Werkzamer worden in Webmail

Tijd is schaars en je moet meer doen in minder tijd. Webmail heeft veel slimme functies die je helpen tijd te besparen, productiever te zijn en je dag overzichtelijker te maken. In dit artikel laten we veel eenvoudige manieren zien om productiever te werken in Webmail.

• E-mailaliassen aanmaken
• Verzend je facturen automatisch naar een map
• Gebruik filters om gefocust te blijven tijdens het werken
• Een e-mailhandtekening gebruiken
• Gebruik een ander e-mailadres voor nieuwsbrieven
• Wees goed in het meteen delegeren en doorsturen van e-mails
• Hoe je e-mails kunt beheren als je bezig bent
• Importeer oude correspondentie van eerdere accounts

E-mailaliassen aanmaken

Een e-mailalias is een doorstuuradres, wat betekent dat alle e-mails die aan de alias zijn gericht, worden doorgestuurd naar een of meer gespecificeerde accounts. De alias zelf heeft geen inbox, geen login en kan niet worden gebruikt om e-mails te verzenden.

Maak in je Configuratiescherm een alias aan voor een groep contacten, bijvoorbeeld all-employees@mydomain.com en voeg de relevante e-mailadressen toe aan die groep. Hierdoor wordt de communicatie eenvoudiger en krijgen alle leden van de verschillende groepen de juiste informatie. Houd er rekening mee dat je een onbeperkt aantal e-mailaliassen in je domein kunt aanmaken.

Let op: Weet je niet hoe je een alias aanmaakt? Leer hoe je een e-mailalias aanmaakt in het one.com Configuratiescherm met behulp van deze .

Stuur je facturen automatisch naar een map

Organiseer eenvoudig je inbox door een map voor projecten aan te maken en e-mails automatisch in deze mappen te archiveren. Bewaar alle facturen in één map, bijvoorbeeld door een map Facturen aan te maken.

Filter de map factuur door een nieuw filter aan te maken met het woord factuur in de onderwerpregel. Het wordt automatisch in deze map opgenomen als de onderwerpregel van een e-mail het woord Factuur bevat.

In Webmail:

1. Klik op het Instellingen-icoon in het menu aan de linkerkant.
2. Ga naar E-mailfilters.
3. Klik op E-mailfilter toevoegen.
4. Vul in het veld Onderwerp bijvoorbeeld "factuur" in.
5. Klik onder Doe dit vervolgens met e-mails op Verplaats naar map.
6. Kies in het dropdown menu aan de rechterkant de map die je hebt aangemaakt voor de facturen.

Gebruik filters om gefocust te blijven tijdens het werken

E-mails kunnen naar een specifieke map worden verzonden op basis van hun inhoud. Met behulp van filters kun je e-mails van je familie en vrienden naar een andere map sturen zonder je workflow te verstoren.

Je kunt ook een filter gebruiken om e-mails van je baas of belangrijke zakenpartners automatisch door te sturen naar een bepaalde map, zodat je ze beter kunt organiseren.

Een e-mailhandtekening gebruiken

Door een standaardhandtekening toe te voegen aan je e-mails, zorg je ervoor dat alle e-mails eindigen met een goede begroeting. Het is niet nodig om "Met vriendelijke groet" en je naam te typen aan het einde van elke e-mail die je verzendt. Veel mensen moeten nog handtekeningen gebruiken, ook al weten we dat ze al bijna sinds het begin van de e-mail bestaan. Ga er zo snel mogelijk een gebruiken als je dat nog niet hebt gedaan.

Gebruik een ander e-mailadres voor nieuwsbrieven

Je ontvangt waarschijnlijk dagelijks tientallen massamailings, nieuwsbrieven en soortgelijke e-mailberichten. Je inbox blijft schoon met een speciaal nieuwsbriefadres in je domein, zodat jij je kunt concentreren op wat het belangrijkst is en ongestoord kunt werken.

Wees goed in het meteen delegeren en doorsturen van e-mails

Het is eenvoudig om een e-mail door te sturen via Webmail. Bemoei je niet met de inhoud van een e-mail als iemand anders in jouw bedrijf aan die specifieke taak kan werken.

Hoe je e-mails kunt beheren wanneer je bezig bent

Wanneer we veel te doen hebben, stapelen e-mails zich gemakkelijk op. Dan kan het gemakkelijk zijn om essentiële e-mails te vergeten. Stel verwachtingen aan je contacten wanneer je iets anders gaat doen, ook al is het maar voor een paar uur. Hier geven we enkele tips:

1. Maak een map aan voor e-mails die later beantwoord moeten worden. Vergeet deze e-mails totdat je tijd hebt om te reageren. Je kunt ook regels instellen om automatisch e-mails van bepaalde personen of bedrijven naar deze map "beantwoord later" te sturen.
2. Stuur je e-mails door naar andere medewerkers tijdens je vakantie. Door dit te doen, kun je uitrusten en ervoor zorgen dat iemand anders essentiële zaken oppikt.
3. Stel een automatisch antwoord op je e-mail in terwijl je met verlof bent. Laat ze in een automatisch antwoord weten wanneer je je e-mails kunt lezen en wanneer ze een antwoord kunnen verwachten.

Importeer oude correspondentie van eerdere accounts

Velen van ons hebben andere e-mailaccounts die we niet meer gebruiken. Organiseer alles en importeer oude e-mails van eerdere e-mailaccounts die je niet meer gebruikt. De geïmporteerde e-mails worden in een aparte map opgenomen.

Je kunt e-mails als volgt rechtstreeks in Webmail importeren:

1. Klik op het pictogram Instellingen.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op E-mails importeren.
3. Klik op Aan de slag.
4. Voer het e-mailaccount in waaruit je wilt importeren en klik op Volgende.
5. Voer het e-mailwachtwoord in voor het account waaruit je importeert en klik op Volgende.
6. De e-mailimport van het e-mailaccount is bezig. Afhankelijk van de grootte van het e-mailaccount dat je importeert, kan dit tot 2 dagen duren.

Let op: Je kunt geen e-mails importeren van een inactief account of van hetzelfde e-mailaccount dat eerder bij een ander bedrijf werd gehost. De e-mails kunnen echter wel handmatig worden geëxporteerd en geïmporteerd in Outlook of een andere e-mailclient. Onderstaande handleiding laat zien hoe je handmatig e-mails van de meest populaire e-mails exporteert.

• Hoe kan ik een back-up maken van mijn e-mail in Outlook, Thunderbird of Apple Mail?

Gerelateerde artikelen:

• Veiliger werken met Webmail
• Hoe log ik in op Webmail?