Hvordan bli mer produktiv i Webmail
Tiden er knapp, og du må gjøre mer på kortere tid. Webmail har mange smarte funksjoner som hjelper deg med å spare tid, bli mer produktiv og få en ryddigere hverdag. Denne artikkelen viser mange enkle måter å bli mer produktiv på mens du jobber i Webmail.
- Bruk Aida til å skrive e-poster raskere
- Få et automatisk sammendrag av e-poster
- Opprett e-postaliaser
- Send fakturaene dine automatisk til en mappe
- Bruk filtre for å holde fokus mens du jobber
- Bruk en e-postsignatur
- Bruk en annen e-postadresse for nyhetsbrev
- Vær flink til å delegere og videresende e-poster med en gang
- Hvordan du kan håndtere e-poster når du har det travelt
- Importer gammel korrespondanse fra tidligere kontoer
Bruk Aida til å skrive e-poster raskere
La oss være ærlige – det å skrive e-poster kan ta opp mer av dagen din enn du ønsker. Det er nettopp derfor Aida, din AI-assistent, er innebygd direkte i Webmail.
Det er enkelt å komme i gang: Beskriv hva du vil at e-posten skal si, så tar Aida seg av resten og genererer et utkast som du kan forme akkurat slik du vil. Bare åpne en ny melding (eller et svar), skriv inn forespørselen din i tekstfeltet nederst i vinduet, og la Aida gjøre skrivingen. Ikke helt riktig ennå? Be Aida om å justere utkastet ytterligere. Fornøyd med det? Trykk på Sett inn tekst for å sette det rett inn i e-posten din, og finpuss det deretter med dine egne personlige detaljer.
Få et automatisk sammendrag av e-poster
AI-sammendrag-funksjonen gir deg et kort sammendrag av alle e-poster du mottar. Dette er nyttig når du raskt må gå gjennom mange e-poster, og det hjelper deg med å holde oversikt over hvilke e-poster som inneholder spesifikk informasjon. Sammendraget kan også fortelle deg med et raskt blikk om en e-post er tidssensitiv og krever handling fra din side.
For å generere et sammendrag, klikk på Generer-knappen ved siden av AI-sammendrag nær toppen av e-posten du vil oppsummere.
Opprett e-postaliaser
Et e-postalias er en videresendingsadresse, noe som betyr at alle e-poster adressert til aliaset videresendes til én eller flere angitte kontoer. Selve aliaset har ingen innboks, ingen pålogging og kan ikke brukes til å sende e-poster.
Opprett et alias i kontrollpanelet ditt for en gruppe kontakter, f.eks. all-employees@mydomain.com, og inkluder de relevante e-postadressene i den gruppen. Som et resultat vil kommunikasjonen bli enklere, og alle medlemmene i de ulike gruppene vil motta riktig informasjon. Vær oppmerksom på at du kan opprette et ubegrenset antall e-postaliaser i domenet ditt.
Merk: Vet du ikke hvordan du oppretter et alias? Lær hvordan du oppretter et e-postalias i one.com-kontrollpanelet ditt ved hjelp av denne guiden.
Send fakturaene dine automatisk til en mappe
Få enkel oversikt i innboksen din ved å opprette en mappe for prosjekter og få e-poster arkivert automatisk i disse mappene. Hold alle fakturaene i én mappe, for eksempel ved å opprette en Faktura-mappe.
Filtrer fakturamappen ved å opprette et nytt filter med ordet faktura i emnelinjen. Den vil automatisk bli inkludert i denne mappen hvis emnelinjen i en e-post inneholder ordet Faktura.
Inne i Webmail:
- Klikk på ikonet for Innstillinger i menyen til venstre.
- Gå til E-postfiltre.
- Klikk på Legg til e-postfilter.
- I feltet Emne, skriv inn for eksempel "faktura".
- Under Gjør deretter dette med e-poster som samsvarer, klikk på Flytt til mappe.
- I rullegardinmenyen til høyre velger du mappen du har opprettet for fakturaene.
Bruk filtre for å holde fokus mens du jobber
E-poster kan sendes til en bestemt mappe basert på innholdet deres. Ved å bruke filtre kan du rute e-poster fra familie og venner til en annen mappe uten at det forstyrrer arbeidsflyten din.
Du kan også bruke et filter for å automatisk videresende e-poster fra sjefen din eller viktige forretningspartnere til en bestemt mappe, slik at du kan organisere dem bedre.
Bruk en e-postsignatur
Ved å legge til en standardsignatur i e-postene dine, sikrer du at alle e-postene dine avsluttes med en skikkelig hilsen. Det er unødvendig å skrive «Med vennlig hilsen» og navnet ditt nederst i hver e-post du sender. Mange har ennå ikke tatt i bruk signaturer, selv om vi har visst at de eksisterer nesten helt siden e-posten oppstod. Kom i gang med å bruke en så snart som mulig hvis du ikke allerede har gjort det.
Bruk en annen e-postadresse for nyhetsbrev
Du mottar mest sannsynlig dusinvis av masseutsendelser, nyhetsbrev og lignende e-postmeldinger daglig. Innboksen din vil forbli ryddig med en dedikert nyhetsbrevadresse i domenet ditt, slik at du kan fokusere på det som er viktigst og jobbe uforstyrret.
Vær flink til å delegere og videresende e-poster med en gang
Det er enkelt å videresende en e-post via Webmail. Ikke involver deg i innholdet i en e-post hvis noen andre i bedriften din kan jobbe med den spesifikke oppgaven.
Hvordan du kan håndtere e-poster når du har det travelt
Når vi har mye å gjøre, er det lett for at e-poster hoper seg opp. Da kan det være lett å glemme viktige e-poster. Sett forventninger til kontaktene dine når du er opptatt med noe annet, selv om det bare er for noen få timer. Her er noen tips:
- Opprett en mappe for e-poster som må besvares senere. Glem disse e-postene til du har tid til å begynne å svare. Du kan også sette opp regler for å automatisk sende e-poster fra gitte personer eller selskaper til denne «besvares senere»-mappen.
- Videresend e-postene dine til andre ansatte mens du er på ferie. På den måten kan du slappe av og være trygg på at noen andre tar hånd om viktige saker.
- Sett opp et automatisk svar på e-posten din mens du er borte. Fortell dem i et automatisk svar når du forventer å lese e-postene dine, og når de kan forvente et svar.
Importer gammel korrespondanse fra tidligere kontoer
Mange av oss har andre e-postkontoer vi ikke bruker lenger. Få oversikt og importer gamle e-poster fra tidligere e-postkontoer du ikke bruker. De importerte e-postene vil bli inkludert i en egen mappe.
Du kan importere e-poster direkte til Webmail, slik:
- Klikk Innstillinger-ikonet.
- Klikk på Importer e-poster i menyen til venstre.
- Klikk på Kom i gang.
- Skriv inn e-postkontoen du vil importere fra og klikk på Neste.
- Skriv inn e-postpassordet for kontoen du importerer fra, og klikk på Neste.
- E-postimporten fra e-postkontoen pågår. Avhengig av størrelsen på e-postkontoen du importerer, kan dette ta opptil 2 dager.
Merk: Du kan ikke importere e-poster fra en inaktiv konto eller fra den samme e-postkontoen som tidligere var hostet hos et annet selskap. E-postene kan imidlertid eksporteres og importeres manuelt til Outlook eller en annen e-postklient. Guiden nedenfor viser hvordan du manuelt eksporterer e-poster fra de mest populære e-posttjenestene.
Relaterte artikler: