Hur du blir mer produktiv i Webbmail

Tiden är knapp, och du måste hinna med mer på kortare tid. Webmail har många smarta funktioner som hjälper dig att spara tid, bli mer produktiv och få bättre ordning på din dag. I den här artikeln visar vi flera enkla sätt att öka din produktivitet när du arbetar i Webmail.

• Skapa e-postalias
• Skicka dina fakturor automatiskt till en mapp
• Använd filter för att hålla fokus när du arbetar
• Använd en e-postsignatur
• Använd en annan e-postadress för nyhetsbrev
• Var duktig på att delegera och vidarebefordra e-postmeddelanden direkt
• Så här hanterar du e-post när du har fullt upp
• Importera gammal korrespondens från tidigare konton

Skapa e-postalias

Ett e-postalias är en vidarebefordringsadress, vilket innebär att alla e-postmeddelanden som skickas till aliaset vidarebefordras till ett eller flera angivna konton. Aliaset i sig har ingen inkorg, ingen inloggning och kan inte användas för att skicka e-post.

Skapa ett alias i kontrollpanelen för en grupp kontakter, t.ex. all-employees@mydomain.com, och lägg till de relevanta e-postadresserna i den gruppen. På så sätt blir kommunikationen enklare och alla medlemmar i de olika grupperna får rätt information. Observera att du kan skapa ett obegränsat antal e-postalias för din domän.

Obs! Vet du inte hur man skapar ett alias? Läs mer om hur du skapar ett e-postalias i din one.com-kontrollpanel via den här länken: hrefhttps://help.one.com/hc/en-us/articles/115005586389-How-do-I-create-an-email-alias-hrefguide.

Skicka dina fakturor automatiskt till en mapp

Få ordning på din inkorg genom att skapa mappar för olika projekt och låta e-postmeddelanden automatiskt arkiveras i dessa mappar. Samla till exempel alla fakturor i en mapp genom att skapa en mapp som heter ”Fakturor”.

Filtrera mappen ”faktura” genom att skapa ett nytt filter med ordet ”faktura” i ämnesraden. E-postmeddelanden med ordet ”faktura” i ämnesraden kommer automatiskt att läggas till i den här mappen.

Inuti webbmail:

1. Klicka på ikonen Inställningar i menyn till vänster.
2. Gå till E-postfilter.
3. Klicka på Lägg till e-postfilter.
4. Skriv till exempel ”faktura” i fältet Ämne.
5. Under ”Gör sedan så här med e-postmeddelanden som uppfyller kriterierna” klickar du på ”Flytta till mapp”.
6. Välj den mapp som du har skapat för fakturorna i rullgardinsmenyn till höger.

Använd filter för att hålla fokus när du arbetar

E-postmeddelanden kan sorteras till en viss mapp utifrån innehållet. Med hjälp av filter kan du vidarebefordra e-postmeddelanden från familj och vänner till en annan mapp utan att det stör ditt arbetsflöde.

• How, hur skapar jag ett filter i Webmail?

Du kan också använda ett filter för att automatiskt vidarebefordra e-postmeddelanden från din chef eller viktiga affärspartners till en viss mapp, så att du kan organisera dem bättre.

Använd en e-postsignatur

Genom att lägga till en standardsignatur i dina e-postmeddelanden ser du till att alla dina e-postmeddelanden avslutas med en korrekt hälsning. Det är onödigt att skriva ”Med vänliga hälsningar” och ditt namn i slutet av varje e-postmeddelande du skickar. Många använder fortfarande inte signaturer, trots att vi har vetat att de finns nästan ända sedan e-postens begynnelse. Get börja använda en så snart som möjligt om du inte redan gör det.

Använd en annan e-postadress för nyhetsbrev

Du får förmodligen dussintals massutskick, nyhetsbrev och liknande e-postmeddelanden varje dag. Med en särskild nyhetsbrevadress på din domän håller du din inkorg ren, så att du kan fokusera på det viktigaste och arbeta ostört.

Var duktig på att delegera och vidarebefordra e-postmeddelanden direkt

Det är enkelt att vidarebefordra ett e-postmeddelande via webbmail. Lägg inte tid på innehållet i ett e-postmeddelande om någon annan på företaget kan ta hand om just den uppgiften.

Så här hanterar du e-post när du har fullt upp

När vi har mycket att göra är det lätt att e-postmeddelandena hopar sig. Då kan det lätt hända att man glömmer bort viktiga meddelanden. Informera dina kontakter om vad de kan förvänta sig när du är upptagen med annat, även om det bara är några timmar. Här är några tips:

1. Skapa en mapp för e-postmeddelanden som du behöver svara på senare. Glöm bort dessa meddelanden tills du har tid att börja svara. Du kan också ställa in regler så att e-postmeddelanden från vissa personer eller företag automatiskt skickas till mappen ”svara senare”.
2. Vidarebefordra dina e-postmeddelanden till andra medarbetare när du är på semester. På så sätt kan du koppla av och samtidigt se till att någon annan tar hand om viktiga ärenden.
3. Ställ in ett automatiskt svar på din e-post medan du är ledig. Ange i det automatiska svaret när du beräknar att hinna läsa dina e-postmeddelanden och när de kan förvänta sig ett svar.

Importera gammal korrespondens från tidigare konton

Många av oss har e-postkonton som vi inte använder längre. Få ordning på saker och ting genom att importera gamla e-postmeddelanden från tidigare e-postkonton som du inte använder längre. De importerade e-postmeddelandena placeras i en separat mapp.

Du kan importera e-postmeddelanden direkt till Webmail på följande sätt:

1. Klicka på ikonen Inställningar.
2. Klicka på ”Importera e-postmeddelanden” i menyn till vänster.
3. Klicka på Kom igång.
4. Ange det e-postkonto som du vill importera från och klicka på Nästa.
5. Ange e-postlösenordet för det konto du importerar från och klicka på Nästa.
6. Importen av e-postmeddelanden från e-postkontot pågår. Beroende på storleken på det e-postkonto som importeras kan detta ta upp till två dagar.

Obs! Du kan inte importera e-postmeddelanden från ett inaktivt konto eller från samma e-postkonto som tidigare hanterades av ett annat företag. E-postmeddelandena kan dock exporteras manuellt och importeras manuellt till Outlook eller ett annat e-postprogram. I guiden nedan beskrivs hur du manuellt exporterar e-postmeddelanden från de vanligaste tjänsterna.

• Hur gör jag backup på min e-post i Outlook, Thunderbird eller Apple Mail?

Relaterade artiklar:

• Hur du arbetar säkrare med Webbmail
• How, hur loggar jag in på webbmailen?