Como tornar-se mais produtivo no Webmail

O tempo é escasso e você precisa fazer mais em menos tempo. O Webmail tem muitos recursos inteligentes que o ajudarão a economizar tempo, ser mais produtivo e organizar o seu dia. Este artigo mostrará muitas maneiras fáceis de ser mais produtivo enquanto trabalha no Webmail.

• Use Aida para escrever e-mails mais rapidamente
• Obtenha um resumo automático de e-mails
• Criar aliases de e-mail
• Envie suas faturas automaticamente para uma pasta
• Use filtros para manter o foco enquanto trabalha
• Use uma assinatura de e-mail
• Use outro endereço de e-mail para newsletters
• Seja bom em delegar e encaminhar e-mails imediatamente
• Como você pode gerenciar e-mails quando está ocupado
• Importar correspondência antiga de contas anteriores

Use Aida para escrever e-mails mais rapidamente

Vamos encarar: redigir e-mails pode consumir mais do seu dia do que você gostaria. É exatamente por isso que Aida, sua assistente de IA, está integrada diretamente ao Webmail.

Começar é simples: descreva o que você deseja que seu e-mail diga e Aida cuida do resto, gerando um rascunho que você pode moldar como quiser. Basta abrir uma nova mensagem (ou uma resposta), inserir sua solicitação na caixa de texto na parte inferior da janela e deixar Aida fazer o trabalho de escrita. Ainda não está do jeito certo? Peça para Aida ajustar o rascunho ainda mais. Satisfeito com ele? Clique em Inserir texto para colocá-lo diretamente no seu e-mail e, em seguida, dê os seus toques pessoais.

Obtenha um resumo automático de e-mails

A função Resumo de IA oferece um breve resumo de qualquer e-mail que você receber. Isso é útil quando você precisa processar muitos e-mails rapidamente e ajuda a acompanhar quais e-mails contêm informações específicas. O resumo também pode informar rapidamente se um e-mail é urgente e requer uma ação da sua parte.

Para gerar um resumo, clique no botão Gerar ao lado de Resumo de IA perto da parte superior do e-mail que você deseja resumir.

Criar aliases de e-mail

Um alias de e-mail é um endereço de encaminhamento, o que significa que todos os e-mails endereçados ao alias são encaminhados para uma ou mais contas especificadas. O alias em si não possui caixa de entrada, não tem login e não pode ser usado para enviar e-mails.

Crie um alias no seu Painel de Controle para um grupo de contatos, por exemplo, all-employees@mydomain.com, e inclua os endereços de e-mail relevantes nesse grupo. Como resultado, a comunicação será mais fácil, e todos os membros dos diferentes grupos receberão as informações corretas. Observe que você pode criar um número ilimitado de aliases de e-mail em seu domínio.

Nota: Não sabe como criar um alias? Aprenda a criar um alias de e-mail no seu Painel de Controle da one.com usando este guia.

Envie suas faturas automaticamente para uma pasta

Organize-se facilmente na sua caixa de entrada criando uma pasta para projetos e faça com que os e-mails sejam arquivados automaticamente nessas pastas. Mantenha todas as faturas em uma pasta, por exemplo, criando uma pasta Faturas.

Filtre a pasta de faturas criando um novo filtro com a palavra fatura na linha de assunto. Ele será incluído automaticamente nesta pasta se a linha de assunto de um e-mail contiver a palavra Fatura.

Dentro do Webmail:

1. Clique no ícone Configurações no menu à esquerda.
2. Vá para Filtros de e-mail.
3. Clique em Adicionar filtro de e-mail.
4. No campo Assunto, digite, por exemplo, "fatura".
5. Em Em seguida, faça isto com e-mails que correspondam, clique em Mover para pasta.
6. No menu suspenso à direita, escolha a pasta que você criou para as faturas.

Use filtros para manter o foco enquanto trabalha

Os e-mails podem ser enviados para uma pasta específica com base no seu conteúdo. Usando filtros, você pode encaminhar e-mails da sua família e amigos para outra pasta sem interferir no seu fluxo de trabalho.

• Como crio um filtro no Webmail?

Você também pode usar um filtro para encaminhar automaticamente e-mails do seu chefe ou de parceiros de negócios importantes para uma pasta específica, permitindo que você os organize melhor.

Use uma assinatura de e-mail

Ao adicionar uma assinatura padrão aos seus e-mails, você garantirá que todos os seus e-mails terminem com uma saudação adequada. É desnecessário digitar "Atenciosamente" e seu nome no final de cada e-mail que você envia. Muitas pessoas ainda não utilizam assinaturas, embora saibamos que elas existem quase desde o início do e-mail. Comece a usar uma o mais rápido possível, caso ainda não o tenha feito.

Use outro endereço de e-mail para newsletters

Você provavelmente recebe dezenas de correspondências em massa, newsletters e mensagens de e-mail semelhantes diariamente. Sua caixa de entrada permanecerá limpa com um endereço de newsletter dedicado em seu domínio, para que você possa se concentrar no que é mais importante e trabalhar sem interrupções.

Seja bom em delegar e encaminhar e-mails imediatamente

É fácil encaminhar um e-mail via Webmail. Não se envolva com o conteúdo de um e-mail se outra pessoa em sua empresa puder trabalhar nessa tarefa específica.

Como você pode gerenciar e-mails quando estiver ocupado

Quando temos muito o que fazer, é fácil que os e-mails se acumulem. Então, pode ser fácil esquecer e-mails essenciais. Defina expectativas para seus contatos quando você estiver ausente fazendo outra coisa, mesmo que seja apenas por algumas horas. Aqui estão algumas dicas:

1. Crie uma pasta para e-mails que precisam ser respondidos mais tarde. Esqueça esses e-mails até que você tenha tempo para começar a responder. Você também pode definir regras para enviar automaticamente e-mails de determinadas pessoas ou empresas para esta pasta de “responder mais tarde”.
2. Encaminhe seus e-mails para outros funcionários enquanto você estiver de férias. Ao fazer isso, você pode descansar e garantir que outra pessoa esteja cuidando de questões essenciais.
3. Defina uma resposta automática para seu e-mail enquanto você estiver de licença. Informe-os em uma resposta automática quando você espera ler seus e-mails e quando eles podem esperar uma resposta.

Importar correspondência antiga de contas anteriores

Muitos de nós temos outras contas de e-mail que não usamos mais. Organize as coisas e importe e-mails antigos de contas de e-mail anteriores que você não usa. Os e-mails importados serão incluídos em uma pasta separada.

Você pode importar e-mails diretamente para o Webmail, desta forma:

1. Clique no ícone Configurações.
2. Clique em Importar e-mails no menu à esquerda.
3. Clique em Começar.
4. Insira a conta de e-mail da qual deseja importar e clique em Próximo.
5. Insira a senha do email da conta da qual você está importando e clique em Próximo.
6. A importação de e-mails da conta de e-mail está em andamento. Dependendo do tamanho da conta de e-mail que você está importando, isso pode levar até 2 dias.

Nota: Você não pode importar e-mails de uma conta inativa ou da mesma conta de e-mail que estava hospedada em outra empresa anteriormente. Os e-mails podem, no entanto, ser exportados manualmente e importados para o Outlook ou outro cliente de e-mail manualmente. O guia abaixo mostrará como exportar manualmente e-mails dos mais populares.

• Como posso fazer backup dos meus e-mails no Outlook, Thunderbird ou Apple Mail?

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