Hoe je productiever wordt in Webmail

Tijd is schaars en je moet meer doen in minder tijd. Webmail heeft veel slimme functies die je helpen tijd te besparen, productiever te zijn en je dag overzichtelijker te maken. Dit artikel laat veel eenvoudige manieren zien om productiever te werken in Webmail.

• Gebruik Aida om sneller e-mails te schrijven
• Krijg een automatische samenvatting van e-mails
• Maak en gebruik e-mailsjablonen
• Maak e-mailaliassen aan
• Stuur je facturen automatisch naar een map
• Gebruik filters om gefocust te blijven tijdens het werk
• Gebruik een e-mailhandtekening
• Gebruik een ander e-mailadres voor nieuwsbrieven
• Delegeer effectief en stuur e-mails meteen door
• Hoe je e-mails beheert als je het druk hebt
• Importeer oude correspondentie van eerdere accounts

Wil je Webmail op je telefoon gebruiken? Download de one.com Mail-app om altijd en overal je e-mails te lezen en te beheren.

Gebruik Aida om sneller e-mails te schrijven

Laten we eerlijk zijn: het opstellen van e-mails kan meer tijd in beslag nemen dan je zou willen. Dat is precies waarom Aida, je AI-assistent, direct in Webmail is ingebouwd.

Aan de slag gaan is eenvoudig: beschrijf wat je in je e-mail wilt zeggen en Aida zorgt voor de rest door een concept te genereren dat je naar wens kunt aanpassen. Open gewoon een nieuw bericht (of een antwoord), voer je verzoek in het tekstvak onderaan het venster in en laat Aida het schrijfwerk doen. Nog niet helemaal naar wens? Vraag Aida om het concept verder aan te passen. Tevreden? Klik op Tekst invoegen om het direct in je e-mail te plaatsen en voeg daarna je eigen persoonlijke accenten toe.

Krijg een automatische samenvatting van e-mails

De functie AI-samenvatting geeft je een korte samenvatting van elke e-mail die je ontvangt. Dat is handig als je snel veel e-mails moet doornemen. Je ziet ook makkelijker welke e-mails bepaalde informatie bevatten. Aan de samenvatting zie je bovendien meteen of een e-mail dringend is en of je iets moet doen.

Klik naast AI-samenvatting op Genereren, bovenaan de e-mail die je wilt samenvatten.

E-mailsjablonen maken en gebruiken

Bespaar tijd door van je e-mailconcepten sjablonen te maken die je opnieuw kunt gebruiken.

Zo maak je een sjabloon:

1. Schrijf de e-mail zoals je die wilt opslaan. Klik daarna op het documentpictogram rechtsonder in het venster waarin je de e-mail opstelt in Webmail.
2. Klik op Concept opslaan als sjabloon.
3. Geef de sjabloon een naam.
4. Klik op Opslaan.

Zo gebruik je een sjabloon:

1. Klik op het documentpictogram in de rechterbenedenhoek van de e-maileditor in Webmail.
2. Selecteer een sjabloon uit je recent gebruikte sjablonen of klik op Alle sjablonen bekijken. Kies je voor de tweede optie, selecteer dan het gewenste sjabloon uit de lijst. Het wordt toegevoegd aan je lege e-mail.

Je kunt je sjablonen ook toevoegen en bewerken in Webmail via Instellingen → E-mailsjablonen.

Tip: Wil je snel sjablonen toevoegen? Vertel Aida, de AI-schrijfassistent, wat je erin wilt opnemen. Ze helpt je binnen enkele seconden een concept te maken.

E-mailaliassen maken

Een e-mailalias is een doorstuuradres, wat betekent dat alle e-mails die naar de alias worden gestuurd, worden doorgestuurd naar een of meer opgegeven accounts. De alias zelf heeft geen inbox, geen inloggegevens en kan niet worden gebruikt om e-mails te verzenden.

Maak in het configuratiescherm een alias aan voor een groep contactpersonen, bijvoorbeeld all-employees@mydomain.com, en voeg de relevante e-mailadressen aan die groep toe. Zo wordt communiceren makkelijker en krijgen alle leden van de verschillende groepen de juiste informatie. Je kunt een onbeperkt aantal e-mailaliassen voor je domein aanmaken.

Opmerking: Weet je niet hoe je een alias aanmaakt? Lees in deze handleiding hoe je een e-mailalias aanmaakt in het configuratiescherm van one.com.

Stuur je facturen automatisch naar een map

Houd je inbox overzichtelijk: maak mappen voor je projecten en laat e-mails automatisch in die mappen archiveren. Maak bijvoorbeeld een map Facturen om al je facturen bij elkaar te bewaren.

Maak een filter dat e-mails met het woord 'invoice' in de onderwerpregel automatisch naar de map Facturen verplaatst.

In Webmail:

1. Klik op het Instellingen-icoon in het menu aan de linkerkant.
2. Ga naar E-mailfilters.
3. Klik op E-mailfilter toevoegen.
4. Typ in het veld Onderwerp bijvoorbeeld "invoice".
5. Klik onder Doe dit vervolgens met e-mails die overeenkomen op Verplaatsen naar map.
6. Kies in het vervolgkeuzemenu rechts de map die je voor de facturen hebt aangemaakt.

Gebruik filters om gefocust te blijven tijdens het werken

Met filters stuur je e-mails op basis van hun inhoud naar een specifieke map. Zo kun je e-mails van familie en vrienden in een aparte map bewaren, zonder dat ze je werk onderbreken.

• Hoe maak je een filter in Webmail?

Je kunt ook een filter gebruiken om e-mails van je baas of belangrijke zakenpartners automatisch naar een specifieke map te verplaatsen, zodat je ze beter kunt organiseren.

Gebruik een e-mailhandtekening

Door een standaardhandtekening aan je e-mails toe te voegen, eindigen ze allemaal met een passende groet. Je hoeft niet aan het einde van elke e-mail "Met vriendelijke groet" en je naam te typen. Veel mensen gebruiken nog geen handtekening, terwijl die al bijna sinds het ontstaan van e-mail bestaat. Ga aan de slag met een handtekening als je die nog niet gebruikt.

Gebruik een ander e-mailadres voor nieuwsbrieven

Je ontvangt waarschijnlijk dagelijks tientallen mailings, nieuwsbrieven en vergelijkbare e-mails. Met een apart e-mailadres voor nieuwsbrieven op je domein blijft je inbox overzichtelijk, zodat je je ongestoord kunt richten op wat belangrijk is.

Delegeer taken en stuur e-mails meteen door

Je stuurt eenvoudig een e-mail door via Webmail. Laat een e-mail over aan een collega als die de taak kan oppakken.

E-mails beheren als je het druk hebt

Als je veel te doen hebt, kunnen e-mails zich snel opstapelen. Daardoor zie je belangrijke e-mails misschien over het hoofd. Laat je contactpersonen weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten als je met iets anders bezig bent, ook als dat maar een paar uur duurt. Hier zijn enkele tips:

1. Maak een map voor e-mails die je later moet beantwoorden. Laat die e-mails liggen totdat je tijd hebt om te reageren. Je kunt ook regels instellen om e-mails van bepaalde personen of bedrijven automatisch naar de map ‘Later beantwoorden’ te verplaatsen.
2. Stuur je e-mails tijdens je vakantie door naar andere medewerkers. Zo kun je uitrusten terwijl iemand anders belangrijke zaken oppakt.
3. Stel een automatisch antwoord in als je met verlof bent. Laat daarin weten wanneer je verwacht je e-mails weer te lezen en wanneer anderen een antwoord kunnen verwachten.

Importeer oude correspondentie van eerdere accounts

Veel mensen hebben e-mailaccounts die ze niet meer gebruiken. Importeer de oude e-mails uit die accounts om alles op één plek te bewaren. De geïmporteerde e-mails komen in een aparte map terecht.

Zo importeer je e-mails rechtstreeks in Webmail:

1. Klik op het pictogram **Instellingen**.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op **E-mails importeren**.
3. Klik op **Aan de slag**.
4. Voer het e-mailaccount in waaruit je wilt importeren en klik op **Volgende**.
5. Voer het wachtwoord van het e-mailaccount in waaruit je importeert en klik op **Volgende**.
6. De e-mails worden nu geïmporteerd. Afhankelijk van de grootte van het e-mailaccount waaruit je importeert, kan dit tot 2 dagen duren.

Opmerking: Je kunt geen e-mails importeren uit een inactief account of uit hetzelfde e-mailaccount dat eerder bij een andere provider werd gehost. Je kunt de e-mails wel handmatig exporteren en in Outlook of een andere e-mailclient importeren. In de onderstaande handleiding lees je hoe je e-mails handmatig exporteert uit de populairste e-mailclients.

• Hoe kan ik een back-up maken van mijn e-mail in Outlook, Thunderbird of Apple Mail?

Gerelateerde artikelen:

• Veiliger werken met Webmail
• Hoe log ik in op Webmail?