O tempo é escasso, e é preciso fazer mais em menos tempo. O Webmail tem muitas características inteligentes que o ajudarão a poupar tempo, a ser mais produtivo e a organizar o seu dia. Este artigo irá demonstrar várias formas, fáceis, de ser mais produtivo enquanto trabalha no Webmail.
- Criar aliases de email
- Enviar as suas faturas automaticamente para uma pasta
- Utilizar filtros para se manter concentrado enquanto trabalha
- Utilizar uma assinatura de email
- Utilizar outro endereço de email para newsletters
- Ser bom a delegar e reencaminhar emails de imediato
- Como gerir os emails quando está ocupado
- Importar correspondência antiga de outras contas
Criar aliases de email
Os aliases de email são endereços de encaminhamento, o que significa que todos os emails endereçados aos aliases são encaminhados para uma ou mais contas. Os aliases não têm caixa de entrada, login e não pode ser utilizado para enviar emails.
Crie aliases no seu painel de controlo para um grupo de contactos, por exemplo, all-employees@mydomain.com e inclua os endereços de email relevantes nesse grupo. Como resultado, a comunicação será mais fácil, e todos os membros dos diferentes grupos receberão a informação correta. Note, por favor, que pode criar um número ilimitado de aliases de email no seu domínio.
Nota: Não sabe como criar aliases? Saiba como criar aliases de email no painel de controlo da one.com neste guia.
Enviar as suas faturas automaticamente para uma pasta
Organizar facilmente a sua caixa de entrada ao criar uma pasta para projetos e arquive automaticamente os emails nestas pastas. Manter todas as faturas numa pasta, por exemplo, ao criar uma pasta Faturas.
Filtrar a pasta fatura ao criar um novo filtro com a palavra fatura no campo assunto. Será automaticamente incluída nesta pasta se no campo assunto de um email tiver a palavra Fatura.
Dentro do Webmail:
- Clique no ícone Configurações no menu à esquerda.
- Vá a Filtros de correio.
- Clique em Adicionar filtro de correio
- No campo Assunto digite, por exemplo, "fatura".
- Sob Depois faça o seguinte com as mensagens que correspondem, clique em Mover para pasta.
- No menu de rolar à esquerda, escolha a pasta que criou para as faturas.
Utilizar filtros para se manter concentrado enquanto trabalha
Os emails podem ser enviados para uma pasta específica com base no seu conteúdo. Usando filtros, pode encaminhar emails da sua família e amigos para outra pasta sem interferir com o seu fluxo de trabalho.
Também pode utilizar um filtro para reencaminhar automaticamente emails do seu chefe ou de importantes parceiros comerciais para uma determinada pasta, permitindo organizá-los melhor.
Utilizar uma assinatura de email
Ao adicionar uma assinatura predefinida aos seus emails, garantirá que todos os seus emails terminem com uma saudação adequada. É desnecessário escrever "Atenciosamente" e o seu nome no final de cada email que enviar. Muitas pessoas ainda não utilizam assinaturas, apesar de sabermos que elas existem quase desde o início do email. Comece a usar uma assinatura o mais breve possível, caso ainda não o tenha feito.
Utilizar outro endereço de email para newsletters
É muito provável que receba diariamente dezenas de emails em massa, newsletters e mensagens de email semelhantes todos os dias. A sua caixa de entrada permanecerá limpa com um endereço para newsletters exclusivo no seu domínio, para que possa concentrar-se no que é mais importante e trabalhar tranquilamente.
Ser bom a delegar e reencaminhar emails de imediato
É fácil encaminhar um email via Webmail. Não se envolva com o conteúdo de um email se outra pessoa do seu negócio puder trabalhar nessa tarefa específica.
Como gerir os emails quando está ocupado
Quando temos muito a fazer, é fácil acumular emails. É fácil esquecer os emails importantes. Defina expectativas para os seus contactos quando estiver fora a fazer outra coisa, mesmo que seja apenas por algumas horas. Aqui ficam algumas dicas:
- Criar uma pasta para emails que exijam resposta posterior. Esqueça estes emails até ter tempo para começar a responder. Pode também estabelecer regras para enviar automaticamente emails de determinadas pessoas ou empresas para esta pasta "responder mais tarde".
- Encaminhar para outros funcionários os seus emails enquanto estiver de férias. Ao fazer isto, pode descansar e assegurar-se de que outra pessoa trata das questões essenciais.
- Defina uma resposta automática no seu email enquanto estiver de licença. Indique em resposta automática quando pode esperar ler os seus emails e quando podem esperar uma resposta.
Importar correspondência antiga de outras contas
Muitos de nós temos outras contas de email que já não utilizamos. Organize as coisas e importe emails antigos de contas de email anteriores que não utiliza. Os emails importados serão incluídos numa pasta separada.
Pode importar emails diretamente para o Webmail, como este:
- Clique no ícone Configurações.
- Clique em Importar emails no menu do lado esquerdo.
- Clique em Começar.
- Introduza a conta de email que pretende importar e clique em Seguinte.
- Introduza a palavra passe de email para a conta de onde está a importar, e clique em Seguinte>strong>.
- A importação de email a partir da conta de email está em curso. Dependendo do tamanho da conta de email que está a importar, pode demorar até 2 dias.
Nota: Não pode importar emails de uma conta inativa ou da mesma conta de email que foi previamente alojada noutra empresa. Os emails podem, no entanto, ser exportados e importados manualmente para o Outlook ou outro cliente de email. O guia abaixo mostrar-lhe-á como exportar manualmente emails dos mais populares.
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