Cómo ser más productivo en Webmail

El tiempo es escaso y necesitas hacer más en menos tiempo. Webmail tiene muchas funciones inteligentes que te ayudarán a ahorrar tiempo, ser más productivo y organizar mejor tu día. Este artículo te mostrará muchas formas sencillas de ser más productivo mientras trabajas en Webmail.

• Usa Aida para escribir correos electrónicos más rápido
• Obtén un resumen automático de los correos electrónicos
• Crea alias de correo electrónico
• Envía tus facturas automáticamente a una carpeta
• Usa filtros para mantenerte concentrado mientras trabajas
• Usa una firma de correo electrónico
• Usa otra dirección de correo electrónico para los boletines informativos
• Aprende a delegar y reenviar correos electrónicos de inmediato
• Cómo puedes gestionar los correos electrónicos cuando estás ocupado
• Importa correspondencia antigua de cuentas anteriores

Usa Aida para escribir correos electrónicos más rápido

Seamos realistas: redactar correos electrónicos puede consumir más tiempo de tu día del de lo que te gustaría. Por eso, Aida, tu asistente de IA, está integrada directamente en Webmail.

Empezar es sencillo: describe lo que quieres que diga tu correo electrónico y Aida se encarga del resto, generando un borrador que puedes adaptar como desees. Simplemente abre un mensaje nuevo (o una respuesta), ingresa tu solicitud en el cuadro de texto en la parte inferior de la ventana y deja que Aida escriba. ¿No es exactamente lo que buscas? Pídele a Aida que ajuste el borrador. ¿Estás satisfecho con él? Pulsa Insertar texto para incluirlo directamente en tu correo y luego dale tus toques personales.

Obtén un resumen automático de los correos electrónicos

La función Resumen de IA te ofrece un breve resumen de cualquier correo electrónico que recibas. Esto resulta útil cuando necesitas revisar muchos correos electrónicos rápidamente y te ayuda a llevar un seguimiento de cuáles contienen información específica. El resumen también puede indicarte de un vistazo si un correo electrónico es urgente y requiere que tomes medidas.

Para generar un resumen, haz clic en el botón Generar junto a Resumen de IA cerca de la parte superior del correo electrónico que deseas resumir.

Crea alias de correo electrónico

Un alias de correo electrónico es una dirección de reenvío, lo que significa que todos los correos electrónicos dirigidos al alias se reenvían a una o más cuentas especificadas. El alias en sí no tiene bandeja de entrada, ni cuenta y no se puede utilizar para enviar correos electrónicos.

Crea un alias en tu panel de control para un grupo de contactos, por ejemplo, all-employees@mydomain.com, e incluye las direcciones de correo electrónico relevantes en ese grupo. Como resultado, la comunicación será más fácil y todos los miembros de los diferentes grupos recibirán la información correcta. Ten en cuenta que puedes crear un número ilimitado de alias de correo electrónico en tu dominio.

Nota: ¿No sabes cómo crear un alias? Aprende a crear un alias de correo electrónico en tu Panel de control de one.com usando esta guía.

Envía tus facturas automáticamente a una carpeta.

Organízate fácilmente en tu bandeja de entrada creando una carpeta para proyectos y haz que los correos electrónicos se archiven automáticamente en estas carpetas. Mantén todas las facturas en una carpeta, por ejemplo, creando una carpeta de facturas.

Filtra la carpeta factura creando un nuevo filtro con la palabra factura en el asunto. Se incluirá automáticamente en esta carpeta si el asunto de un correo electrónico contiene la palabra Factura.

Dentro de Webmail:

1. Haz clic en el icono Configuración del menú de la izquierda.
2. Ve a Filtros de correo.
3. Haz clic en Añadir filtro de correo.
4. En el campo Asunto, escribe, por ejemplo, "factura".
5. En Entonces haz esto con los correos que coincidan, haz clic en Mover a carpeta.
6. En el menú desplegable de la derecha, elige la carpeta que has creado para las facturas.

Usa filtros para mantenerte concentrado mientras trabajas

Los correos electrónicos se pueden enviar a una carpeta específica según su contenido. Usando filtros, puedes dirigir los correos electrónicos de tu familia y amigos a otra carpeta sin interferir con tu flujo de trabajo.

• ¿Cómo puedo crear un filtro en Webmail?

También puedes usar un filtro para reenviar automáticamente correos electrónicos de tu jefe o socios comerciales importantes a una carpeta en particular, lo que te permite organizarlos mejor.

Utiliza una firma de correo electrónico

Al añadir una firma predeterminada a tus correos electrónicos, te asegurarás de que todos terminen con un saludo adecuado. No es necesario escribir "Saludos cordiales" y tu nombre al final de cada correo que envíes. Muchas personas aún no utilizan firmas, a pesar de que sabemos que han existido casi desde los inicios del correo electrónico. Empieza a usarla lo antes posible si aún no lo has hecho.

Usa otra dirección de correo electrónico para boletines informativos

Lo más probable es que recibas docenas de correos masivos, boletines informativos y mensajes similares a diario. Tu bandeja de entrada se mantendrá limpia con una dirección dedicada a boletines en tu dominio, para que puedas centrarte en lo más importante y trabajar sin interrupciones.

Aprende a delegar y reenviar correos electrónicos de inmediato

Es fácil reenviar un correo electrónico a través de Webmail. No te involucres en el contenido de un correo si alguien más en tu negocio puede trabajar en esa tarea específica.

Cómo puedes gestionar los correos electrónicos cuando estás ocupado

Cuando tenemos mucho que hacer, es fácil que los correos electrónicos se acumulen. Entonces puede ser fácil olvidar correos importantes. Establece expectativas para tus contactos cuando estés ocupado haciendo otra cosa, incluso si es solo por unas horas. Aquí tienes algunos consejos:

1. Crea una carpeta para los correos electrónicos que deban responderse más tarde. Olvídate de estos correos hasta que tengas tiempo de empezar a responder. También puedes establecer reglas para enviar automáticamente los correos de determinadas personas o empresas a esta carpeta de "responder más tarde".
2. Reenvía tus correos electrónicos a otros empleados mientras estés de vacaciones. Al hacer esto, podrás descansar y asegurarte de que alguien más se ocupe de los asuntos importantes.
3. Configura una respuesta automática para tu correo electrónico mientras estés de permiso. Infórmales en una respuesta automática cuándo esperas leer tus correos y cuándo pueden esperar una respuesta.

Importa la correspondencia antigua de cuentas anteriores

Muchos de nosotros tenemos otras cuentas de correo electrónico que ya no usamos. Organízate e importa correos antiguos de cuentas de correo anteriores que ya no utilices. Los correos importados se incluirán en una carpeta separada.

Puedes importar correos electrónicos directamente a Webmail, de esta manera:

1. Haz clic en el icono Configuración.
2. Haz clic en Importar correos electrónicos en el menú de la izquierda.
3. Haz clic en Comenzar.
4. Introduce la cuenta de correo electrónico desde la que quieres importar y haz clic en Siguiente.
5. Introduce la contraseña de correo electrónico de la cuenta desde la que estás importando y haz clic en Siguiente.
6. La importación de correos electrónicos desde la cuenta de correo está en curso. Dependiendo del tamaño de la cuenta desde la que importas, esto puede tardar hasta 2 días.

Nota: No puedes importar correos electrónicos desde una cuenta inactiva o desde la misma cuenta de correo que estuvo alojada en otra empresa anteriormente. Sin embargo, los correos electrónicos se pueden exportar e importar manualmente en Outlook u otro cliente de correo electrónico. La guía a continuación te mostrará cómo exportar manualmente correos electrónicos de los más populares.

• ¿Cómo puedo hacer una copia de seguridad de mis correos electrónicos en Outlook, Thunderbird o Apple Mail?

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