Verbessern Sie Ihre Produktivität in Webmail

Die Zeit ist knapp und Sie müssen mehr in kürzerer Zeit erledigen. Webmail verfügt über viele intelligente Funktionen, mit denen Sie Zeit sparen, produktiver arbeiten und Ihren Tag übersichtlicher gestalten können. Dieser Artikel zeigt viele einfache Möglichkeiten, produktiver zu arbeiten, während Sie in Webmail arbeiten.

• E-Mail-Alias erstellen
• Ihre Rechnungen automatisch an einen Ordner senden
• Nutzen Sie Filter, um während der Arbeit konzentriert zu bleiben
• E-Mail-Signatur verwenden
• Eine andere E-Mail-Adresse für Newsletter verwenden
• E-Mails sofort gut delegieren und weiterleiten
• Wie Sie E-Mails verwalten können, wenn Sie beschäftigt sind
• Alte Korrespondenz aus früheren Konten importieren

E-Mail-Alias erstellen

Ein E-Mail-Alias ist eine Weiterleitungsadresse, d. h. alle an den Alias adressierten E-Mails werden an ein oder mehrere bestimmte Konten weitergeleitet. Der Alias selbst hat keinen Posteingang, keine Anmeldung und kann nicht zum Versenden von E-Mails verwendet werden.

Erstellen Sie in Ihrem Kontrollpanel einen Alias für eine Gruppe von Kontakten, z. B. all-employees@mydomain.com, und fügen Sie die relevanten E-Mail-Adressen in diese Gruppe ein. Als Ergebnis wird die Kommunikation einfacher und alle Mitglieder der verschiedenen Gruppen erhalten die richtigen Informationen. Bitte beachten Sie, dass Sie eine unbegrenzte Anzahl von E-Mail-Alias in Ihrer Domain erstellen können.

Hinweis: Sie wissen nicht, wie Sie einen Alias erstellen? Erfahren Sie in dieser Anleitung, wie Sie einen E-Mail-Alias in Ihrem one.com Kontrollpanel erstellen.

Ihre Rechnungen automatisch an einen Ordner senden

Organisieren Sie sich ganz einfach in Ihrem Posteingang, indem Sie einen Ordner für Projekte erstellen und E-Mails automatisch in diesen Ordnern archivieren. Behalten Sie alle Rechnungen in einem Ordner, zum Beispiel indem Sie einen Rechnungsordner erstellen.

Filtern Sie den Rechnungsordner, indem Sie einen neuen Filter mit dem Wort „Rechnung“ in der Betreffzeile erstellen. Jede E-Mail, deren Betreffzeile das Wort „Rechnung“ enthält, wird automatisch in diesen Ordner verschoben.

Innerhalb von Webmail:

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf das Einstellungen-Symbol.
2. Gehen Sie zu Mail-Filter.
3. Klicken Sie auf E-Mail-Filter hinzufügen.
4. Geben Sie im Feld Betreff beispielsweise "Rechnung" ein.
5. Unter Dann tue Folgendes mit passenden E-Mails, klicken Sie auf In den Ordner verschieben.
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts den Ordner aus, den Sie für die Rechnungen erstellt haben.

Nutzen Sie Filter, um während der Arbeit konzentriert zu bleiben

E-Mails können basierend auf ihrem Inhalt an einen bestimmten Ordner gesendet werden. Mit Filtern können Sie E-Mails von Ihrer Familie und Ihren Freunden in einen anderen Ordner leiten, ohne Ihren Workflow zu beeinträchtigen.

• Wie erstelle ich einen Filter in Webmail?

Sie können auch einen Filter verwenden, um E-Mails von Ihrem Chef oder wichtigen Geschäftspartnern automatisch an einen bestimmten Ordner weiterzuleiten, damit Sie sie besser organisieren können.

E-Mail-Signatur verwenden

Indem Sie Ihren E-Mails eine Standard-Signatur hinzufügen, stellen Sie sicher, dass alle Ihre E-Mails mit einem richtigen Gruß enden. Es ist nicht notwendig, "Grüße" und Ihren Namen am Ende jeder E-Mail einzugeben. Viele Menschen haben noch keine Signaturen verwendet, obwohl wir wissen, dass es sie fast seit der Einführung von E-Mail so schnell wie möglich eine, falls Sie sie noch nicht verwendet haben.

Eine andere E-Mail-Adresse für Newsletter verwenden

Wahrscheinlich erhalten Sie täglich Dutzende von Massenmailings, Newslettern und ähnlichen E-Mail-Nachrichten. Ihr Posteingang bleibt mit einer speziellen Newsletteradresse in Ihrer Domain sauber, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und ungestört arbeiten können.

E-Mails sofort gut delegieren und weiterleiten

Das Weiterleiten einer E-Mail über Webmail ist ganz einfach. Beschäftigen Sie sich nicht mit dem Inhalt einer E-Mail, wenn jemand anderes in Ihrem Unternehmen diese Aufgabe übernehmen kann.

Wie Sie E-Mails verwalten können, wenn Sie beschäftigt sind

Wenn wir viel zu tun haben, stapeln sich E-Mails schnell. Dann kann es leicht passieren, dass wichtige E-Mails übersehen werden. Machen Sie Ihren Kontakten klar, was sie erwarten können, wenn Sie gerade anderweitig beschäftigt sind – auch wenn es nur für ein paar Stunden ist. Hier sind einige Tipps:

1. Erstellen Sie einen Ordner für E-Mails, die später beantwortet werden müssen. Vergessen Sie diese E-Mails, bis Sie Zeit haben, sie zu beantworten. Sie können auch Regeln festlegen, damit E-Mails von bestimmten Personen oder Unternehmen automatisch in diesen Ordner „Später beantworten“ verschoben werden.
2. Leiten Sie Ihre E-Mails im Urlaub an andere Mitarbeiter weiter. Auf diese Weise können Sie sich ausruhen und sicherstellen, dass jemand anderes wichtige Themen aufgreift.
3. Richten Sie eine automatische Antwort für Ihre E-Mails ein, während Sie im Urlaub sind. Teilen Sie in der automatischen Antwort mit, wann Sie Ihre E-Mails voraussichtlich lesen und wann mit einer Antwort zu rechnen ist.

Alte Korrespondenz aus früheren Konten importieren

Viele von uns haben E-Mail-Konten, die wir nicht mehr nutzen. Schaffen Sie Ordnung und importieren Sie alte E-Mails aus früheren E-Mail-Konten, die Sie nicht mehr nutzen. Die importierten E-Mails werden in einem separaten Ordner abgelegt.

Sie können E-Mails direkt in Webmail importieren, wie folgt:

1. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen.
2. Klicken Sie im Menü links auf E-Mails importieren.
3. Klicken Sie auf Erste Schritte.
4. Geben Sie das E-Mail-Konto ein, aus dem Sie Daten importieren möchten und klicken Sie auf Weiter.
5. Geben Sie das E-Mail-Passwort für das Konto ein, von dem Sie importieren, und klicken Sie auf Weiter.
6. Der E-Mail-Import aus dem E-Mail-Konto läuft. Abhängig von der Größe des E-Mail-Kontos, das Sie importieren, kann dies bis zu 2 Tage dauern.

Hinweis: Sie können keine E-Mails aus einem inaktiven Konto oder aus demselben E-Mail-Konto importieren, das zuvor bei einem anderen Anbieter gehostet wurde. Die E-Mails können jedoch manuell exportiert und in Outlook oder einen anderen E-Mail-Client importiert werden. Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie E-Mails aus den gängigsten Anbietern manuell exportieren können.

• Wie erstelle ich E-Mail-Backups in Outlook, Thunderbird oder Apple Mail?

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