Aan de slag met Boekingen in Website Builder

Ben je een ondernemer die een dienst of service aanbiedt? En promoot je je bedrijf via je website? Waarom combineer je die twee niet en laat je je klanten deze online boeken?

We bieden nu een boekingsoplossing die ideaal is voor kleinere eenmanszaken. Of je nu een kapsalon hebt, een loodgietersbedrijf runt of online coaching aanbiedt, met de add-on voor Boekingen kunnen klanten direct via je Website Builder-site boeken. Activeer de add-on, stel je services en beschikbaarheid in en publiceer de Boekingspagina op je website.

Zodra dat is gebeurd, kunnen je klanten een service op je website kiezen en afspraken boeken. Jij beheert alles eenvoudig via het Boekingen-dashboard. Zo simpel is het! Lees verder om te ontdekken hoe je de add-on instelt en hoe het werkt.

Let op: De Boekingen-add-on is alleen beschikbaar voor Website Builder-sites met een Premium- of Business + E-commerce-abonnement. Als je meer wilt weten over onze verschillende Website Builder-pakketten, kun je onze handleiding raadplegen welke functies zijn inbegrepen in elk Website Builder-abonnement.

• Stap 1 - Activeer de add-on voor Boekingen
• Stap 2 - Open het Boekingen-dashboard
• Stap 3 - Voeg je beschikbaarheid toe
• Stap 4 - Voeg je services toe
• Stap 5 - Stel de Boekingen-pagina in op je website
• Stap 6 - Publiceer de Boekingsfunctie op je website
• Stap 7 - Beheer boekingen in je Boekingen-dashboard
• Extra instellingen voor je boekingen (Boekingen-dashboard)
• Geautomatiseerde e-mails naar jou en je klant
• Hoe kan een klant een afspraak verplaatsen?

Stap 1 - Activeer de add-on voor Boekingen

De Boekingen-tool is een add-on die je eerst moet activeren. Dit doe je eenvoudig via het Website Builder-dashboard, waar je een gratis proefperiode van 30 dagen kunt starten.

1. Ga in het menu aan de linkerkant in het Website Builder-dashboard naar Boekingen. Je kunt ook op de knop Probeer het uit klikken in de blauwe pop-up naast het tabblad.
2. Je ziet nu een pagina met een beschrijving van de Boekingen-tool. Klik rechtsboven in het kader op Probeer gratis.
3. Klik op Bevestigen om de proefperiode van 30 dagen te starten.

Let op: Het installatieproces kan enigszins variëren, afhankelijk van je huidige Website Builder-pakket en of je eerder een proefversie van Premium of Business + E-commerce hebt gebruikt. Wil je de Boekingsfunctie proberen, maar weet je niet zeker welke opties beschikbaar zijn, aarzel dan niet om contact met onze support op te nemen. We helpen je graag!

Stap 2 - Open het Boekingen-dashboard

Zodra de add-on actief is, word je automatisch doorgestuurd naar het Boekingen-dashboard. Hier stel je de services in die je klanten via je website kunnen boeken en beheer je inkomende boekingen. 

Je kunt het Boekingen-dashboard altijd openen door in het Website Builder-dashboard op het tabblad Boekingen te klikken.

Stap 3 - Voeg je beschikbaarheid toe

Op de Overzicht-pagina in het Boekingen-dashboard staan drie eenvoudige installatiestappen. Zodra je deze hebt voltooid, ben je klaar om boekingen op je website te ontvangen. 

Algemene beschikbaarheid

Geef eerst het tijdsbestek aan waarin je je services aanbiedt.

1. Klik op Voeg je beschikbaarheid toe.
2. Onder Algemene beschikbaarheidvoeg je je gebruikelijke werktijden toe. Gebruik de schuifknop naast de werkdag om een standaard werkdag in te stellen, zoals gedefinieerd in je website-instellingen. Als je een aangepaste werkdag wilt toevoegen, klik je op hetpotloodpictogram naast de dag en stel je begin- en eindtijd toe in de dropdownmenu's. Klik op het + icoon om een extra tijdslot toe te voegen voor dezelfde dag.
3. Klik op Toepassen op andere dagen en selecteer de specifieke dagen als je op verschillende dagen vergelijkbare tijden werkt.
4. Ga door alle dagen tot je de tijden voor de hele week heb ingesteld. Dagen die markeert als Niet beschikbaar worden gezien als je vaste vrije dagen. Klanten kunnen geen afspraken boeken op deze dagen.
5. Klik op Opslaan.

Opmerking: Als je je werktijden later wijzigt, heeft dit geen invloed op reeds geboekte afspraken.

Afwezigheid buiten je gebruikelijke vrije dagen

Als je buiten je gebruikelijke vrije dagen afwezig bent (bijvoorbeeld door ziekte of vakantie), kun je dit ook hier instellen. Houd er rekening mee dat dit de standaard werktijden (algemene beschikbaarheid) die je hebt toegevoegd overschrijft.

1. Scroll naar de onderkant van de pagina en klik op Afwezigheid toevoegen.
2. Voeg de datum toe en, optioneel, een reden voor je afwezigheid. Ben je slechts een deel van de dag afwezig, dan kun je de schuifknop voor Hele dag naar links zetten, op UIT en een tijdsinterval voor de dag selecteren. Je kunt ook afwezigheid voor meerdere dagen toevoegen. Voeg in het eerste veld je eerste vrije dag toe en je laatste vrije dag in het tweede veld.
3. Klik op de blauwe knop + Afwezigheid toevoegen als je nog een dag en/of tijd wilt toevoegen.
4. Klik op Opslaan.

Stap 4 - Voeg je services toe

Nu is het tijd om de service(s) toe te voegen die klanten via je website kunnen boeken.

1. Ga terug naar de Overzicht-pagina en klik op Voeg je services toe.
2. Je komt nu op de pagina Services. Daar zie je het formulier om je eerste service of dienst toe te voegen. Je kunt kiezen uit drie soorten services:
   
   - Privésessie: Afspraak voor 1 persoon.
   - Groepssessie: Groepsafspraken die iedereen kan boeken (en de mogelijkheid om één persoon namens meerdere deelnemers te boeken). Denk hierbij aan fitnesslessen, keramiekworkshops of een pubquiz. Voor dit type moet je een datum kiezen, omdat het ook een eenmalig evenement kan zijn.
   - Privé-groepssessie: Een privéafspraak voor een groep, zoals een teambuilding, escape room of bowlingbaan. Hierbij moet één persoon namens de hele groep boeken.
   
   Als je voor een van de groepsopties kiest, dan moet je ook het minimale en maximale aantal deelnemers dat voor de boeking is toegestaan toevoegen.
    
3. Voeg de naam, beschrijving, enafbeelding van de service toe. Deze informatie verschijnt op je website.
4. Voeg een duur toe. Hiermee geef je aan hoe lang de afspraak duurt - of het nu een korte afspraak van 30 minuten is of een meerdaags evenement. Via het keuzemenu kun je een tijd selecteren in intervallen van 15 minuten; meerdere dagen kiezen, of een aangepaste duur invoeren die bij jouw dienst past. Als je 'Meerdere dagen' selecteert, kun je zelf de exacte datums en tijden instellen voor het evenement.
5. Voeg een prijs toe. Als je een privé groepssessie aanmaakt, moet je aangeven of de prijs per persoon wordt getoond of een totaalprijs voor de hele groep.
6. Voeg een datum toe (alleen bij groepssessies).
7. Kies een locatie. Je kunt kiezen tussen fysiek (je adres zoals ingesteld bij de instellingen), online (voeg een vergaderlink toe) of Locatie van de klant (klanten kunnen hun adres toevoegen bij het boeken van de afspraak).
8. Klik op Opslaan.
9. Je ziet nu je service in de lijst op de pagina Services. Je kunt een nieuwe toevoegen door op de blauwe knopService toevoegen in de rechterbovenhoek te klikken.

Je kunt je services op elk moment beheren. Op de Services-pagina, klik je op de drie stippen naast een service om deze te bewerken, verwijderen of dupliceren. Je kunt ook een bestaande service openen en direct de Dupliceren-knop gebruiken.

Stap 5 - Stel de Boekingen-pagina in op je website

Je moet nu de Boekingen-pagina op je website toevoegen.

1. Ga terug naar de Overzicht-pagina in je Boekingen-dashboard.
2. Klik op Publiceren op site om naar de Website Builder-editor te gaan.
3. Je services worden toegevoegd en gepresenteerd op een aparte pagina op je site. Deze pagina heet standaard Boek nu, maar je kunt deze naam altijd wijzigen.
4. Als je wilt, kun je de stijl aanpassen van je Boekingen-pagina. Standaard gebruikt deze de algemene instellingen van je template, maar je kunt bijvoorbeeld het lettertype en de achtergrond van de koptekst of de sectie bewerken. Je kunt ook de tekst- en knopkleur van je Boekingen-widget aanpassen: Selecteer de widget en klik op Boekingen bewerken erboven om dit te doen. Hierdoor opent een eigenschappenpaneel waar je de stijl kunt bewerken.

Stap 6 - Publiceer de Boekingsfunctie op je website

1. Controleer het Voorbeeld om te zien of je tevreden bent met hoe je Boekingen-pagina op je site wordt weergegeven.
2. Klik op Publiceren in de editor.
3. Dat is het! Je kunt nu online boekingen en afspraken via je website ontvangen.

Stap 7 - Beheer boekingen in je Boekingen-dashboard

Zodra je klanten boekingen aanmaken, worden de afspraken weergegeven op een lijst op de Overzicht-pagina in je Boekingen-dashboard.

1. Filteropties: Gebruik de filters boven je lijst om te sorteren op datum of status (aankomend, geannuleerd, voltooid).
2. Bekijken, bewerken of annuleren: Klik op het pictogram met drie stippen naast een afspraak om de details te bekijken, bewerken, verplaatsen of annuleren. Als beheerder kun je op elk moment wijzigingen aanbrengen, omdat de deadlines en beperkingen voor afspraken die voor klanten gelden, niet op jou van toepassing zijn.
3. Afspraken aanmaken: Om een afspraak namens een klant aan te maken, klik je op de knop Afspraak aanmaken rechtsboven op de overzichtspagina. Vul alle vereiste gegevens in en bevestig door onderaan het formulier op Afspraak aanmaken te klikken.

Extra instellingen voor je boekingen (Boekingen-dashboard)

In de Instellingen-sectie van het Boekingen-dashboard vind je extra instellingen waarmee je Boekingsbeheer kunt aanpassen.

Agenda synchroniseren

Synchroniseer je Google Agenda met Boekingen om afspraken in je Google Agenda te bekijken en automatisch tijdslots in Boekingen te blokkeren wanneer je niet beschikbaar bent. Je leest meer over deze functie in onze handleiding: Hoe synchroniseer ik Boekingen met mijn Google Agenda?

Boekings- en annuleringsinstellingen

• Stel een deadline in voor annuleren of verplaatsen: Stel een deadline in voor wanneer klanten een afspraak kunnen annuleren of verplaatsen (via de bevestigingsmail).
• Boekingsdeadline instellen: Geef aan hoe dicht bij een afspraak de klant deze kan boeken.
• Beperk boekingen voor toekomstige data: Voeg een limiet toe aan hoe ver in de toekomst boekingen kunnen worden gemaakt.

Bedrijfsinstellingen

Je kunt hier je bedrijfsgegevens toevoegen. Vergeet niet om deze up-to-date te houden, aangezien ze gebruikt worden in de boekingsmails die naar klanten worden verzonden die afspraken boeken.

Regionale instellingen

Je kunt de taal wijzigen die tijdens het boekingsproces wordt gebruikt, evenals de tijdzone en de valuta waarin je diensten op je website worden weergegeven.

Geautomatiseerde e-mails naar jou en je klant

De Boekingen-add-on bevat een geautomatiseerde e-mailflow. Dit betekent dat je bijvoorbeeld niet handmatig een afspraak hoeft te bevestigen zodra een klant deze boekt of hen hoeft te herinneren aan een aankomende afspraak. Dit gebeurd allemaal automatisch. 

De e-mailflow bevat de volgende e-mails:

E-mails naar je klant

• Boekingsbevestiging: Deze e-mail wordt direct verzonden naar je klanten nadat ze een afspraak hebben gemaakt. Daarin vinden ze de boekingsgegevens: datum, tijd, locatie/vergaderlinken je telefoonnummer. De e-mail bevat de knoppen Annuleren en Verplaatsen, waarmee de klant de afspraak kan annuleren of opnieuw inplannen. Het bevat ook een ICS-bestand, waarmee de klant de boeking aan zijn/haar agenda kan toevoegen.
  Je kunt op elk moment de bevestigingsmail opnieuw verzenden, bijvoorbeeld nadat je de afspraakgegevens hebt bijgewerkt. Open hiervoor het bewerkingsformulier van de afspraak, schakel de optie Bevestigingsmail verzenden in en klik op Opslaan om de e-mail opnieuw naar je klant te sturen.
• Herinneringsmail: Deze e-mail wordt 24 uur voor de Deadline voor annuleren of verplaatsen verzonden. Het bevat dezelfde afspraakgegevens als de boekingsbevestiging. Als deze e-mail wordt geopend binnen de annulerings-/verplaatsingsperiode, bevat deze ook de knoppen Annuleren en Verplaatsen.
• Annuleringsmail (klant heeft geannuleerd): Als een klant een afspraak annuleert, ontvangt deze een e-mail waarin wordt bevestigd dat de afspraak is geannuleerd. De e-mail bevat ook een link waarmee de klant een nieuwe afspraak kan boeken.
• Annuleringsmail (jij hebt geannuleerd): Als je een afspraak annuleert in je Boekingen-dashboard, ontvangt je klant automatisch een e-mail met een vriendelijke melding dat de afspraak is geannuleerd. De e-mail bevat ook een link om een nieuwe afspraak te boeken.
• E-mail voor verplaatsen: Als een klant zijn afspraak verplaatst, wordt een e-mail verzonden met de nieuwe afspraakgegevens.

E-mails naar jou

• Boekingsmelding: Wanneer iemand een afspraak boekt, ontvang je een e-mail met alle boekingsgegevens en een link om de afspraak te bekijken in je Boekingen-dashboard. De e-mail bevat ook een ICS-bestand, waarmee je de boeking aan je agenda kunt toevoegen.
• Annuleringsmail (klant heeft geannuleerd): Als een klant een afspraak annuleert, ontvang je een e-mail met een melding dat de afspraak is geannuleerd.
• E-mail voor verplaatsen: Als een klant zijn afspraak verplaatst, ontvang je hierover een e-mail.

Hoe kan een klant een afspraak verplaatsen?

Je klant kan een afspraak op twee manieren verplaatsen: 

• Via het bevestigingsscherm (als ze direct na het boeken van een afspraak willen verplaatsen)
• Via de bevestigingsmail of de herinneringsmail.

In beide gevallen kan de klant onderaan de pagina of e-mail op de knop Verplaatsen klikken. Wat de klant door de volgende stappen leidt:

1. De klant wordt naar de Boekingen-kalender geleid. Aan de rechterkant zien ze hun huidige afspraak. Door op de gewenste datum te klikken, kunnen ze de beschikbare tijden zien.
2. De klant moet een nieuw tijdslot selecteren en op Bevestig tijd klikken om de afspraak te verplaatsen.

Let op: Bovenstaande is alleen mogelijk als de klant nog binnen de annulerings-/verplaatsingsperiode die je hebt ingesteld is. Als ze te dicht bij de afspraakdatum zijn wanneer ze op de knop klikken, worden ze naar een pagina geleid met hun boekingsgegevens en een bericht dat wijzigingen niet meer mogelijk zijn.

Gerelateerde artikelen:

• Welke functies zijn inbegrepen in elk Website Builder-abonnement?
• Boekingen beheren in de one.com Companion app