Hoe word je productiever in Webmail

Tijd is schaars en je moet meer doen in minder tijd. Webmail heeft veel slimme functies die je helpen tijd te besparen, productiever te zijn en je dag overzichtelijker te maken. Dit artikel laat veel eenvoudige manieren zien om productiever te zijn terwijl je in Webmail werkt.

• Gebruik Aida om sneller e-mails te schrijven
• Krijg een automatische samenvatting van e-mails
• Maak e-mailaliassen aan
• Stuur je facturen automatisch naar een map
• Gebruik filters om gefocust te blijven tijdens het werk
• Gebruik een e-mailhandtekening
• Gebruik een ander e-mailadres voor nieuwsbrieven
• Delegeer en stuur e-mails direct door
• Hoe je e-mails beheert als je het druk hebt
• Importeer oude correspondentie van eerdere accounts

Gebruik Aida om sneller e-mails te schrijven

Laten we eerlijk zijn: het opstellen van e-mails kan meer tijd in beslag nemen dan je zou willen. Dat is precies waarom Aida, je AI-assistent, direct in Webmail is ingebouwd.

Aan de slag gaan is eenvoudig: beschrijf wat je in je e-mail wilt zeggen en Aida zorgt voor de rest door een concept te genereren dat je naar wens kunt aanpassen. Open gewoon een nieuw bericht (of een antwoord), voer je verzoek in het tekstvak onderaan het venster in en laat Aida het schrijfwerk doen. Nog niet helemaal naar wens? Vraag Aida om het concept verder aan te passen. Tevreden? Klik op Tekst invoegen om het direct in je e-mail te plaatsen en voeg daarna je eigen persoonlijke accenten toe.

Krijg een automatische samenvatting van e-mails

De functie AI-samenvatting geeft je een korte samenvatting van elke e-mail die je ontvangt. Dit is handig wanneer je snel door een grote hoeveelheid e-mails moet en het helpt je bij te houden welke e-mails specifieke informatie bevatten. De samenvatting kan je ook in één oogopslag vertellen of een e-mail tijdgevoelig is en actie van jouw kant vereist.

Om een samenvatting te genereren, klik je op de knop Genereren naast AI-samenvatting bovenaan de e-mail die je wilt samenvatten.

Maak e-mailaliassen aan

Een e-mailalias is een doorstuuradres, wat betekent dat alle e-mails die naar de alias worden gestuurd, worden doorgestuurd naar een of meer opgegeven accounts. De alias zelf heeft geen inbox, geen login en kan niet gebruikt worden om e-mails te verzenden.

Maak in je Configuratiescherm een alias aan voor een groep contacten, bijv. alle-medewerkers@mijndomein.com, en voeg de relevante e-mailadressen toe aan die groep. Hierdoor wordt communicatie eenvoudiger en ontvangen alle leden van de verschillende groepen de juiste informatie. Let op: je kunt een onbeperkt aantal e-mailaliassen aanmaken in je domein.

Let op: Weet je niet hoe je een alias aanmaakt? Leer hoe je een e-mailalias aanmaakt in je one.com Configuratiescherm met deze handleiding.

Stuur je facturen automatisch naar een map

Organiseer je inbox eenvoudig door een map voor projecten aan te maken en e-mails automatisch naar deze mappen te laten archiveren. Bewaar alle facturen in één map, bijvoorbeeld door een map Facturen aan te maken.

Filter de map factuur door een nieuw filter aan te maken met het woord factuur in de onderwerpregel. Het wordt automatisch in deze map opgenomen als de onderwerpregel van een e-mail het woord factuur bevat.

In Webmail:

1. Klik op het Instellingen-icoon in het menu aan de linkerkant.
2. Ga naar E-mailfilters.
3. Klik op E-mailfilter toevoegen.
4. Typ in het veld Onderwerp bijvoorbeeld "factuur".
5. Klik onder Doe dan dit met e-mails die overeenkomen op Verplaatsen naar map.
6. Kies in het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant de map die je hebt aangemaakt voor de facturen.

Gebruik filters om gefocust te blijven tijdens het werk

E-mails kunnen op basis van hun inhoud naar een specifieke map worden verzonden. Met filters kun je e-mails van familie en vrienden naar een andere map sturen zonder dat dit je workflow verstoort.

• Hoe maak ik een filter aan in Webmail?

Je kunt ook een filter gebruiken om e-mails van je baas of belangrijke zakelijke partners automatisch door te sturen naar een specifieke map, zodat je ze beter kunt organiseren.

Gebruik een e-mailhandtekening

Door een standaardhandtekening aan je e-mails toe te voegen, zorg je ervoor dat al je e-mails eindigen met een correcte groet. Het is onnodig om aan het einde van elke e-mail die je verstuurt 'Met vriendelijke groet' en je naam te typen. Veel mensen maken nog geen gebruik van handtekeningen, hoewel we al bijna sinds het ontstaan van e-mail weten dat ze bestaan. Ga zo snel mogelijk aan de slag met het gebruik ervan als je dat nog niet hebt gedaan.

Gebruik een ander e-mailadres voor nieuwsbrieven

Je ontvangt waarschijnlijk dagelijks tientallen massamailings, nieuwsbrieven en soortgelijke e-mailberichten. Je inbox blijft schoon met een speciaal nieuwsbriefadres in je domein, zodat je je kunt concentreren op wat het belangrijkst is en ongestoord kunt werken.

Wees goed in het delegeren en direct doorsturen van e-mails

Het is eenvoudig om een e-mail door te sturen via Webmail. Houd je niet bezig met de inhoud van een e-mail als iemand anders in je bedrijf aan die specifieke taak kan werken.

Hoe je e-mails beheert als je het druk hebt

Wanneer we veel te doen hebben, kunnen e-mails zich gemakkelijk opstapelen. Dan is het makkelijk om belangrijke e-mails te vergeten. Stel verwachtingen voor je contacten wanneer je weg bent om iets anders te doen, zelfs als het maar voor een paar uur is. Hier zijn enkele tips:

1. Maak een map aan voor e-mails die later beantwoord moeten worden. Vergeet deze e-mails totdat je tijd hebt om te reageren. Je kunt ook regels instellen om e-mails van bepaalde personen of bedrijven automatisch naar deze map 'later beantwoorden' te sturen.
2. Stuur je e-mails door naar andere medewerkers terwijl je op vakantie bent. Zo kun je ontspannen en ervoor zorgen dat iemand anders de belangrijke zaken oppakt.
3. Stel een automatisch antwoord in op je e-mail terwijl je met verlof bent. Laat ze in het automatische antwoord weten wanneer je verwacht je e-mails te lezen en wanneer ze een antwoord kunnen verwachten.

Importeer oude correspondentie van eerdere accounts

Velen van ons hebben andere e-mailaccounts die we niet meer gebruiken. Zorg voor orde en importeer oude e-mails van eerdere e-mailaccounts die je niet gebruikt. De geïmporteerde e-mails worden in een aparte map geplaatst.

Je kunt e-mails rechtstreeks importeren naar Webmail op deze manier:

1. Klik op het pictogram Instellingen.
2. Klik op E-mails importeren in het menu aan de linkerkant.
3. Klik op Aan de slag.
4. Voer het e-mailaccount in waarvan je wilt importeren en klik op volgende.
5. Voer het e-mailwachtwoord in voor het account waarvan je importeert en klik op volgende.
6. Het importeren van e-mail vanuit het e-mailaccount is bezig. Afhankelijk van de grootte van het e-mailaccount dat je importeert, kan dit tot 2 dagen duren.

Let op: Je kunt geen e-mails importeren vanuit een inactief account of vanuit hetzelfde e-mailaccount dat voorheen bij een ander bedrijf werd gehost. De e-mails kunnen echter handmatig worden geëxporteerd en handmatig worden geïmporteerd in Outlook of een andere e-mailclient. De onderstaande handleiding laat je zien hoe je handmatig e-mails kunt exporteren vanuit de meest populaire e-mailclients.

• Hoe kan ik een back-up maken van mijn e-mail in Outlook, Thunderbird of Apple Mail?

Gerelateerde artikelen:

• Veiliger werken met Webmail
• Hoe log ik in op Webmail?