Webmailissa on monia älykkäitä ominaisuuksia, joiden avulla voit säästää aikaa ja työskennellä tehokkaammin. Tässä artikkelissa näyttämme helppoja tapoja, joilla voit olla tuottavampi työskennellessäsi Webmailissa.
- Luo sähköpostialiaksia
- Lähetä laskut automaattisesti kansioon
- Käytä suodattimia keskittyäksesi paremmin työskennellessäsi
- Käytä sähköpostin allekirjoitusta
- Käytä uutiskirjeitä varten toista sähköpostiosoitetta
- Ole pätevä delegoimaan ja välittämään sähköposteja heti
- Kuinka voit hallita sähköposteja, kun olet kiireinen
- Tuo vanha kirjeenvaihto aiemmista tileistä
Luo sähköpostialiaksia
Sähköpostialias on edelleenlähetysosoite, eli kaikki aliasosoitteeseen osoitetut sähköpostit välitetään yhdelle tai useammalle määritellylle sähköpostitilille. Aliasosoitteella ei ole omaa postilaatikkoa tai sisäänkirjautumista, eikä sitä voida käyttää sähköpostien lähettämiseen.
Luo ohjauspaneelissasi alias yhteystietoryhmälle, esim. kaikki-tyontekijat@omaverkkotunnus.com, ja sisällytä tarpeelliset sähköpostiosoitteet kyseiseen ryhmään. Näin voit helpottaa viestintää ja kaikki eri ryhmien jäsenet saavat oikean tiedon. Huomaa, että voit luoda rajattoman määrän sähköpostialiaksia verkkotunnukseesi.
Huomaa: Etkö tiedä, miten luoda alias? Opi luomaan sähköpostialias one.com-ohjauspaneelissasi tämän oppaan avulla.
Lähetä laskut automaattisesti kansioon
Järjestä postilaatikkosi helposti luomalla projekteille omat kansiot ja arkistoi sähköpostit automaattisesti näihin kansioihin. Voit esimerkiksi säilyttää kaikki laskut yhdessä kansiossa luomalla Laskut-kansion.
Suodata laskut kansioon luomalla uusi suodatin, jonka aiherivillä on sana "lasku". Jos sähköpostin aiherivillä on sana "lasku", ne lisätään automaattisesti tähän kansioon.
Tee Webmailissa näin:
- Napsauta Asetukset-kuvaketta vasemmalla olevassa valikossa.
- Mene osaan Sähköpostisuodattimet.
- Valitse Lisää sähköpostisuodatin.
- Kirjoita Aihe-kenttään esimerkiksi "lasku".
- Valitse kohdassa Tee tämä vastaaville sähköposteille vaihtoehto Siirrä kansioon.
- Valitse oikealla olevasta pudotusvalikosta kansio, jonka olet luonut laskuille.
Käytä suodattimia keskittyäksesi paremmin työskennellessäsi
Sähköpostit voi lähettää tiettyyn kansioon niiden sisällön perusteella. Suodattimien avulla voit välittää sähköpostit perheeltäsi ja ystäviltäsi toiseen kansioon häiritsemättä työnkulkua.
Voit myös käyttää suodatinta ohjataksesi automaattisesti esimiehesi tai tärkeiden liikekumppaneiden sähköpostit tiettyyn kansioon, jolloin voit järjestää ne paremmin.
Käytä sähköpostin allekirjoitusta
Lisäämällä oletusallekirjoituksen sähköposteihisi varmistat, että kaikki sähköpostisi päättyvät oikeaan tervehdykseen. Näin et joudu kirjoittamaan "Terveisin" ja omaa nimeäsi jokaisen lähettämäsi sähköpostin loppuun. Monet eivät vielä käytä allekirjoituksia, vaikka niitä on voinut käyttää melkein sähköpostin perustamisesta lähtien. Aloita allekirjoituksen käyttö mahdollisimman pian, jos et ole vielä tehnyt sitä.
Käytä uutiskirjeitä varten toista sähköpostiosoitetta
Saat todennäköisesti kymmeniä uutiskirjeitä ja vastaavia sähköpostiviestejä päivittäin. Postilaatikkosi pysyy puhtaana verkkotunnuksessasi olevan uutiskirjeosoitteen ansiosta, jotta voit keskittyä tärkeimpään ja työskennellä rauhassa.
Pyri delegoimaan ja välittämään sähköposteja heti
Sähköpostin välittäminen Webmailin kautta on helppoa. Älä puutu sähköpostin sisältöön, jos joku muu yrityksesi työntekijä voi työskennellä kyseisen tehtävän parissa.
Kuinka voit hallita sähköposteja, kun olet kiireinen
Kiireessä sähköposteja kasaantuu helposti, jolloin tärkeätkin viestit saattavat unohtua. Kontakteille kannattaa ilmoittaa lyhyistäkin poissaoloista, jotta he osaavat odottaa vastaustasi vasta myöhemmin. Tässä muutamia vinkkejä:
- Luo kansio sähköposteille, joihin on vastattava myöhemmin. Unohda nämä sähköpostit, kunnes sinulla on aikaa vastata niihin. Voit myös asettaa sääntöjä, joilla tietyiltä henkilöiltä tai yrityksiltä saapuvat sähköpostit siirretään automaattisesti "vastaa myöhemmin" -kansioon.
- Välitä sähköpostisi muille työntekijöille, kun olet lomalla. Näin voit levätä huoletta ja varmistaa, että joku muu huolehtii tärkeistä asioista.
- Määritä automaattinen vastaus sähköpostiisi, kun olet lomalla. Kerro lähettäjille automaattisessa vastauksessa, milloin luet taas sähköpostiasi ja milloin he voivat odottaa vastausta.
Tuo vanha kirjeenvaihto aiemmista tileistä
Monilla meistä on muita sähköpostitilejä, joita emme enää käytä. Voit tuoda vanhat sähköpostit aiemmista sähköpostitileistä, joita et enää käytä. Tuodut sähköpostit sisällytetään erilliseen kansioon.
Voit tuoda sähköpostit suoraan Webmailiin seuraavasti:
- Napsauta kohtaa Asetukset.
- Napsauta Tuo sähköpostit valikossa näytön vasemmassa laidassa.
- Napsauta Aloita.
- Kirjoita sähköpostiosoite, jolta haluat tuoda, ja napsauta Seuraava.
- Anna sen tilin sähköpostisalasana, josta tuot viestejä, ja napsauta Seuraava .
- Sähköpostien tuonti sähköpostitililtä on käynnissä. Tuotavan sähköpostitilin koosta riippuen tämä voi kestää jopa 2 päivää.
Huomaa: Et voi tuoda sähköposteja ei-aktiiviselta tililtä tai samasta sähköpostitilistä, joka on aikaisemmin sijainnut toisella palveluntarjoajalla. Sähköpostit voi kuitenkin viedä manuaalisesti ja tuoda Outlookiin tai toiseen sähköpostiohjelmaan. Alla oleva opas näyttää, kuinka voit viedä sähköpostit manuaalisesti suosituimmista kohteista.
Aiheeseen liittyviä artikkeleita: