Como tornar-se mais produtivo no Webmail
O tempo é escasso e precisa de fazer mais em menos tempo. O Webmail dispõe de muitas funcionalidades inteligentes que o ajudarão a poupar tempo, a ser mais produtivo e a organizar melhor o seu dia. Este artigo irá mostrar-lhe várias formas simples de ser mais produtivo enquanto trabalha no Webmail.
- Criar aliases de e-mail
- Envie as suas faturas automaticamente para uma pasta
- Use filtros para se manter concentrado enquanto trabalha
- Use uma assinatura de e-mail
- Utilize outro endereço de e-mail para receber as newsletters
- Sabe delegar tarefas e reencaminhar e-mails imediatamente
- Como gerir os e-mails quando está ocupado
- Importar correspondência antiga de contas anteriores
Criar aliases de e-mail
Um alias de e-mail é um endereço de reencaminhamento, o que significa que todos os e-mails endereçados ao alias são reencaminhados para uma ou mais contas especificadas. O alias em si não tem caixa de entrada, não permite o acesso e não pode ser utilizado para enviar e-mails.
Crie um alias no seu Painel de Controlo para um grupo de contactos, por exemplo, all-employees@mydomain.com, e inclua os endereços de e-mail relevantes nesse grupo. Desta forma, a comunicação será mais fácil e todos os membros dos diferentes grupos receberão as informações corretas. Tenha em atenção que pode criar um número ilimitado de aliases de e-mail no seu domínio.
Nota: Não sabe como criar um alias? Saiba como criar um alias de e-mail no seu Painel de Controlo da one.com seguindo este link: hrefhttps://help.one.com/hc/en-us/articles/115005586389-How-do-I-create-an-email-alias-hrefguide.
Envie as suas faturas automaticamente para uma pasta
Organize facilmente a sua caixa de entrada criando uma pasta para projetos e arquivando automaticamente os e-mails nessas pastas. Guarde todas as faturas numa única pasta, por exemplo, criando uma pasta chamada «Faturas».
Filtre a pasta «Fatura» criando um novo filtro com a palavra «fatura» na linha de assunto. Se a linha de assunto de um e-mail contiver a palavra «Fatura», esse e-mail será automaticamente incluído nesta pasta.
No Webmail:
- Clique no ícone Configurações no menu à esquerda.
- Vá para «Filtros de e-mail».
- Clique em «Adicionar filtro de e-mail».
- No campo «Assunto», escreva, por exemplo, «fatura».
- Em «Em seguida, faça isto com os e-mails que correspondam», clique em «Mover para a pasta».
- No menu suspenso à direita, selecione a pasta que criou para as faturas.
Use filtros para se manter concentrado enquanto trabalha
Os e-mails podem ser encaminhados para uma pasta específica com base no seu conteúdo. Através de filtros, pode encaminhar os e-mails da sua família e dos seus amigos para outra pasta sem interferir no seu fluxo de trabalho.
Também pode utilizar um filtro para reencaminhar automaticamente os e-mails do seu chefe ou de parceiros de negócios importantes para uma pasta específica, o que lhe permite organizá-los melhor.
Use uma assinatura de e-mail
Ao adicionar uma assinatura predefinida aos seus e-mails, garantirá que todos terminem com uma saudação adequada. Não é necessário escrever «Cumprimentos» e o seu nome no final de cada e-mail que enviar. Muitas pessoas ainda não utilizam assinaturas, apesar de sabermos que estas existem praticamente desde o início do e-mail. Get comece a usar uma o mais rapidamente possível, se ainda não o fez.
Utilize outro endereço de e-mail para receber as newsletters
Provavelmente recebe diariamente dezenas de mensagens em massa, newsletters e e-mails semelhantes. A sua caixa de entrada ficará organizada com um endereço de newsletter específico no seu domínio, para que se possa concentrar no que é mais importante e trabalhar sem interrupções.
Sabe delegar tarefas e reencaminhar e-mails imediatamente
É fácil reencaminhar um e-mail através do Webmail. Não se envolva com o conteúdo de um e-mail se outra pessoa na sua empresa puder tratar dessa tarefa específica.
Como gerir os e-mails quando está ocupado
Quando temos muito que fazer, é fácil os e-mails acumularem-se. Nessa altura, pode ser fácil esquecer e-mails importantes. Defina as expectativas dos seus contactos quando estiver ausente a fazer outra coisa, mesmo que seja apenas por algumas horas. Aqui ficam algumas dicas:
- Crie uma pasta para os e-mails que precisam de ser respondidos mais tarde. Esqueça esses e-mails até ter tempo para começar a responder. Também pode definir regras para enviar automaticamente os e-mails de determinadas pessoas ou empresas para esta pasta «responder mais tarde».
- Reencaminhe os seus e-mails para outros colegas enquanto estiver de férias. Desta forma, poderá descansar e ter a certeza de que alguém está a tratar das questões essenciais.
- Configure uma resposta automática para o seu e-mail enquanto estiver de férias. Indique na resposta automática quando espera poder ler os seus e-mails e quando podem esperar uma resposta.
Importar correspondência antiga de contas anteriores
Muitos de nós temos outras contas de e-mail que já não utilizamos. Organize-se e importe os e-mails antigos das contas de e-mail que já não utiliza. Os e-mails importados serão colocados numa pasta separada.
Pode importar e-mails diretamente para o Webmail, da seguinte forma:
- Clique no ícone de Configurações.
- Clique em «Importar e-mails» no menu à esquerda.
- Clique em Começar.
- Introduza a conta de e-mail da qual pretende importar os dados e clique em «Seguinte».
- Introduza a palavra-passe do e-mail da conta a partir da qual está a importar e clique em «Seguinte».
- A importação de e-mails da conta de e-mail está em curso. Dependendo do tamanho da conta de e-mail que está a importar, este processo pode demorar até 2 dias.
Nota: Não é possível importar e-mails de uma conta inativa ou da mesma conta de e-mail que tenha sido anteriormente alojada noutra empresa. No entanto, os e-mails podem ser exportados e importados manualmente para o Outlook ou para outro cliente de e-mail. O guia abaixo irá mostrar-lhe como exportar manualmente e-mails das plataformas mais populares.
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