Bestellingen beheren in Aida AI Website Builder

In de sectie Bestellingen van Aida AI Website Builder beheer je bestellingen uit je Webshop. In deze handleiding lees je wat de bestel- en betalingsstatussen betekenen en hoe je bestellingen afhandelt, betalingen beheert, bestellingen annuleert, bedragen terugbetaalt en notities en de bestelgeschiedenis bekijkt.

Waar kan ik mijn bestellingen vinden?
1. Log in op Aida AI Website Builder.
2. Klik op het Webshop-icoon in het navigatiepaneel links.
3. Klik op Bestellingen om het besteloverzicht te openen.
Op de pagina Bestellingen zie je al je bestellingen, inclusief hun bestelnummer, bestelstatus, betalingsstatus, datum, klant en totaalprijs.

Hoe je bestellingen filtert:

Klik op Status, Betaling of Datum op de pagina Bestellingen en selecteer de filters die je wilt toepassen. Dit maakt het makkelijker om specifieke bestellingen te vinden.
Wat betekenen de bestel- en betalingsstatussen?
Elke bestelling heeft een bestelstatus en een betalingsstatus. De bestelstatus geeft aan of de bestelling nog moet worden afgehandeld, terwijl de betalingsstatus de status van de betaling weergeeft.

Bestelstatus:
- Niet afgehandeld: De bestelling moet nog worden afgehaald of verzonden, of, bij digitale producten, per e-mail worden verstuurd.
- Klaar voor afhalen: De bestelling is klaargemaakt om ter plaatse te worden afgehaald.
- Afgehandeld: De bestelling is afgehaald, verzonden of per e-mail verstuurd.
- Geannuleerd: De bestelling is door de verkoper geannuleerd.
Betalingsstatus:
- Onbetaald: Er is nog geen betaling geïncasseerd.
- Betaald: De betaling is handmatig ontvangen of geregistreerd via Shore Pay.
- Gedeeltelijk terugbetaald: Een deel van het betaalde bedrag is terugbetaald (alleen via Shore Pay).
- Terugbetaald: De bestelling is volledig terugbetaald.

Hoe werkt de afhandeling voor fysieke en digitale producten?

	Fysieke producten	Digitale producten
Wanneer de bestelling is geplaatst	De bestelling is Niet afgehandeld. De klant ontvangt een e-mail met de bestelbevestiging.	De bestelling is Niet afgehandeld. De klant ontvangt een e-mail met de bestelbevestiging.
Wanneer de betaling is ontvangen	Bij automatische betaling (Shore Pay) wordt de bestelling automatisch gemarkeerd als Betaald. Bij een handmatige betaling moet je de betaling na ontvangst markeren als Betaald. In beide gevallen ontvangt de klant een betalingsbevestiging.	Bij automatische betaling (Shore Pay) wordt de downloadlink na betaling automatisch naar de klant gemaild. Markeer bij een handmatige betaling de bestelling na ontvangst van de betaling als Betaald. Daardoor krijgt de klant de downloadlink toegestuurd. In beide gevallen wordt de bestelling automatisch gemarkeerd als Afgehandeld zodra de downloadlinks zijn verzonden.
Hoe de bestelling wordt afgehandeld	Verzending: Verzend de bestelling en markeer deze als Afgehandeld. De klant ontvangt automatisch een verzendbevestiging per e-mail. Lokaal afhalen: Maak de bestelling klaar en markeer deze als Klaar voor afhalen. De klant ontvangt automatisch een e-mail. Markeer de bestelling na het afhalen als Afgehandeld.	Er is geen verdere actie nodig. Zodra de bestelling is gemarkeerd als Betaald, wordt deze automatisch afgehandeld.

Bestellingen met fysieke en digitale producten:

Zodra de volledige betaling is ontvangen, worden de digitale producten automatisch naar de klant verzonden. Je moet de fysieke producten nog afhandelen volgens het verzend- of afhaalproces.

Hoe werken betalingen voor bestellingen?

Voor onlinebetalingen met Shore Pay wordt de betalingsstatus automatisch bijgewerkt. Wanneer de volledige betaling is ontvangen, wordt de bestelling gemarkeerd als Betaald.

Bij handmatige betalingen, zoals bankoverschrijvingen, moet je de betaling zelf bevestigen. Bewerk de bestelling zodra je de betaling hebt ontvangen en klik op de gele knop Markeren als betaald.

Een bestelling kan een van deze betalingsstatussen hebben: Onbetaald, Betaald, Gedeeltelijk terugbetaald of Terugbetaald.
Hoe annuleer ik een bestelling?
Momenteel kunnen bestellingen alleen door de verkoper worden geannuleerd. Klanten moeten contact opnemen met de verkoper als ze hun bestelling willen annuleren.

Een bestaande bestelling annuleren:
1. Klik op de pagina Bestellingen op de drie puntjes naast de specifieke bestelling.
2. Klik op Bewerken in het menu.
3. Klik op de knop Bestelling annuleren in de rechterbovenhoek.
4. Je kunt een notitie voor de klant toevoegen in het annuleringsvenster. De notitie wordt opgenomen in de annuleringsmail die de klant ontvangt.
5. Bevestig door op Bestelling annuleren te klikken.
Tip: Als je verkoopt aan klanten in de EU, moet je mogelijk een herroepingsknop aanbieden waarmee klanten de annulering van een bestelling kunnen aanvragen. Zie onze handleiding voor het toevoegen van een herroepingsknop.
Hoe betaal ik het bedrag van een bestelling terug?
Een geregistreerde betaling terugbetalen:
1. Klik op de pagina Bestellingen op de drie puntjes naast de specifieke bestelling.
2. Klik op Bewerken in het menu.
3. Klik onder Bestelgegevens op Terugbetalen in de rij voor de betaling.
  
  Opmerking: Bestellingen waarvoor niets is betaald, zoals gratis bestellingen of bestellingen met 100% korting, kun je niet terugbetalen. Daarom wordt de optie Terugbetalen bij deze bestellingen niet weergegeven.
4. Selecteer voor fysieke producten indien nodig Artikelen terug in voorraad plaatsen. Klik op Markeren als terugbetaald om te bevestigen.
Hoe een terugbetaling werkt, hangt af van de betaalmethode die voor de bestelling is gebruikt.

Automatische betaling: Start de terugbetaling via de link Terugbetalen in de bestelgegevens. Shore Pay verwerkt de terugbetaling. Je kunt het volledige bedrag of een deel ervan terugbetalen. De betalingsstatus wordt automatisch bijgewerkt.

Handmatige betaling: Betaal de klant buiten de Webshop terug, bijvoorbeeld via een bankoverschrijving. Als je de bestelling als terugbetaald markeert, wordt alleen de betalingsstatus van de bestelling bijgewerkt.
Kan ik een bestelling wijzigen nadat deze is geplaatst?

Je kunt de producten in een bestaande bestelling niet wijzigen. Als de klant de bestelling wil wijzigen, annuleer dan de bestaande bestelling voor de klant en vraag de klant om een nieuwe bestelling te plaatsen via je website.

Als de bestelling al is betaald, betaal deze dan indien nodig apart terug.
Hoe voeg ik een notitie toe aan een bestelling?
Een interne notitie toevoegen aan een bestelling:
1. Klik op de pagina Bestellingen op de drie puntjes naast de specifieke bestelling.
2. Klik op Bewerken in het menu.
3. Scrol omlaag naar de Bestelgeschiedenis.
4. Voeg een notitie toe in het tekstveld.
5. Klik op de knop Notitie toevoegen die verschijnt.
Hoe verwijder ik een bestelling?
Een bestaande bestelling verwijderen:
1. Klik op de pagina Bestellingen op de drie puntjes naast de specifieke bestelling.
2. Klik in het menu op Verwijderen. Je kunt ook de bestelgegevens openen en vervolgens op de knop Bestelling verwijderen klikken.
3. Bevestig door op Verwijderen te klikken.
Let op: Als je een bestelling verwijdert, verdwijnt deze definitief uit de bestellijst. Je kunt dit niet ongedaan maken.