om e-mails van je baas of belangrijke zakenpartners automatisch door te sturen naar een bepaalde map, zodat je deze beter kunt ordenen.
Gebruik een e-mailhandtekening
Door een standaardhandtekening aan e-mails toe te voegen, zorg je ervoor dat alle e-mails eindigen met een goede begroeting. Het is niet nodig om "Met vriendelijke groeten" en je naam te typen aan het einde van elke e-mail die je verstuurt. Veel mensen gebruiken nog geen handtekeningen, hoewel we weten dat ze al bestaan sinds het begin van e-mail. Ga hier mee aan de slag als je dat nog niet doet.
Gebruik een ander e-mail adres voor nieuwsbrieven
Waarschijnlijk ontvang je dagelijks tientallen massamailings, nieuwsbrieven en soortgelijke e-mailberichten. Je inbox blijft schoon met een speciaal nieuwsbriefadres in je domein, zodat je je kunt concentreren op het belangrijkste en ongestoord kunt werken.
Wees goed in het delegeren en direct doorsturen van e-mails
Het is eenvoudig om een e-mail door te sturen via Webmail. Jij hoeft je niet bezig te houden met de inhoud van een e-mail als iemand anders in je bedrijf aan die specifieke taak kan werken.
Hoe beheer je e-mails als je het druk hebt?
Als we veel te doen hebben, kunnen e-mails zich gemakkelijk opstapelen. Daardoor kan een belangrijke e-mail snel vergeten worden. Stel verwachtingen voor je contacten wanneer je iets anders aan het doen bent, ook al is het maar voor een paar uur. Hier zijn enkele tips:
- Maak een map voor e-mails die later beantwoord moeten worden. Vergeet deze e-mails totdat je tijd hebt om ze te beantwoorden. Je kunt ook regels instellen om e-mails van bepaalde personen of bedrijven automatisch naar deze map "Later beantwoorden" te sturen.
- Stuur e-mails door naar andere medewerkers terwijl jij op vakantie bent. Op die manier kun jij ongestoord uitrusten en ben je er zeker van dat iemand anders de belangrijkste zaken oppakt.
- Stel een automatisch antwoord op je e-mail in terwijl je met verlof bent. Vertel in een automatisch antwoord wanneer je e-mails verwacht te lezen en wanneer ze een reactie kunnen verwachten.
Importeer oude correspondentie van vorige accounts
Velen van ons hebben andere e-mailaccounts die we niet meer gebruiken. Breng hier orde in en importeer oude e-mails van eerdere e-mailaccounts die je niet gebruikt. De geïmporteerde e-mails worden in een aparte map opgenomen.
Je kunt e-mails als volgt rechtstreeks in Webmail importeren:
- Klik op het pictogram voor Instellingen.
- Klik op E-mails importeren in het menu aan de linkerkant.
- Klik op Aan de slag.
- Voer het e-mailaccount in waar je uit wilt importeren en klik op Volgende.
- Voer het wachtwoord in voor het account van waaruit je importeert en klik op Volgende.
- Het importeren van e-mail uit het e-mailaccount is begonnen. Afhankelijk van de grootte van het e-mailaccount dat je importeert, kan dit tot 2 dagen duren.
Opmerking: Je kunt geen e-mails importeren van een inactief account of van hetzelfde e-mailaccount dat eerder door een andere povider werd gehost. E-mails kunnen echter handmatig worden geëxporteerd en daarna geïmporteerd in Outlook of een ander e-mailprogramma. Onderstaande handleiding laat zien hoe je handmatig e-mails kunt exporteren van de meest populaire, zogenoemde, e-mailclients.
Gerelateerde artikelen: