Premiers pas avec Réservations dans le Website Builder

Êtes-vous propriétaire d’une entreprise qui vend des services ? Vous faites la promotion de votre entreprise via votre site web ? Pourquoi ne pas combiner les deux et permettre aux clients de réserver vos services en ligne ?

Nous proposons désormais une solution de réservation idéale pour les petites entreprises unipersonnelles. Que vous ayez un salon de coiffure, une entreprise de plomberie ou que vous proposiez des cours de coaching en ligne, le module complémentaire Réservations permet aux clients de réserver vos services directement via votre site de création de site Web. Il vous suffit d’activer l’add-on, de configurer vos services et vos disponibilités, et de publier la page Réservations sur votre site web.

Une fois cela fait, vos clients peuvent choisir un service sur votre site Web et prendre des rendez-vous, que vous pouvez facilement gérer dans le tableau de bord des réservations. C’est aussi simple que cela. Poursuivez la lecture de cet article pour en savoir plus sur la configuration de l’add-on et son fonctionnement.

Note : L’add-on Réservations n’est disponible que sur les sites de Website Builder avec un plan Premium ou Entreprises + Commerce électronique. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos différents plans de Website Builder, vous pouvez lire notre guide sur ce qui est inclus dans chaque plan de Website Builder.

• Étape 1 - Activez l’add-on Réservations
• Étape 2 - Trouvez le tableau de bord des Réservations
• Étape 3 - Ajoutez vos disponibilités
• Étape 4 - Ajoutez vos services
• Étape 5 - Configurez la page Réservations sur votre site Web
• Étape 6 - Publiez les réservations sur votre site web
• Étape 7 - Gérer les réservations dans votre tableau de bord des Réservations
• Paramètres supplémentaires pour vos réservations (tableau de bord des Réservations)
• E-mails automatisés à vous et à votre client
• Comment un client peut-il reprogrammer un rendez-vous ?

Étape 1 - Activez l’add-on Réservations

L’outil Réservations est un add-on qui doit être activé avant de pouvoir être utilisé. Vous pouvez facilement le faire via le tableau de bord du Website Builder, où vous pouvez commencer à l’utiliser avec un essai gratuit de 30 jours.

1. Rendez-vous dans le Réservations dans le menu de gauche du tableau de bord du Website Builder. Vous pouvez également cliquer sur l’icône Essayez-le dans la fenêtre contextuelle bleue à côté de l’onglet.
2. Vous verrez maintenant une page avec une description de l’outil Réservations. Dans la zone située dans le coin supérieur droit, cliquez sur Essayer gratuitement.
3. Cliquer Confirmer pour commencer la période d’essai de 30 jours.

Note : Le processus de configuration peut varier un peu en fonction de votre plan actuel de Website Builder et du fait que vous ayez déjà utilisé une version d’essai de Premium ou Entreprises + Commerce électronique. Si vous souhaitez essayer Réservations à titre d’essai, mais que vous n’êtes pas sûr des options qui s’offrent à vous, n’hésitez pas à contacter notre service d'assistance. Nous sommes toujours heureux de vous aider.

Étape 2 - Trouvez le tableau de bord des Réservations

Une fois que l’add-on est actif, vous devriez automatiquement être dirigé vers le Tableau de bord des Réservations. C’est ici que vous configurez les services que vos clients peuvent réserver via votre site web et gérez les réservations entrantes. 

Vous pouvez toujours accéder au tableau de bord Réservations en cliquant sur l’onglet Réservations dans le menu de gauche de votre tableau de bord Website Builder.

Étape 3 - Ajoutez vos disponibilités

Le Aperçu du tableau de bord Réservations répertorie trois étapes de configuration simples. Une fois que vous les aurez terminés, vous serez prêt à accepter les réservations sur votre site site web 

Disponibilité générale

Commencez par ajouter la période pendant laquelle vous travaillerez et offrirez vos services.

1. Cliquer sur Ajoutez vos disponibilités.
2. Sous Disponibilité générale, Ajoutez vos heures de travail habituelles. Vous pouvez Faire glisser la bascule à côté du jour de la semaine pour ajouter une journée de travail standard telle que définie dans les paramètres de votre site Web. Si vous souhaitez ajouter une journée de travail personnalisée, cliquez sur l’icône icône de crayon à côté du jour et ajoutez vos horodatages de début et de fin dans les menus déroulants. Cliquez sur l’icône icône + pour ajouter un créneau horaire supplémentaire pour le même jour.
3. Cliquez sur Appliquer à d’autres jours et sélectionnez les jours spécifiques si vous travaillez des heures similaires à des jours différents.
4. Passez en revue toutes les journées jusqu’à ce que vous ayez planifié toute la semaine. Tous les jours que vous quittez marqués Indisponible seront considérés comme vos jours de congé habituels ; Vos clients ne peuvent pas réserver votre (vos) service(s) ces jours-là.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Note : Si vous modifiez vos heures de travail plus tard, cela n’affectera pas les rendez-vous déjà réservés.

Si vous avez du temps libre en dehors de vos jours de congé habituels

Si vous souhaitez ajouter du temps libre à votre temps de loisir habituel (par exemple, si vous êtes malade ou si vous partez en vacances), vous pouvez également le faire. Notez que cela remplacera les heures de travail standard (disponibilité générale) que vous avez ajoutées.

1. Allez en bas de la page et cliquez sur Ajouter des congés.
2. Ajouter la date et, éventuellement, une raison pour le congé. Si vous n’êtes en congé qu’une partie de la journée, vous pouvez faire glisser la caseToute la journée vers la gauche sur OFF. Cela vous permettra de choisir un intervalle de temps pour la journée. Vous pouvez également ajouter du temps libre sur plusieurs jours ; Ajoutez votre premier jour de congé dans le premier champ et votre dernier jour de congé dans le deuxième champ.
3. Cliquez sur le bouton bleu + Ajouter des congés si vous souhaitez ajouter un autre jour et/ou une autre heure.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 - Ajoutez vos services

Maintenant, vous devez ajouter le(s) service(s) que les clients peuvent réserver via votre site Web.

1. Retournez à la page Aperçu et cliquez sur Ajoutez vos services.
2. Vous êtes maintenant sur la page Services. Vous verrez le formulaire pour ajouter votre premier service. Vous pouvez choisir entre trois types de services différents :
   
   - Séance privée : Rendez-vous pour 1 personne.
   - Séance de groupe : Rendez-vous de groupe que tout le monde peut prendre (avec la possibilité de permettre à une personne de réserver au nom de plusieurs). Il peut s’agir, par exemple, de cours de fitness, de cours de céramique ou d’un quiz dans un pub. Vous devrez sélectionner une date pour ce type, car il peut également s’agir d’un événement unique.
   - Séance privée en groupe : Rendez-vous privé pour un groupe, comme un événement de team building, des salles d’évasion ou des pistes de bowling. Lors de la réservation d’une séance de groupe privée, une personne doit réserver au nom de l’ensemble du groupe.
   
   Si vous choisissez l’une des options de groupe, il vous sera demandé d’ajouter le nombre minimum et maximum de participants autorisés pour la réservation.
    
3. Ajoutez le nom, description, et image. Tous les trois apparaîtront sur votre site Web.
4. Ajoutez un durée. Cela définit la durée du rendez-vous, qu’il s’agisse d’une séance rapide de 30 minutes ou d’un événement de plusieurs jours. Dans le menu déroulant, vous pouvez sélectionner un temps à intervalles de 15 minutes ; choisir Plusieurs jours ou entrez un Durée personnalisée qui correspond à votre service. Si vous sélectionnez « Plusieurs jours », vous pourrez définir des dates et des heures spécifiques pour l’événement.
5. Ajoutez un prix. Si vous créez une session de groupe privée, vous devez choisir si un prix par personne ou un prix de groupe complet doit être affiché.
6. Ajoutez une date (Séances de groupe uniquement).
7. Sélectionnez un emplacement. Vous pouvez choisir entre physique (votre adresse de la Paramètres), en ligne (ajouter un lien de réunion) ou Localisation du client (Les clients peuvent ajouter leur adresse lors de la prise de rendez-vous).
8. Cliquez sur Enregistrer.
9. Vous verrez maintenant votre service dans la liste de la page Services. Vous pouvez ajouter un autre service en cliquant sur le bouton bleu Ajouter un service dans le coin supérieur droit.

Vous pouvez gérer vos services à tout moment. Sur le Services, cliquez sur l’Icône à trois points en regard d’un service pour le modifier, le supprimer ou le dupliquer. Vous pouvez également ouvrir un service existant et utiliser la commande Dupliquer bouton directement.

Étape 5 - Configurez la page Réservations sur votre site Web

Vous devez maintenant ajouter la page Réservations sur votre site Web.

1. Retournez à la page Aperçu dans votre tableau de bord Réservations.
2. Cliquez Publier sur le site. Cela vous mènera à l’éditeur de Website Builder.
3. Vos services seront ajoutés et présentés sur une page distincte de votre site. Cette page s’appellera par défaut Réservez maintenant, mais vous pouvez toujours le renommer.
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez Ajuster le style de votre page Réservations. Par défaut, il utilisera les paramètres globaux de votre modèle, mais vous pouvez, par exemple, modifier l’en-tête ou la police et l’arrière-plan de la section. Vous pouvez également ajuster la couleur du texte et du bouton de votre widget Réservations : Sélectionnez le widget et cliquez sur l’icône Modifier les réservations au-dessus pour ce faire. Cela ouvrira un panneau de propriétés où vous pourrez modifier le style.

Étape 6 - Publiez les réservations sur votre site web

1. Vérifiez la Aperçu pour vous assurer que vous êtes satisfait de la façon dont votre page Réservations apparaîtra sur votre site.
2. Cliquez sur Publier dans l’éditeur.
3. Voilà! Vous êtes maintenant prêt à recevoir des réservations via votre site web.

Étape 7 - Gérer les réservations dans votre tableau de bord des Réservations

Une fois que vos clients auront effectué des réservations, les rendez-vous seront affichés sur une liste sur le Aperçu dans votre tableau de bord Réservations.

1. Options de filtrage : Utilisez les filtres au-dessus de votre liste pour personnaliser votre vue d’ensemble. Vous pouvez trier par date ou par statut (à venir, annulé, terminé).
2. Affichage, modification ou annulation : Cliquez sur l’icône à trois points à côté de tout rendez-vous Voir ses détails, modifier, reprogrammer ou Annuler il. En tant qu’administrateur, vous pouvez apporter des modifications à tout moment, car les dates limites et les restrictions de rendez-vous qui s’appliquent aux clients ne s’appliquent pas à vous.
3. Création de rendez-vous : Pour créer un rendez-vous au nom d’un client, cliquez sur l’icône Créer un rendez-vous dans le coin supérieur droit de la page Vue d’ensemble. Remplissez tous les détails requis, puis validez en cliquant Créer un rendez-vous au bas du formulaire.

Paramètres supplémentaires pour vos réservations (tableau de bord des réservations)

Dans le Paramètres du tableau de bord des réservations, vous trouverez des paramètres supplémentaires pour personnaliser la gestion de vos réservations.

Synchronisation du calendrier

Synchronisez votre calendrier Google avec Bookings pour afficher vos rendez-vous dans votre calendrier Google et bloquez automatiquement les créneaux horaires dans Bookings lorsque vous n’êtes pas disponible. Vous pouvez en savoir plus sur cette fonctionnalité dans ce guide : Comment synchroniser mes Réservations avec mon agenda Google ?

Paramètres de réservation et d’annulation

• Fixez la date limite d’annulation ou de report : Fixez une date limite pour l’annulation ou le report d’un rendez-vous (via leur e-mail de confirmation).
• Fixez la date limite de réservation : Indiquez à quelle distance d’un rendez-vous le client peut le prendre.
• Limitez les réservations pour les dates futures : Ajoutez une limite à la date à laquelle les réservations peuvent être effectuées.

Paramètres d’entreprise

Vous pouvez ajouter les détails de votre entreprise ici. N’oubliez pas de les tenir à jour, car ils seront utilisés dans les E-mails de réservation envoyé aux clients qui prennent rendez-vous.

Cadres régionaux

Vous pouvez modifier la langue utilisée dans le processus de réservation, le fuseau horaire et la devise dans lequel vos services seront affichés sur votre site web.

E-mails automatisés à vous et à votre client

Le module complémentaire Réservations comprend un flux d’e-mails automatisé. Cela signifie que vous n’aurez pas, par exemple, à confirmer manuellement un rendez-vous une fois que votre client l’a réservé ou à lui rappeler un rendez-vous à venir. Tout cela sera géré automatiquement. 

Le flux d’e-mails comprend les e-mails suivants :

E-mails à votre client

• Confirmation de réservation : Cet e-mail sera déclenché et envoyé immédiatement à vos clients après leur prise de rendez-vous. Ils y trouveront les détails de la réservation : date, horaire, lieu/lien de réunionet votre numéro de téléphone. L’e-mail contient Annulation et Rééchelonner boutons, que le client peut utiliser pour annuler ou reprogrammer le rendez-vous. Il comprend également un fichier ICS, que le client peut utiliser pour ajouter la réservation à son calendrier.
  Vous pouvez Renvoyer l’e-mail de confirmation à tout moment, par exemple après la mise à jour des détails du rendez-vous. Il suffit d’ouvrir le formulaire d’édition du rendez-vous, d’activer l’icône Envoyer un e-mail de confirmation basculer, puis cliquez sur Sauvegarder pour l’envoyer à nouveau à votre client.
• E-mail de rappel : Cet e-mail sera envoyé 24 heures avant le Date limite d’annulation et de report. Il contient les mêmes détails de rendez-vous que l’e-mail de confirmation de réservation. Si cet e-mail est ouvert pendant la période d’annulation/reprogrammation, il comprendra également les boutons Annulation et Reprogrammation.
• E-mail d’annulation (le client a annulé) : Si un client annule un rendez-vous, il recevra un e-mail confirmant que le rendez-vous a été annulé. Il contiendra également un lien que le client pourra utiliser pour Prendre un nouveau rendez-vous.
• E-mail d’annulation (vous avez annulé) : Si vous annulez un rendez-vous dans votre tableau de bord Bookings, votre client reçoit automatiquement un e-mail qui l’informe poliment que le rendez-vous a été annulé. L’e-mail contiendra également un lien qu’ils pourront utiliser pour Prendre un nouveau rendez-vous.
• Reprogrammer l’e-mail : Si un client reporte son rendez-vous, il recevra par la suite un e-mail avec les détails du nouveau rendez-vous.

E-mails qui vous sont adressés

• Notification de réservation : Lorsque quelqu’un prend rendez-vous, vous recevrez un e-mail avec tous les détails de la réservation et un lien pour afficher le rendez-vous dans votre tableau de bord des Réservations. L’e-mail comprend également un fichier ICS, que vous pouvez utiliser pour ajouter la réservation à votre calendrier.
• E-mail d’annulation (le client a annulé) : Si un client annule un rendez-vous, vous recevrez un e-mail vous informant que le rendez-vous a été annulé.
• Reprogrammer l’e-mail : Si un client reporte son rendez-vous, vous en serez informé par e-mail.

Comment un client peut-il reprogrammer un rendez-vous ?

Votre client peut reprogrammer son rendez-vous de deux manières : 

• De la Écran de confirmation (s’ils veulent reporter immédiatement après avoir pris un rendez-vous)
• Depuis de l’ e-mail de confirmation ou l’ email de rappel

Dans les deux cas, le client pourra cliquer sur un Rééchelonner en bas de la page/de l’e-mail qui les guidera tout au long de ce flux :

1. Le client sera envoyé au calendrier des réservations. Sur le côté droit, ils peuvent voir leur heure actuelle. S’ils cliquent sur la date à laquelle ils souhaitent déplacer le rendez-vous, ils peuvent voir les plages horaires disponibles.
2. Ils doivent cliquer sur un Nouveau créneau horaire et cliquez sur Confirmer l’heure pour reprogrammer le rendez-vous.

Note : Ce qui précède n’est possible que si le client se trouve toujours dans le Période d’annulation/reprogrammation que vous avez définie. S’ils sont trop proches de l’heure du rendez-vous lorsqu’ils cliquent sur le bouton, ils seront redirigés vers une page qui affichera leurs informations de réservation et un message indiquant que les modifications ne sont plus possibles.

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