Hur du blir mer produktiv i Webbmail

Tiden är knapp och du behöver göra mer på kortare tid. Webmail har många smarta funktioner som hjälper dig att spara tid, bli mer produktiv och rensa upp i din dag. Den här artikeln visar många enkla sätt att bli mer produktiv när du arbetar i Webmail.

• Använd Aida för att skriva e-post snabbare
• Få en automatisk sammanfattning av e-post
• Skapa e-postalias
• Skicka dina fakturor automatiskt till en mapp
• Använd filter för att hålla fokus medan du arbetar
• Använd en e-postsignatur
• Använd en annan e-postadress för nyhetsbrev
• Var bra på att delegera och vidarebefordra e-post direkt
• Hur du kan hantera e-post när du har mycket att göra
• Importera gammal korrespondens från tidigare konton

Använd Aida för att skriva e-post snabbare

Låt oss vara ärliga – att skriva e-post kan ta upp mer av din dag än du skulle önska. Det är precis därför Aida, din AI-assistent, är inbyggd direkt i Webmail.

Det är enkelt att komma igång: beskriv vad du vill att ditt e-postmeddelande ska säga, så tar Aida hand om resten och skapar ett utkast som du kan forma precis som du vill. Öppna bara ett nytt meddelande (eller ett svar), ange din förfrågan i textrutan längst ner i fönstret och låt Aida sköta skrivandet. Inte riktigt rätt än? Be Aida att justera utkastet ytterligare. Nöjd med resultatet? Klicka på Infoga text för att lägga in det direkt i ditt e-postmeddelande och finjustera det sedan med din egen personliga touch.

Få en automatisk sammanfattning av e-post

Funktionen AI-sammanfattning ger dig en kort sammanfattning av alla e-postmeddelanden du tar emot. Detta är praktiskt när du snabbt behöver gå igenom många e-postmeddelanden, och det hjälper dig att hålla koll på vilka meddelanden som innehåller specifik information. Sammanfattningen kan också med en snabb blick berätta om ett e-postmeddelande är tidskänsligt och kräver att du agerar.

För att skapa en sammanfattning, klicka på knappen Generera bredvid AI-sammanfattning nära toppen av det e-postmeddelande du vill sammanfatta.

Skapa e-postalias

Ett e-postalias är en vidarebefordringsadress, vilket innebär att alla e-postmeddelanden som skickas till aliaset vidarebefordras till ett eller flera angivna konton. Själva aliaset har ingen inkorg, ingen inloggning och kan inte användas för att skicka e-post.

Skapa ett alias i din Kontrollpanel för en grupp kontakter, t.ex. all-employees@mydomain.com, och inkludera de relevanta e-postadresserna i den gruppen. Som ett resultat blir kommunikationen enklare, och alla medlemmar i de olika grupperna kommer att få rätt information. Observera att du kan skapa ett obegränsat antal e-postalias i din domän.

Obs: Vet du inte hur man skapar ett alias? Lär dig hur du skapar ett e-postalias i din one.com-kontrollpanel med hjälp av denna guide.

Skicka dina fakturor automatiskt till en mapp

Organisera din inkorg enkelt genom att skapa en mapp för projekt och få e-postmeddelanden arkiverade automatiskt i dessa mappar. Behåll alla fakturor i en mapp, till exempel genom att skapa en mapp för Fakturor.

Filtrera mappen 'faktura' genom att skapa ett nytt filter med ordet 'faktura' i ämnesraden. Om ett e-postmeddelande har ordet 'faktura' i ämnesraden flyttas det automatiskt till denna mapp.

Inne i Webbmail:

1. Klicka på Inställningsikonen i menyn till vänster.
2. Gå till E-postfilter.
3. Klicka på Lägg till e-postfilter.
4. I fältet Ämne, skriv in till exempel "faktura".
5. Under Gör sedan detta med e-post som matchar, klicka på Flytta till mapp.
6. I rullgardinsmenyn till höger väljer du mappen som du har skapat för fakturorna.

Använd filter för att hålla fokus medan du arbetar

E-postmeddelanden kan skickas till en specifik mapp baserat på deras innehåll. Genom att använda filter kan du dirigera e-post från familj och vänner till en annan mapp utan att störa ditt arbetsflöde.

• Hur skapar jag ett filter i Webbmail?

Du kan också använda ett filter för att automatiskt vidarebefordra e-post från din chef eller viktiga affärspartners till en viss mapp, så att du kan organisera dem bättre.

Använd en e-postsignatur

Genom att lägga till en standardsignatur till dina e-postmeddelanden ser du till att alla dina e-postmeddelanden avslutas med en korrekt hälsning. Det är onödigt att skriva ”Med vänlig hälsning” och ditt namn i slutet av varje e-postmeddelande du skickar. Många har ännu inte börjat använda signaturer, trots att vi har vetat att de finns nästan sedan e-postens begynnelse. Kom igång med att använda en så snart som möjligt om du inte redan har gjort det.

Använd en annan e-postadress för nyhetsbrev

Du får troligtvis dussintals massutskick, nyhetsbrev och liknande e-postmeddelanden dagligen. Din inkorg förblir ren med en dedikerad nyhetsbrevsadress i din domän, så att du kan fokusera på det som är viktigast och arbeta ostört.

Var bra på att delegera och vidarebefordra e-post direkt

Det är enkelt att vidarebefordra ett e-postmeddelande via Webmail. Engagera dig inte i innehållet i ett e-postmeddelande om någon annan i din verksamhet kan arbeta med den specifika uppgiften.

Hur du kan hantera e-post när du är upptagen

När vi har mycket att göra är det lätt att e-postmeddelanden hopar sig. Då kan det vara lätt att glömma viktiga e-postmeddelanden. Sätt förväntningar för dina kontakter när du är borta och gör något annat, även om det bara är för några timmar. Här är några tips:

1. Skapa en mapp för e-postmeddelanden som behöver besvaras senare. Glöm bort dessa e-postmeddelanden tills du har tid att börja svara. Du kan också ställa in regler för att automatiskt skicka e-post från vissa personer eller företag till denna mapp för ”svara senare”.
2. Vidarebefordra dina e-postmeddelanden till andra anställda medan du är på semester. Genom att göra detta kan du vila och säkerställa att någon annan tar hand om viktiga ärenden.
3. Ställ in ett autosvar på din e-post medan du är ledig. Berätta i ett autosvar när du förväntar dig att läsa din e-post och när mottagarna kan förvänta sig ett svar.

Importera gammal korrespondens från tidigare konton

Många av oss har andra e-postkonton som vi inte använder längre. Organisera och importera gammal e-post från tidigare e-postkonton som du inte använder längre. De importerade e-postmeddelandena kommer att inkluderas i en separat mapp.

Du kan importera e-post direkt till Webmail, så här:

1. Klicka på ikonen Inställningar.
2. Klicka på Importera e-post i menyn till vänster.
3. Klicka på Kom igång.
4. Ange e-postkontot du vill importera från och klicka på Nästa.
5. Ange e-postlösenordet för kontot du importerar från och klicka på Nästa.
6. E-postimporten från e-postkontot pågår. Beroende på storleken på e-postkontot du importerar kan detta ta upp till 2 dagar.

Observera: Du kan inte importera e-post från ett inaktivt konto eller från samma e-postkonto som tidigare var värd hos ett annat företag. E-postmeddelandena kan däremot exporteras och importeras manuellt till Outlook eller en annan e-postklient. Guiden nedan visar hur du exporterar e-post från de mest populära.

• Hur gör jag backup på min e-post i Outlook, Thunderbird eller Apple Mail?

Relaterade artiklar:

• Hur du arbetar säkrare med Webbmail
• Hur loggar jag in på Webmail?