Sie haben viel zu erledigen, aber viel zu wenig Zeit dafür? Optimieren Sie Ihren Workflow. Webmail hat viele intelligente Funktionen, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen, produktiver zu sein und Ihren Tag zu entrümpeln. In diesem Artikel werden viele simple Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie das Arbeiten in Webmail produktiver gestalten können.
- E-Mail-Aliase erstellen
- Rechnungen automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben
- Verwenden Sie Filter, für einen effizienteren Workflow
- Verwenden Sie eine E-Mail-Signatur
- Eine eigene E-Mail-Adresse für Newsletter verwenden
- Zeit Sparen und E-Mails direkt weiterleiten
- E-Mails automatisch verwalten, wenn Sie beschäftigt sind
- Alte Korrespondenz aus früheren Mailkonten importieren
E-Mail-Aliase erstellen
Ein E-Mail-Alias ist eine E-Mail-Adresse, die allein der Weiterleitung dient. Sie bestimmen im Vorfeld mindestens eine Zieladresse, von der Sie die E-Mails abrufen möchten. Alias-Adressen verfügen über kein eigenes Postfach und keine Zugangsdaten und lassen sich nicht als Absender nutzen.
Erstellen Sie in Ihrem Kontrollpanel einen Alias für eine Gruppe von Kontakten, z. B. all-employees@mydomain.com, und fügen Sie die entsprechenden E-Mail-Adressen in diese Gruppe ein. Dadurch wird die Kommunikation einfacher, und alle Mitglieder der verschiedenen Gruppen erhalten die richtigen Informationen. Und das Beste ist - Sie können eine unbegrenzte Anzahl von E-Mail-Aliasnamen in Ihrer Domain erstellen.
Hinweis: Sie wissen nicht, wie man einen Alias erstellt? In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie einen E-Mail-Alias in Ihrem one.com-Kontrollpanel erstellen .
Rechnungen automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben
Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang, indem Sie einen Ordner für Projekte erstellen und E-Mails automatisch in diesen Ordnern archivieren lassen. Legen Sie z. B. alle Rechnungen in einem Ordner ab, indem Sie einen Ordner "Rechnungen" erstellen.
Filtern Sie den Ordner "Rechnungen", indem Sie einen neuen Filter mit dem Wort Rechnung in der Betreffzeile erstellen. Er wird automatisch in diesen Ordner aufgenommen, wenn die Betreffzeile einer E-Mail das Wort "Rechnung" enthält.
In Webmail:
- Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol im Menü auf der linken Seite.
- Gehen Sie zu E-Mail-Filter.
- Klicken Sie auf E-Mail-Filter hinzufügen
- Geben Sie in das Feld Betreff z. B. "Rechnung" ein.
- Klicken Sie unter Folgendes mit E-Mails übereinstimmen: auf In Ordner verschieben.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü auf der rechten Seite den Ordner, den Sie für die Rechnungen erstellt haben.
Verwenden Sie Filter, für einen effizienteren Workflow
E-Mails können je nach Inhalt in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Mithilfe von Filtern können Sie E-Mails von Ihrer Familie und Ihren Freunden an einen anderen Ordner weiterleiten, ohne Ihren Arbeitsablauf zu beeinträchtigen.
Sie können auch einen Filter verwenden, um E-Mails von Ihrem Vorgesetzten oder wichtigen Geschäftspartnern automatisch an einen bestimmten Ordner weiterzuleiten, damit Sie diese besser organisieren können.
Verwenden Sie eine E-Mail-Signatur
Wenn Sie Ihren E-Mails eine Standardsignatur hinzufügen, stellen Sie sicher, dass alle Ihre E-Mails mit einer angemessenen Verabschiedung enden. Es ist unnötig, am Ende jeder E-Mail, die Sie versenden, "Mit freundlichen Grüßen" und Ihren Namen jedesmal aufs Neue zu tippen. Viele Menschen verwenden noch keine Signaturen, obwohl wir wissen, dass es sie fast seit den Anfängen der E-Mail gibt. Fangen Sie so bald wie möglich damit an, wenn Sie es nicht ohnehin schon getan haben.
Eine eigene E-Mail-Adresse für Newsletter verwenden
Wahrscheinlich erhalten Sie täglich Dutzende von Massenmails, Newslettern und ähnlichen E-Mail-Nachrichten. Mit einer eigenen Newsletter-Adresse in Ihrer Domain bleibt Ihr Posteingang sauber, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und ungestört arbeiten können.
Zeit Sparen und E-Mails direkt weiterleiten
Es ist einfach, eine E-Mail über Webmail weiterzuleiten. Kümmern Sie sich nicht um den Inhalt einer E-Mail, wenn jemand anderes in Ihrem Unternehmen diese spezielle Aufgabe übernehmen kann.
E-Mails automatisch verwalten, wenn Sie beschäftigt sind
Wenn viel zu tun ist, kann es leicht passieren, dass sich die E-Mails stapeln. Dann kommt es natürlich auch schnell vor, dass man wichtige Mails vergisst. Managen Sie die Erwartungen Ihrer Kontakte, wenn Sie unterwegs sind, auch wenn es nur ein paar Stunden sind. Hier sind einige Tipps:
- Legen Sie einen Ordner für E-Mails an, die später beantwortet werden müssen. Bis Sie Zeit haben diese Mails zu beantworten, können Sie sie einfach vergessen und Ihre Energie auf etwas Anderes konzentrieren. Zusätzlich können auch Regeln festlegen, um E-Mails von bestimmten Personen oder Unternehmen automatisch in diesen "Später beantworten"-Ordner zu verschieben.
- Leiten Sie Ihre E-Mails an andere Mitarbeiter weiter, während Sie im Urlaub sind. Auf diese Weise können Sie sich ausruhen und sicherstellen, dass sich jemand anderes um wichtige Angelegenheiten kümmert.
- Stellen Sie eine automatische Antwort auf Ihre E-Mails ein, während Sie im Urlaub sind. Teilen Sie ihnen in einer automatischen Antwort mit, wann diese E-Mails wahrscheinlich gelesen wird und wann Ihre Empfänger eine Antwort erwarten können.
Alte Korrespondenz aus früheren Mailkonten importieren
Viele von uns haben andere E-Mail-Konten, die wir nicht mehr nutzen. Bringen Sie Ordnung in die Sache und importieren Sie alte E-Mails aus früheren E-Mail-Konten, die Sie nicht mehr verwenden. Die importierten E-Mails werden in einem separaten Ordner abgelegt.
Sie können E-Mails wie folgt direkt in Webmail importieren:
- Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol.
- Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf E-Mails importieren.
- Klicken Sie auf Loslegen.
- Geben Sie das E-Mail-Konto ein, von dem Sie importieren möchten und klicken Sie auf Weiter.
- Geben Sie das E-Mail-Passwort für das Konto ein, von dem Sie importieren möchten, und klicken Sie auf Weiter.
- Der E-Mail-Import aus dem E-Mail-Konto ist nun im Gange. Je nach Größe des E-Mail-Kontos, das Sie importieren, kann dies bis zu 2 Tage dauern.
Hinweis: Es ist nicht möglich E-Mails von einem inaktiven Konto oder von demselben E-Mail-Konto zu importieren, das zuvor in einem anderen Unternehmen gehostet wurde. Die E-Mails können jedoch manuell exportiert und manuell in Outlook oder einen anderen E-Mail-Client importiert werden. In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie E-Mails aus den gängigsten Konten manuell exportieren können.
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