Hvordan bli mer produktiv i Webmail

Webmail har funksjoner som kan hjelpe deg med å spare tid og holde orden på e-posten. Her finner du flere måter å jobbe mer effektivt på i Webmail.

• Bruk Aida til å skrive e-poster raskere
• Få et automatisk sammendrag av e-poster
• Opprett og bruk e-postmaler
• Opprett e-postaliaser
• Send fakturaene dine automatisk til en mappe
• Bruk filtre for å holde fokus mens du jobber
• Bruk en e-postsignatur
• Bruk en annen e-postadresse for nyhetsbrev
• Bli flink til å delegere og videresende e-poster med en gang
• Hvordan du kan håndtere e-poster når du har det travelt
• Importer gammel korrespondanse fra tidligere kontoer

Vil du få tilgang til Webmail på telefonen din? Last ned one.com Mail-appen for å lese og administrere e-postene dine når som helst, hvor som helst.

Bruk Aida til å skrive e-poster raskere

Det kan ta tid å skrive e-poster. Aida er en AI-assistent som er innebygd i Webmail og kan hjelpe deg med å skrive dem.

Beskriv hva e-posten skal inneholde, så lager Aida et utkast som du kan redigere. Åpne en ny melding eller et svar, og skriv inn forespørselen i tekstfeltet nederst i vinduet. Hvis utkastet ikke passer, kan du be Aida om å endre det. Klikk på **Sett inn tekst** for å legge utkastet inn i e-posten, og rediger det ved behov.

Få et automatisk sammendrag av e-poster

Funksjonen **AI-sammendrag** gir deg et kort sammendrag av e-poster du mottar. Det er nyttig når du raskt må gå gjennom mange e-poster og finne ut hvilke som inneholder bestemt informasjon. Sammendraget kan også vise om en e-post haster og krever at du gjør noe.

Klikk på **Generer** ved siden av **AI-sammendrag** øverst i e-posten du vil oppsummere.

Opprett og bruk e-postmaler

Spar tid ved å gjøre e-postutkast om til maler du kan bruke på nytt.

Slik oppretter du en mal:

1. Skriv e-posten slik du vil lagre den. Klikk deretter på dokumentikonet nederst til høyre i skrivevinduet i Webmail.
2. Klikk på **Lagre utkast som mal**.
3. Gi malen et navn.
4. Klikk på **Lagre**.

Slik bruker du en mal:

1. Klikk på dokumentikonet nederst til høyre i skrivevinduet i Webmail.
2. Velg en mal blant de **nylig brukte malene**, eller klikk på **Vis alle maler**. Hvis du klikker på **Vis alle maler**, velger du malen fra listen i vinduet. Malen legges da inn i den tomme e-posten.

Du kan også legge til og redigere maler i Webmail. Gå til **Innstillinger** → **E-postmaler**.

Tips: Vil du legge til maler raskt? Fortell AI-skriveassistenten Aida hva du vil ha med, så hjelper den deg med å lage et utkast på få sekunder.

Opprett e-postaliaser

Et e-postalias er en videresendingsadresse, noe som betyr at alle e-poster adressert til aliaset videresendes til én eller flere angitte kontoer. Selve aliaset har ingen innboks, ingen pålogging og kan ikke brukes til å sende e-poster.

Opprett et alias for en gruppe kontakter, for eksempel all-employees@mydomain.com, i one.com Kontrollpanel. Legg til de relevante e-postadressene i gruppen. Da blir det enklere å sende riktig informasjon til alle i gruppen. Du kan opprette et ubegrenset antall e-postaliaser på domenet ditt.

Merk: Hvis du trenger hjelp til å opprette et alias, kan du lese veiledningen om hvordan du oppretter et e-postalias i one.com Kontrollpanel.

Send fakturaene dine automatisk til en mappe

Hold orden i innboksen ved å opprette mapper for prosjekter og bruke filtre til å arkivere e-poster automatisk i riktig mappe. Du kan for eksempel samle alle fakturaer i en egen mappe.

Opprett et nytt filter som ser etter ordet «invoice» i emnefeltet, og velg fakturamappen som mål. E-poster med «Invoice» i emnefeltet legges da automatisk i denne mappen.

I Webmail:

1. Klikk på **Innstillinger**-ikonet i menyen til venstre.
2. Gå til **E-postfiltre**.
3. Klikk på **Legg til e-postfilter**.
4. Skriv for eksempel «invoice» i feltet **Emne**.
5. Under **Gjør deretter dette med e-poster som samsvarer** klikker du på **Flytt til mappe**.
6. I rullegardinmenyen til høyre velger du mappen du har opprettet for fakturaene.

Bruk filtre for å holde fokus mens du jobber

E-poster kan sendes til en bestemt mappe basert på innholdet. Ved å bruke filtre kan du sende e-poster fra familie og venner til en annen mappe uten at det forstyrrer arbeidsflyten din.

• Hvordan lager jeg et filter i Webmail?

Du kan også bruke et filter til å automatisk flytte e-poster fra sjefen din eller viktige forretningspartnere til en bestemt mappe, slik at du kan organisere dem bedre.

Bruk en e-postsignatur

Når du legger til en standardsignatur i e-postene dine, avsluttes alle med en passende hilsen. Du trenger ikke skrive «Med vennlig hilsen» og navnet ditt på slutten av hver e-post. Mange bruker fortsatt ikke signaturer, selv om de har eksistert nesten siden e-posten ble oppfunnet. Hvis du ikke allerede bruker en signatur, kan du komme i gang med en.

Bruk en annen e-postadresse for nyhetsbrev

Du mottar mest sannsynlig dusinvis av masseutsendelser, nyhetsbrev og lignende e-postmeldinger daglig. Innboksen din vil holde seg ryddig med en egen adresse for nyhetsbrev på domenet ditt, slik at du kan fokusere på det som er viktigst og jobbe uforstyrret.

Deleger og videresend e-poster med en gang

Det er enkelt å videresende e-post via Webmail. Hvis noen andre i bedriften kan ta seg av oppgaven, videresend e-posten i stedet for å behandle den selv.

Hvordan du kan håndtere e-poster når du har mye å gjøre

Når vi har mye å gjøre, kan e-poster lett hope seg opp. Da er det lett å glemme viktige e-poster. Gi kontaktene dine beskjed om når de kan forvente svar hvis du er opptatt med andre oppgaver, selv om det bare er i noen timer. Her er noen tips:

1. Opprett en mappe for e-poster som må besvares senere. La disse e-postene ligge til du har tid til å svare. Du kan også sette opp regler som automatisk flytter e-poster fra bestemte personer eller selskaper til mappen «svar senere».
2. Videresend e-postene dine til andre ansatte mens du er på ferie. Da kan du ta fri og vite at noen andre tar seg av viktige saker.
3. Sett opp et automatisk svar på e-posten din mens du er borte. Oppgi i autosvaret når du forventer å lese e-postene, og når avsenderne kan forvente svar.

Importer gammel korrespondanse fra tidligere kontoer

Mange har e-postkontoer de ikke lenger bruker. Importer gamle e-poster fra disse kontoene for å samle korrespondansen din. De importerte e-postene legges i en egen mappe.

Du kan importere e-poster direkte til Webmail, slik:

1. Klikk på **Innstillinger**-ikonet.
2. Klikk på **Importer e-poster** i menyen til venstre.
3. Klikk på Kom i gang.
4. Skriv inn e-postkontoen du vil importere fra og klikk på **Neste**.
5. Skriv inn e-postpassordet for kontoen du importerer fra, og klikk på **Neste**.
6. E-postimporten fra e-postkontoen pågår. Avhengig av størrelsen på e-postkontoen du importerer, kan dette ta opptil 2 dager.

Merk: Du kan ikke importere e-poster fra en inaktiv konto eller fra den samme e-postkontoen som tidligere var driftet hos et annet selskap. E-postene kan imidlertid eksporteres manuelt og deretter importeres til Outlook eller en annen e-postklient. Veiledningen nedenfor viser deg hvordan du manuelt eksporterer e-poster fra de mest populære e-postklientene.

• Hvordan kan jeg ta backup av e-postene mine i Outlook, Thunderbird eller Apple Mail?

Relaterte artikler:

• Hvordan jobbe tryggere med Webmail
• Hvordan logger jeg på Webmail?