Erste Schritte mit dem Buchungssystem im Homepage-Baukasten

Sind Sie selbstständig und bieten Services an? Bewerben Sie Ihr Unternehmen über Ihre Website? Warum kombinieren Sie nicht beides und ermöglichen es Ihrer Kundschaft, Ihre Services online zu buchen?

Wir bieten jetzt eine Buchungslösung an, die sich ideal für kleinere Ein-Personen-Unternehmen eignet. Ganz gleich, ob Sie einen Friseursalon oder ein Klempnerunternehmen haben oder Online-Coaching-Kurse anbieten, mit dem Buchungssystem-Add-on können Kunden Ihre Services direkt über Ihre Homepage-Baukasten-Website buchen. Aktivieren Sie einfach das Add-on, richten Sie Ihre Services und Verfügbarkeiten ein und veröffentlichen Sie die Buchungsseite auf Ihrer Website.

Sobald dies erledigt ist, kann Ihre Kundschaft auf Ihrer Website einen Service auswählen und Termine buchen, die Sie einfach im Buchungssystem-Dashboard verwalten können. So einfach ist das. Lesen Sie diesen Artikel weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie das Add-on einrichten und wie es funktioniert.

Hinweis: Das Buchungssystem-Add-on ist nur auf Homepage-Baukasten-Websites mit einem Premium- oder Business + E-Commerce-Paket verfügbar. Wenn Sie mehr über unsere verschiedenen Homepage-Baukasten-Pakete erfahren möchten, lesen Sie bitte unseren Leitfaden zum Inhalt der einzelnen Homepage-Baukasten-Pakete.

• Schritt 1 - Aktivieren Sie das Buchungssystem-Add-on
• Schritt 2 - Suchen Sie das Buchungssystem-Dashboard
• Schritt 3 - Fügen Sie Ihre Verfügbarkeit hinzu
• Schritt 4 - Fügen Sie Ihre Services hinzu
• Schritt 5 - Richten Sie die Buchungsseite auf Ihrer Website ein
• Schritt 6 - Veröffentlichen Sie das Buchungssystem auf Ihrer Website
• Schritt 7 - Verwalten Sie Buchungen in Ihrem Buchungssystem-Dashboard
• Zusätzliche Einstellungen für Ihre Buchungen (Buchungssystem-Dashboard)
• Automatisierte E-Mails an Sie und Ihre Kundschaft
• Wie kann die Kundschaft einen Termin verschieben?

Schritt 1 - Aktivieren Sie das Buchungssystem-Add-on

Das Buchungssystem-Tool ist ein Add-on, das aktiviert werden muss, bevor es verwendet werden kann. Sie können dies ganz einfach über das Homepage-Baukasten-Dashboard tun, wo Sie mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion beginnen können.

1. Gehen Sie zum Buchungssystem im Menü auf der linken Seite des Homepage-Baukasten-Dashboards. Sie können auch auf den Button Jetzt ausprobieren in dem blauen Pop-up neben der Registerkarte klicken.
2. Sie sehen nun eine Seite mit einer Beschreibung des Buchungstools. Klicken Sie im Feld in der oberen rechten Ecke auf Kostenlos testen.
3. Klicken Sie auf Bestätigen, um die 30-Tage-Testversion zu starten.

Hinweis: Der Einrichtungsvorgang kann ein wenig variieren, je nach Ihrem aktuellen Homepage-Baukasten-Paket und je nachdem, ob Sie zuvor eine Testversion von Premium oder Business + E-Commerce verwendet haben oder nicht. Wenn Sie das Buchungssystem probeweise ausprobieren möchten, sich aber nicht sicher sind, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen, zögern Sie nicht, unseren Support zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen immer gerne weiter.

Schritt 2 - Suchen Sie das Buchungssystem-Dashboard

Sobald das Add-on aktiv ist, sollten Sie automatisch zum Buchungssystem-Dashboard weitergeleitet werden. Hier richten Sie die Services ein, die Ihre Kunden über Ihre Website buchen können, und verwalten eingehende Buchungen. 

Sie können jederzeit auf das Buchungssystem-Dashboard zugreifen, indem Sie im linken Menü Ihres Homepage-Baukasten-Dashboards auf die Registerkarte Buchungen klicken.

Schritt 3 - Fügen Sie Ihre Verfügbarkeit hinzu

Der Überblick im Buchungssystem-Dashboard listet drei einfache Einrichtungsschritte auf. Nachdem Sie diese abgeschlossen haben, können Sie Buchungen auf Ihrer Website annehmen. 

Allgemeine Verfügbarkeit

Fügen Sie zunächst den Zeitrahmen hinzu, in dem Sie arbeiten und Ihre Services anbieten werden.

1. Klicken Sie auf Ihre Verfügbarkeit hinzufügen.
2. Fügen Sie unter Allgemeine Verfügbarkeit, Ihre üblichen Arbeitszeiten hinzu. Sie können den Kippschalter neben dem Wochentag betätigen, um einen Standard-Arbeitstag hinzuzufügen, wie er in Ihren Website-Einstellungen definiert ist. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Arbeitstag hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Bleistift-Symbol neben dem Tag und fügen Sie Ihre Start- und Endzeiten aus den Dropdown-Menüs hinzu. Klicken Sie auf das + Symbol, um ein zusätzliches Zeitfenster für denselben Tag hinzuzufügen.
3. Klicken Auf andere Tage anwenden und wählen Sie die spezifischen Tage aus, wenn Sie an verschiedenen Tagen ähnliche Arbeitszeiten haben.
4. Gehen Sie alle Tage durch, bis Sie die gesamte Woche geplant haben. Alle Tage, die Sie als Nicht verfügbar markieren, werden als Ihre regulären freien Tage betrachtet; Ihre Kunden können an diesen Tagen keine Services buchen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Arbeitsstunden später ändern, hat dies keine Auswirkungen auf bereits gebuchte Termine.

Falls Sie außerhalb Ihrer üblichen freien Tage frei haben

Wenn Sie außerhalb Ihrer üblichen Abwesenheitszeit frei machen möchten (z. B. wenn Sie krank sind oder in Urlaub fahren), können Sie dies ebenfalls tun. Beachten Sie, dass dadurch die von Ihnen hinzugefügten Standardarbeitszeiten (allgemeine Verfügbarkeit) außer Kraft gesetzt werden.

1. Gehen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf Abwesenheitszeit hinzufügen.
2. Fügen Sie das Datum hinzu und optional einen Grund für die Abwesenheit. Wenn Sie nur einen Teil des Tages frei haben, können Sie den Kippschalter Ganzer Tag nach links auf AUS schieben. So können Sie ein Zeitintervall für den Tag wählen. Sie können auch über mehrere Tage hinweg frei nehmen; geben Sie den ersten freien Tag in das erste Feld und den letzten freien Tag in das zweite Feld ein.
3. Klicken Sie auf den blauen Button + Abwesenheitszeit hinzufügen, wenn Sie einen weiteren Tag und/oder eine weitere Uhrzeit hinzufügen möchten.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 4 - Fügen Sie Ihre Services hinzu

Jetzt müssen Sie die Services hinzufügen, die Kunden über Ihre Website buchen können.

1. Gehen Sie zurück zum Überblick und klicken Sie auf Ihre Services hinzufügen.
2. Sie befinden sich nun auf der Services-Seite. Sie sehen das Formular zum Hinzufügen Ihres ersten Services. Sie können zwischen drei verschiedenen Servicetypen wählen:
   
   - Privater Einzeltermin: Termin für 1 Person.
   - Gruppentermin: Gruppentermine, die jeder buchen kann (mit der Option, einer Person zu erlauben, im Namen von mehreren Personen zu buchen). Beispiele dafür könnten Fitnesskurse, Keramikkurse oder ein Pub-Quiz sein. Für diesen Typ müssen Sie ein Datum auswählen, da es sich auch um ein einmaliges Ereignis handeln kann.
   - Privater Gruppentermin: Privater Termin für eine Gruppe, wie z.B. ein Teambuilding-Event, Escape Rooms oder Bowlingbahnen. Bei der Buchung eines privaten Gruppentermins muss eine Person im Namen der gesamten Gruppe buchen.
   
   Wenn Sie sich für eine der Gruppenoptionen entscheiden, werden Sie aufgefordert, die minimale und maximale Anzahl der Teilnehmer hinzuzufügen, die für die Buchung zulässig sind.
    
3. Fügen Sie den Namen, die Beschreibung und das Bild des Services hinzu. Alle drei werden auf Ihrer Website angezeigt.
4. Fügen Sie eine Dauer hinzu. Diese legt fest, wie lange der Termin dauert – egal ob es sich um eine schnelle 30-minütige Sitzung oder eine mehrtägige Veranstaltung handelt. Aus dem Dropdown-Menü können Sie eine Zeit in 15-Minuten-Intervallen auswählen; Mehrere Tage wählen oder eine Benutzerdefinierte Dauer eingeben, die zu Ihrem Service passt. Wenn Sie "Mehrere Tage" auswählen, können Sie die genauen Daten und Zeiten für das Ereignis festlegen.
5. Fügen Sie einen Preis hinzu. Wenn Sie einen privaten Gruppentermin erstellen, müssen Sie auswählen, ob ein Preis pro Person oder ein vollständiger Gruppenpreis angezeigt werden soll.
6. Fügen Sie ein Datum hinzu (Nur Gruppentermine).
7. Wählen Sie einen Ort aus. Sie können wählen zwischen einem physischen Standort (Ihre Adresse aus den Einstellungen), einem Online-Standort (fügen Sie einen Meeting-Link hinzu) oder einem Kundenstandort (Kunden können ihre Adresse bei der Terminbuchung angeben).
8. Klicken Sie auf Speichern.
9. Sie sehen Ihren Service nun in der Liste auf der Services-Seite. Sie können einen weiteren Service hinzufügen, indem Sie auf den blauen Button Service hinzufügen in der oberen rechten Ecke klicken.

Sie können Ihre Services jederzeit verwalten. Auf der Services-Seite, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben einem Service, um ihn zu bearbeiten, zu löschen oder zu duplizieren. Sie können auch einen vorhandenen Service öffnen und den Duplizieren-Button direkt klicken.

Schritt 5 - Richten Sie die Buchungsseite auf Ihrer Website ein

Sie müssen nun die Buchungsseite auf Ihrer Website hinzufügen.

1. Gehen Sie zurück zum Überblick in Ihrem Buchungssystem-Dashboard.
2. Klicken Sie auf Auf der Website veröffentlichen. Dies führt Sie zum Homepage-Baukasten-Editor.
3. Ihre Services werden hinzugefügt und auf einer separaten Seite auf Ihrer Website präsentiert. Diese Seite heißt standardmäßig Jetzt buchen, aber Sie können sie jederzeit umbenennen.
4. Wenn Sie möchten, können Sie den Stil Ihrer Buchungsseite anpassen. Standardmäßig werden die globalen Einstellungen Ihres Templates verwendet, aber Sie können z. B. die Schriftart und den Hintergrund der Kopfzeile oder des Abschnitts bearbeiten. Sie können auch den Text und die Buttonfarbe Ihres Buchungssystem-Widgets anpassen: Wählen Sie das Widget aus und klicken Sie auf die Registerkarte Buchungen bearbeiten, um dies zu tun. Dadurch wird ein Eigenschaftenfenster geöffnet, in dem Sie den Stil bearbeiten können.

Schritt 6 - Veröffentlichen Sie das Buchungssystem auf Ihrer Website

1. Überprüfen Sie die Vorschau um sicherzustellen, dass Sie mit der Darstellung Ihrer Buchungsseite auf Ihrer Website zufrieden sind.
2. Klicken Sie auf Veröffentlichen im Editor.
3. Das war's! Sie sind jetzt bereit, Buchungen über Ihre Website zu empfangen.

Schritt 7 - Verwalten Sie Buchungen in Ihrem Buchungssystem-Dashboard

Sobald Ihre Kunden Buchungen vorgenommen haben, werden die Termine in einer Liste auf der Überblick-Seite in Ihrem Buchungssystem-Dashboard angezeigt.

1. Filter-Optionen: Verwenden Sie die Filter über Ihrer Liste, um Ihre Übersicht anzupassen. Sie können nach Datum oder Status (bevorstehend, storniert, abgeschlossen) sortieren.
2. Anzeigen, Bearbeiten oder Stornieren: Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben einem beliebigen Termin um dessen Details anzuzeigen, ihn zu bearbeiten, zu verschieben oder zu stornieren. Als Admin können Sie jederzeit Änderungen vornehmen, da die Terminfristen und Einschränkungen, die für Kunden gelten, nicht für Sie gelten.
3. Erstellen von Terminen: Um einen Termin im Namen eines Kunden zu erstellen, klicken Sie auf den Button Termin erstellen in der oberen rechten Ecke der Übersichtsseite. Geben Sie alle erforderlichen Details ein und bestätigen Sie mit Termin erstellen am Ende des Formulars.

Zusätzliche Einstellungen für Ihre Buchungen (Buchungssystem-Dashboard)

Im Einstellungen-Bereich im Buchungssystem-Dashboard finden Sie zusätzliche Einstellungen, mit denen Sie Ihre Buchungsverwaltung anpassen können.

Kalender-Synchronisierung

Synchronisieren Sie Ihren Google Calendar mit dem Buchungssystem, um Termine in Ihrem Google Calendar anzuzeigen, und blockieren Sie automatisch Zeitfenster im Buchungssystem, wenn Sie nicht verfügbar sind. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in diesem Leitfaden: Wie synchronisiere ich das Buchungssystem mit meinem Google Calendar?

Buchungs- und Stornierungseinstellungen

• Stornierungs- oder Umbuchungsfrist festlegen: Legen Sie eine Frist fest, innerhalb derer Kunden einen Termin stornieren oder verschieben können (über ihre Bestätigungs-E-Mail).
• Buchungsfrist festlegen: Gibt an, wie kurz vor einem Termin der Kunde diesen buchen kann.
• Buchungen für zukünftige Termine begrenzen: Legen Sie fest, wie weit in der Zukunft Buchungen vorgenommen werden können.

Geschäftseinstellungen

Hier können Sie Ihre Geschäftsdaten hinzufügen. Denken Sie daran, diese auf dem neuesten Stand zu halten, da sie in den Buchungs-E-Mails verwendet werden, die an Kunden gesendet werden, die Termine buchen.

Regionale Einstellungen

Sie können die Sprache, die während des gesamten Buchungsvorgangs verwendet wird, die Zeitzone und die Währung, in der Ihre Services auf Ihrer Website angezeigt werden, ändern.

Automatisierte E-Mails an Sie und Ihre Kundschaft

Das Buchungssystem-Add-on enthält einen automatisierten E-Mail-Ablauf. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise einen Termin nicht manuell bestätigen müssen, nachdem Ihr Kunde ihn gebucht hat, oder ihn an einen bevorstehenden Termin erinnern müssen. All das wird automatisch erledigt. 

Der E-Mail-Ablauf umfasst die folgenden E-Mails:

E-Mails an Ihre Kundschaft

• Buchungsbestätigung: Diese E-Mail wird ausgelöst und sofort an Ihre Kunden gesendet, nachdem sie einen Termin gebucht haben. Darin finden sie die Buchungsdetails: Datum, Zeit, Link zum Ort/Treffenund Ihre Telefonnummer. Die E-Mail enthält Buttons zum Stornieren und Verschieben, mit denen der Kunde den Termin stornieren oder verschieben kann. Sie enthält auch eine ICS-Datei, mit der der Kunde die Buchung in seinen Kalender eintragen kann.
  Sie können die Bestätigungs-E-Mail jederzeit erneut senden, z. B. nach dem Aktualisieren der Termindetails. Öffnen Sie einfach das Bearbeitungsformular des Termins, aktivieren Sie den Schalter Bestätigungs-E-Mail senden und klicken Sie auf Speichern, um es erneut an Ihren Kunden zu senden.
• Erinnerungs-E-Mail: Diese E-Mail wird 24 Stunden vor der Stornierungs- und Umbuchungsfrist verschickt. Sie enthält die gleichen Termindetails wie die Buchungsbestätigungs-E-Mail. Wenn diese E-Mail innerhalb der Stornierungs-/Umbuchungsfrist geöffnet wird, enthält sie auch die Buttons zum Stornieren und Verschieben.
• Stornierungs-E-Mail (Kundschaft hat storniert): Wenn ein Kunde einen Termin storniert, erhält er eine E-Mail, die bestätigt, dass der Termin abgesagt wurde. Diese enthält auch einen Link, den der Kunde verwenden kann, um einen neuen Termin zu buchen.
• Stornierungs-E-Mail (Sie haben storniert): Wenn Sie einen Termin in Ihrem Buchungssystem-Dashboard stornieren, erhält Ihre Kundschaft automatisch eine E-Mail, in der sie höflich darüber informiert wird, dass der Termin abgesagt wurde. Die E-Mail enthält auch einen Link, den sie verwenden können, um einen neuen Termin zu buchen.
• E-Mail zur Terminverschiebung: Wenn eine Kundschaft ihren Termin verschiebt, erhält sie anschließend eine E-Mail mit den neuen Termindetails.

E-Mails an Sie

• Benachrichtigung über die Buchung: Wenn jemand einen Termin bucht, erhalten Sie eine E-Mail mit allen Buchungsdetails und einen Link zum Anzeigen des Termins in Ihrem Buchungssystem-Dashboard. Die E-Mail enthält auch eine ICS-Datei, mit der Sie die Buchung zu Ihrem Kalender hinzufügen können.
• Stornierungs-E-Mail (Kundschaft hat storniert): Wenn eine Kundschaft einen Termin storniert, erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie darüber informiert werden, dass der Termin abgesagt wurde.
• E-Mail zur Terminverschiebung: Wenn eine Kundschaft ihren Termin verschiebt, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Wie kann die Kundschaft einen Termin verschieben?

Ihre Kundschaft kann ihren Termin auf zwei Arten verschieben: 

• Über den Bestätigungsbildschirm (wenn sie sofort nach der Terminbuchung einen neuen Termin vereinbaren möchten)
• Über die Bestätigungs-E-Mail oder die Erinnerungs-E-Mail.

In beiden Fällen kann der Kunde unten auf der Seite/E-Mail auf einen Verschieben-Button klicken, der ihn durch diesen Ablauf führt:

1. Die Kundschaft wird zum Buchungskalender weitergeleitet. Auf der rechten Seite kann sie ihre aktuelle Zeit sehen. Wenn sie auf das Datum klickt, auf das sie den Termin verschieben möchte, kann sie die verfügbaren Zeitfenster sehen.
2. Sie muss auf ein neues Zeitfenster und auf Zeit bestätigen klicken, um den Termin zu verschieben.

Hinweis: Dies ist nur möglich, wenn sich der Kunde noch innerhalb der Stornierungs-/Umbuchungsfrist befindet, die Sie festgelegt haben. Wenn er zu kurz vor dem Termin auf den Button klickt, wird er auf eine Seite weitergeleitet, auf der seine Buchungsdetails angezeigt werden und eine Meldung erscheint, dass Änderungen nicht mehr möglich sind.

Verwandte Artikel:

• Welche Funktionen sind in den einzelnen Homepage-Baukasten-Paketen enthalten?
• Wie man das Buchgungssystem in der one.com Companion App verwaltet