Hur du blir mer produktiv i Webbmail

Du kan spara tid när du arbetar med e-post. Webbmail har funktioner som hjälper dig att skriva och hantera e-postmeddelanden effektivare. I den här artikeln får du flera sätt att arbeta effektivare i Webbmail.

• Använd Aida för att skriva e-postmeddelanden snabbare
• Få en automatisk sammanfattning av e-postmeddelanden
• Skapa och använd e-postmallar
• Skapa e-postalias
• Skicka dina fakturor automatiskt till en mapp
• Använd filter för att hålla fokus medan du arbetar
• Använd en e-postsignatur
• Använd en annan e-postadress för nyhetsbrev
• Bli bra på att delegera och vidarebefordra e-postmeddelanden direkt
• Hur du kan hantera e-postmeddelanden när du har mycket att göra
• Importera gammal korrespondens från tidigare konton

Vill du komma åt Webbmail på din telefon? Ladda ner one.com Mail-appen för att läsa och hantera dina e-postmeddelanden när som helst, var som helst.

Använd Aida för att skriva e-postmeddelanden snabbare

Det kan ta tid att skriva e-postmeddelanden. Därför finns AI-assistenten Aida i Webbmail.

Beskriv vad du vill ha med i e-postmeddelandet så skapar Aida ett utkast som du kan ändra. Öppna ett nytt meddelande (eller ett svar), skriv vad du behöver i textrutan längst ner i fönstret och låt Aida skapa ett utkast. Behöver du ändra något? Be Aida justera utkastet. Är du nöjd? Klicka på **Infoga text** för att infoga utkastet i e-postmeddelandet och gör sedan eventuella egna ändringar.

Få en automatisk sammanfattning av e-postmeddelanden

Funktionen AI-sammanfattning ger dig en kort sammanfattning av vilket e-postmeddelande du än tar emot. Det är praktiskt när du snabbt behöver gå igenom många e-postmeddelanden och hjälper dig att hålla koll på vilka meddelanden som innehåller specifik information. Sammanfattningen kan också hjälpa dig att snabbt se om ett e-postmeddelande är brådskande och kräver att du vidtar åtgärder.

För att skapa en sammanfattning klickar du på knappen Generera bredvid AI-sammanfattning högst upp i det e-postmeddelande du vill sammanfatta.

Skapa och använd e-postmallar

Spara tid genom att göra om e-postutkast till mallar som du kan återanvända.

Så här skapar du en mall:

1. Skriv ditt e-postmeddelande så som du vill spara det. Klicka sedan på **dokumentikonen** längst ner till höger i meddelandefönstret i Webbmail.
2. Klicka på **Spara utkast som mall**.
3. Ge mallen ett namn.
4. Klicka på Spara.

Så här använder du en mall:

1. Klicka på **dokumentikonen** längst ner till höger i meddelandefönstret i Webbmail.
2. Välj en mall bland dina **nyligen använda mallar** eller klicka på **Visa alla mallar**. Om du klickar på **Visa alla mallar** väljer du en mall i listan för att infoga den i det tomma e-postmeddelandet.

Du kan också lägga till och redigera mallar i Webbmail under **Inställningar** → **E-postmallar**.

Tips: Vill du skapa mallar snabbare? Beskriv för AI-assistenten Aida vad utkastet ska innehålla så hjälper Aida dig att skriva det.

Skapa e-postalias

Ett e-postalias är en vidarebefordringsadress, vilket innebär att alla e-postmeddelanden som skickas till aliaset vidarebefordras till ett eller flera angivna konton. Själva aliaset har ingen inkorg, ingen inloggning och kan inte användas för att skicka e-post.

Skapa ett alias i kontrollpanelen för en grupp kontakter, till exempel all-employees@mydomain.com, och lägg till gruppens e-postadresser. Då kan du skicka information till alla i gruppen via en enda adress. Obs: Du kan skapa ett obegränsat antal e-postalias på din domän.

Obs: Behöver du hjälp med att skapa ett alias? Läs om hur du skapar ett e-postalias i kontrollpanelen på one.com i den här guiden.

Skicka dina fakturor automatiskt till en mapp

Skapa mappar för olika projekt och använd filter för att automatiskt flytta e-postmeddelanden till rätt mapp. Du kan till exempel samla e-postmeddelanden med fakturor i en mapp som heter Fakturor.

Skapa ett nytt filter med ordet ”faktura” i ämnesraden för mappen Fakturor. E-postmeddelanden vars ämnesrad innehåller ordet ”faktura” flyttas då automatiskt till mappen.

I Webbmail:

1. Klicka på **inställningsikonen** i menyn till vänster.
2. Gå till **E-postfilter**.
3. Klicka på **Lägg till e-postfilter**.
4. Skriv till exempel ”faktura” i fältet **Ämne**.
5. Under **Gör sedan detta med e-postmeddelanden som matchar** klickar du på **Flytta till mapp**.
6. Välj mappen du skapade för fakturorna i rullgardinsmenyn till höger.

Använd filter för att hålla fokus medan du arbetar

E-postmeddelanden kan skickas till en specifik mapp baserat på deras innehåll. Genom att använda filter kan du dirigera e-post från familj och vänner till en annan mapp utan att störa ditt arbetsflöde.

• Hur skapar jag ett filter i Webbmail?

Du kan också använda ett filter för att automatiskt flytta e-post från din chef eller viktiga affärspartner till en viss mapp, så att du lättare kan organisera den.

Använd en e-postsignatur

Genom att lägga till en standardsignatur i dina e-postmeddelanden ser du till att alla dina e-postmeddelanden avslutas med en hälsning. Du behöver inte skriva "Med vänlig hälsning" och ditt namn i slutet av varje e-postmeddelande. Många använder fortfarande inte signaturer, trots att vi har känt till dem nästan sedan e-postens början. Börja använda en signatur så snart som möjligt om du inte redan gör det.

Använd en annan e-postadress för nyhetsbrev

Du får troligtvis dussintals massutskick, nyhetsbrev och liknande e-postmeddelanden dagligen. Med en särskild adress för nyhetsbrev på din domän håller du inkorgen ren, så att du kan fokusera på det som är viktigast och arbeta ostört.

Delegera och vidarebefordra e-post direkt

Det är enkelt att vidarebefordra ett e-postmeddelande via Webbmail. Lägg inte tid på ett e-postmeddelande om någon annan i din verksamhet kan ta hand om uppgiften.

Hur du kan hantera e-post när du är upptagen

När du har mycket att göra är det lätt att e-posten hopar sig. Då kan du lätt glömma viktiga e-postmeddelanden. Var tydlig med vad dina kontakter kan förvänta sig när du är upptagen med annat, även om det bara är i några timmar. Här är några tips:

1. Skapa en mapp för e-postmeddelanden som behöver besvaras senare. Låt meddelandena ligga där tills du har tid att svara. Du kan också ställa in regler som automatiskt skickar e-post från vissa personer eller företag till mappen ”svara senare”.
2. Vidarebefordra din e-post till andra anställda medan du är på semester. Genom att göra detta kan du vila och säkerställa att någon annan tar hand om viktiga ärenden.
3. Ställ in ett autosvar för din e-post medan du är ledig. Ange i autosvaret när du räknar med att läsa din e-post och när dina kontakter kan förvänta sig ett svar.

Importera gammal korrespondens från tidigare konton

Många av oss har andra e-postkonton som vi inte använder längre. Få ordning på e-posten och importera gamla e-postmeddelanden från tidigare konton som du inte använder. De importerade e-postmeddelandena hamnar i en separat mapp.

Du kan importera e-post direkt till Webbmail, så här:

1. Klicka på ikonen **Inställningar**.
2. Klicka på **Importera e-post** i menyn till vänster.
3. Klicka på Kom igång.
4. Ange e-postkontot du vill importera från och klicka på **Nästa**.
5. Ange e-postlösenordet för kontot du importerar från och klicka på **Nästa**.
6. E-postimporten från e-postkontot pågår. Beroende på storleken på e-postkontot du importerar kan detta ta upp till 2 dagar.

Obs: Du kan inte importera e-post från ett inaktivt konto eller från samma e-postkonto som tidigare fanns hos ett annat företag. E-postmeddelandena kan dock exporteras manuellt och sedan importeras till Outlook eller en annan e-postklient. Guiden nedan visar hur du exporterar e-post manuellt från de vanligaste e-postklienterna.

• Hur gör jag backup på min e-post i Outlook, Thunderbird eller Apple Mail?

Relaterade artiklar:

• Hur du arbetar säkrare med Webbmail
• Hur loggar jag in på Webbmail?