Hvordan bli mer produktiv i Webmail

Tiden er knapp, og du må få gjort mer på kortere tid. Webmail har mange smarte funksjoner som hjelper deg å spare tid, bli mer produktiv og få bedre oversikt over arbeidsdagen. I denne artikkelen viser vi deg mange enkle måter å bli mer produktiv på når du jobber i Webmail.

• Opprett e-postaliaser
• Send fakturaene dine automatisk til en mappe
• Bruk filtre for å holde fokus mens du jobber
• Bruk en e-postsignatur
• Bruk en annen e-postadresse for nyhetsbrev
• Vær flink til å delegere og videresende e-poster med en gang
• Slik håndterer du e-post når du har det travelt
• Importer gammel korrespondanse fra tidligere kontoer

Opprett e-postaliaser

Et e-postalias er en videresendingsadresse, noe som betyr at alle e-poster adressert til aliaset videresendes til en eller flere angitte kontoer. Aliaset har i seg selv ingen innboks, ingen pålogging og kan ikke brukes til å sende e-post.

Opprett et alias i kontrollpanelet for en gruppe kontakter, f.eks. all-employees@mydomain.com, og legg til de aktuelle e-postadressene i denne gruppen. Dette vil gjøre kommunikasjonen enklere, og alle medlemmer i de ulike gruppene vil motta riktig informasjon. Vær oppmerksom på at du kan opprette et ubegrenset antall e-postaliaser i domenet ditt.

Merk: Vet du ikke hvordan du oppretter et alias? Les hvordan du oppretter et e-postalias i one.com-kontrollpanelet ved å følge denne veiledningen: hrefhttps://help.one.com/hc/en-us/articles/115005586389-How-do-I-create-an-email-alias-hrefguide.

Send fakturaene dine automatisk til en mappe

Få lett oversikt i innboksen din ved å opprette mapper for ulike prosjekter, slik at e-postene automatisk arkiveres i disse mappene. Oppbevar for eksempel alle fakturaene i én mappe ved å opprette en «Fakturaer»-mappe.

Filtrer mappen «Faktura» ved å opprette et nytt filter med ordet «faktura» i emnelinjen. E-poster vil automatisk bli lagt til i denne mappen hvis emnelinjen inneholder ordet «Faktura».

Om Webmail:

1. Klikk på Innstillinger-ikonet i menyen til venstre.
2. Gå til E-postfiltre.
3. Klikk på «Legg til e-postfilter».
4. Skriv for eksempel «faktura» i feltet «Emne».
5. Under «Gjør dette med e-poster som samsvarer» klikker du på «Flytt til mappe».
6. I rullegardinmenyen til høyre velger du mappen du har opprettet for fakturaene.

Bruk filtre for å holde fokus mens du jobber

E-poster kan sendes til en bestemt mappe basert på innholdet. Ved hjelp av filtre kan du omdirigere e-poster fra familie og venner til en annen mappe uten at det forstyrrer arbeidsflyten din.

• How Hvordan oppretter jeg et filter i Webmail?

Du kan også bruke et filter til å videresende e-poster fra sjefen din eller viktige forretningspartnere automatisk til en bestemt mappe, slik at du kan holde bedre orden på dem.

Bruk en e-postsignatur

Ved å legge til en standardsignatur i e-postene dine, sikrer du at alle e-postene dine avsluttes med en passende hilsen. Det er unødvendig å skrive «Med vennlig hilsen» og navnet ditt på slutten av hver eneste e-post du sender. Mange bruker fortsatt ikke signaturer, selv om vi har visst at de finnes nesten helt siden e-postens begynnelse. Get begynte å bruke en så snart som mulig hvis du ikke allerede har gjort det.

Bruk en annen e-postadresse for nyhetsbrev

Du mottar sannsynligvis dusinvis av masseutsendelser, nyhetsbrev og lignende e-postmeldinger hver dag. Med en egen nyhetsbrevadresse på ditt domene holder du innboksen ryddig, slik at du kan konsentrere deg om det viktigste og jobbe uforstyrret.

Vær flink til å delegere og videresende e-poster med en gang

Det er enkelt å videresende en e-post via webmail. Ikke bry deg med innholdet i en e-post hvis noen andre i bedriften kan ta seg av den aktuelle oppgaven.

Slik håndterer du e-post når du har det travelt

Når vi har mye å gjøre, hoper e-postene seg lett opp. Da kan det være lett å overse viktige e-poster. Gi kontaktene dine beskjed om hva de kan forvente når du er opptatt med andre ting, selv om det bare er i noen timer. Her er noen tips:

1. Opprett en mappe for e-poster som du må svare på senere. Glem disse e-postene helt til du får tid til å svare. Du kan også opprette regler som automatisk flytter e-poster fra bestemte personer eller firmaer til denne «svar senere»-mappen.
2. Videresend e-postene dine til andre ansatte mens du er på ferie. På den måten kan du slappe av og være trygg på at noen andre tar seg av viktige saker.
3. Sett opp et automatisk svar på e-posten din mens du er på ferie. Oppgi i det automatiske svaret når du forventer å kunne lese e-postene dine og når de kan forvente svar.

Importer gammel korrespondanse fra tidligere kontoer

Mange av oss har e-postkontoer vi ikke bruker lenger. Få orden på tingene og importer gamle e-poster fra tidligere e-postkontoer du ikke bruker lenger. De importerte e-postene vil bli plassert i en egen mappe.

Du kan importere e-poster direkte til Webmail på følgende måte:

1. Klikk på Innstillinger-ikonet.
2. Klikk på «Importer e-poster» i menyen til venstre.
3. Klikk på Kom i gang.
4. Skriv inn e-postkontoen du vil importere fra, og klikk på Neste.
5. Skriv inn e-postpassordet for kontoen du importerer fra, og klikk på «Neste».
6. Importen av e-post fra e-postkontoen pågår. Avhengig av størrelsen på e-postkontoen du importerer, kan dette ta opptil to dager.

Merk: Du kan ikke importere e-poster fra en inaktiv konto eller fra den samme e-postkontoen som tidligere var hos et annet selskap. E-postene kan imidlertid eksporteres manuelt og importeres manuelt til Outlook eller en annen e-postklient. Veiledningen nedenfor viser deg hvordan du manuelt eksporterer e-poster fra de mest populære tjenestene.

• Hvordan kan jeg ta backup av e-postene mine i Outlook, Thunderbird eller Apple Mail?

Relaterte artikler:

• Hvordan jobbe tryggere med Webmail
• Hvordan logger jeg på Webmail?