Sådan bliver du mere produktiv i Webmail

Tiden er knappe, og du skal gøre mere på mindre tid. Webmail har mange smarte funktioner, der hjælper dig med at spare tid, være mere produktiv og forkæle din dag. Denne artikel viser mange nemme måder at være mere produktiv på, mens du arbejder i Webmail.

• Opret e-mailaliasser
• Send dine fakturaer automatisk til en mappe
• Brug filtre til at forblive fokuseret, mens du arbejder
• Brug en e-mailsignatur
• Brug en anden e-mailadresse til nyhedsbreve
• Vær god til at delegere og videresende e-mails med det samme
• Sådan kan du administrere e-mails, når du er optaget
• Importér gammel korrespondance fra tidligere konti

Opret e-mailaliasser

Et e-mailalias er en videresendelsesadresse, hvilket betyder, at alle e-mails, der adresseres til aliasset, videresendes til en eller flere specificerede konti. Selve aliasset har ingen indbakke, intet login og kan ikke bruges til at sende e-mails.

Opret et alias i dit kontrolpanel for en gruppe kontakter, f.eks. all-employees@mydomain.com, og inkluder de relevante e-mailadresser i den gruppe. Som et resultat vil kommunikation blive nemmere, og alle medlemmer af de forskellige grupper vil modtage de korrekte oplysninger. Bemærk, at du kan oprette et ubegrænset antal e-mailaliasser på dit domæne.

Bemærk: Ved du ikke, hvordan du opretter et alias? Lær, hvordan du opretter et e-mailalias i dit one.com-kontrolpanel ved hjælp af denne vejledning.

Send dine fakturaer automatisk til en mappe

Hold nemt styr på tingene i din indbakke ved at oprette en mappe til projekter, og få e-mails arkiveret automatisk i disse mapper. Hold alle fakturaer i én mappe, f.eks. ved at oprette en Faktura-mappe.

Filtrere mappen faktura ved at oprette et nyt filter med ordet faktura i emnelinjen. Det vil automatisk blive inkluderet i denne mappe, hvis emnelinjen i en e-mail indeholder ordet faktura.

I Webmail:

1. Klik på Indstillinger-ikonet i menuen til venstre.
2. Gå til Mailfiltre.
3. Klik på Tilføj mailfilter.
4. I feltet Emne skal du indtaste f.eks. "faktura".
5. Under Gør derefter følgende med mails, der matcher, skal du klikke på flyt til mappe.
6. I rullemenuen til højre skal du vælge den mappe, du har oprettet til fakturaerne.

Brug filtre til at forblive fokuseret, mens du arbejder

E-mails kan sendes til en bestemt mappe baseret på deres indhold. Ved hjælp af filtre kan du rute e-mails fra din familie og dine venner til en anden mappe uden at forstyrre din arbejdsgang.

• Hvordan opretter jeg et filter i Webmail?

Du kan også bruge et filter til automatisk at videresende e-mails fra din chef eller vigtige forretningspartnere til en bestemt mappe, så du kan organisere dem bedre.

Brug en e-mailsignatur

Ved at tilføje en standardsignatur til dine e-mails sikrer du, at alle dine e-mails slutter med en ordentlig hilsen. Det er unødvendigt at skrive "Hejl" og dit navn i slutningen af hver e-mail, du sender. Mange mennesker er endnu ikke i stand til at bruge signaturer, selvom vi har kendt til, at de har eksisteret næsten siden e-mailens begyndelse. Kom i gang med at bruge en så hurtigt som muligt, hvis du ikke allerede har gjort det.

Brug en anden e-mailadresse til nyhedsbreve

Du modtager sandsynligvis mange masserevisninger, nyhedsbreve og lignende e-mails dagligt. Din indbakke forbliver ren med en dedikeret nyhedsbrevadresse i dit domæne, så du kan fokusere på det vigtigste og arbejde uden forstyrrelser.

Vær god til at delegere og videresende e-mails med det samme

Det er nemt at videresende en e-mail via Webmail. Bliv ikke involveret i indholdet af en e-mail, hvis nogen anden i din virksomhed kan arbejde med den specifikke opgave.

Sådan kan du administrere e-mails, når du er optaget

Når vi har meget at gøre, er det nemt for e-mails at samle sig op. Så kan det være let at glemme vigtige e-mails. Indstil forventninger til dine kontakter, når du er væk og laver noget andet, selvom det kun er for et par timer. Her er nogle tips:

1. Opret en mappe til e-mails, der skal besvares på senere. Glem disse e-mails, indtil du har tid til at begynde at svare. Du kan også angive regler for automatisk at sende e-mails fra bestemte personer eller virksomheder til denne "svar til senere"-mappe.
2. Videresend dine e-mails til andre medarbejdere, mens du er på ferie. Ved at gøre dette kan du hvile dig og sikre dig, at nogen anden tager vigtige spørgsmål.
3. Indstil et autosvar på din e-mail, mens du er på ferie. Fortæl dem i et autoresvar, hvornår du kan forvente at læse dine e-mails, og hvornår de kan forvente et svar.

Importér gammel korrespondance fra tidligere konti

Mange af os har andre e-mailkonti, som vi ikke bruger længere. Få tingene organiseret, og importér gamle e-mails fra tidligere e-mailkonti, du ikke bruger. De importerede e-mails vil blive inkluderet i en separat mappe.

Du kan importere e-mails direkte til Webmail på denne måde:

1. Klik på Indstillinger-ikonet.
2. Klik på Importér e-mails i menuen til venstre.
3. Klik på Kom i gang.
4. Indtast den e-mailkonto, du vil importere fra, og klik på Næste.
5. Indtast e-mail-adgangskoden til den konto, du importerer fra, og klik på Næste.
6. Importen af e-mails fra e-mailkontoen er i gang. Afhængigt af størrelsen på den e-mailkonto, du importerer, kan processen tage op til 2 dage.

Bemærk: Du kan ikke importere e-mails fra en inaktiv konto eller fra den samme e-mailkonto, der tidligere var hostet i en anden virksomhed. E-mails kan dog eksporteres manuelt og importeres til Outlook eller en anden e-mailklient manuelt. Nedenstående vejledning viser dig, hvordan du manuelt eksporterer e-mails fra de mest populære.

• Hvordan kan jeg tage backup af mine e-mails i Outlook, Thunderbird eller Apple Mail?

Relaterede artikler:

• Sådan arbejder du mere sikkert med Webmail
• Hvordan logger jeg på Webmail?