Verbessern Sie Ihre Produktivität in Webmail

Die Zeit ist knapp und Sie müssen mehr in kürzerer Zeit erledigen. Webmail verfügt über viele intelligente Funktionen, mit denen Sie Zeit sparen, produktiver arbeiten und Ihren Tag übersichtlicher gestalten können. Dieser Artikel zeigt viele einfache Möglichkeiten, produktiver zu arbeiten, während Sie in Webmail arbeiten.

• Nutzen Sie Aida, um E-Mails schneller zu schreiben
• Erhalten Sie eine automatische Zusammenfassung von E-Mails
• Erstellen und verwenden Sie E-Mail-Vorlagen
• E-Mail-Alias erstellen
• Ihre Rechnungen automatisch an einen Ordner senden
• Nutzen Sie Filter, um während der Arbeit konzentriert zu bleiben
• E-Mail-Signatur verwenden
• Eine andere E-Mail-Adresse für Newsletter verwenden
• E-Mails sofort gut delegieren und weiterleiten
• Wie Sie E-Mails verwalten können, wenn Sie beschäftigt sind
• Alte Korrespondenz aus früheren Konten importieren

Möchten Sie auf Ihrem Smartphone auf Webmail zugreifen? Laden Sie die one.com Mail-App herunter, um Ihre E-Mails jederzeit und überall zu lesen und zu verwalten.

Nutzen Sie Aida, um E-Mails schneller zu schreiben

Seien wir ehrlich – das Entwerfen von E-Mails kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Ihnen lieb ist. Genau deshalb ist Aida, Ihr KI-Assistent, direkt in Webmail integriert.

Der Einstieg ist einfach: Beschreiben Sie, was in Ihrer E-Mail stehen soll, und Aida erstellt einen Entwurf, den Sie nach Ihren Wünschen anpassen können. Öffnen Sie eine neue Nachricht oder eine Antwort, geben Sie Ihre Anfrage in das Textfeld am unteren Rand des Fensters ein und lassen Sie Aida den Entwurf schreiben. Passt er noch nicht? Bitten Sie Aida, ihn anzupassen. Sind Sie zufrieden? Klicken Sie auf <strong>Text einfügen</strong>, um den Entwurf in Ihre E-Mail zu übernehmen, und passen Sie ihn anschließend selbst an.

Erhalten Sie eine automatische Zusammenfassung von E-Mails

Die Funktion KI-Zusammenfassung fasst jede E-Mail, die Sie erhalten, kurz zusammen. Das hilft Ihnen, wenn Sie viele E-Mails schnell durchgehen möchten oder nach E-Mails mit bestimmten Informationen suchen. Die Zusammenfassung zeigt Ihnen außerdem auf einen Blick, ob eine E-Mail dringend ist und Sie etwas unternehmen müssen.

Klicken Sie oben in der E-Mail, die Sie zusammenfassen möchten, neben <strong>KI-Zusammenfassung</strong> auf <strong>Generieren</strong>.

Erstellen und verwenden Sie E-Mail-Vorlagen

Sparen Sie Zeit, indem Sie E-Mail-Entwürfe in Vorlagen umwandeln, die Sie wiederverwenden können.

So erstellen Sie eine Vorlage:

1. Schreiben Sie Ihre E-Mail so, wie Sie sie speichern möchten. Klicken Sie dann in Webmail unten rechts im E-Mail-Editor auf das <strong>Dokumentsymbol</strong>.
2. Klicken Sie auf Entwurf als Template speichern.
3. Geben Sie der Vorlage einen Namen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

So verwenden Sie eine Vorlage:

1. Klicken Sie in Webmail unten rechts im E-Mail-Editor auf das <strong>Dokumentsymbol</strong>.
2. Wählen Sie eine Vorlage aus Ihren <strong>zuletzt verwendeten Vorlagen</strong> aus oder klicken Sie auf <strong>Alle Vorlagen anzeigen</strong>. Wenn Sie auf <strong>Alle Vorlagen anzeigen</strong> klicken, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Liste im Fenster aus. Sie wird dann in Ihre leere E-Mail eingefügt.

Sie können Ihre Vorlagen in Webmail auch unter <strong>Einstellungen</strong> → <strong>E-Mail-Vorlagen</strong> hinzufügen und bearbeiten.

Tipp: Möchten Sie schnell Vorlagen hinzufügen? Beschreiben Sie Aida, dem KI-Schreibassistenten, was im Entwurf stehen soll. Aida hilft Ihnen, ihn in wenigen Sekunden zu erstellen.

E-Mail-Alias erstellen

Ein E-Mail-Alias ist eine Weiterleitungsadresse, was bedeutet, dass alle E-Mails, die an den Alias adressiert sind, an ein oder mehrere angegebene Konten weitergeleitet werden. Der Alias selbst hat keinen Posteingang, keine Anmeldemöglichkeit und kann nicht zum Senden von E-Mails verwendet werden.

Erstellen Sie in Ihrem Kontrollpanel einen Alias für eine Gruppe von Kontakten, z. B. all-employees@mydomain.com, und fügen Sie die entsprechenden E-Mail-Adressen in diese Gruppe ein. Dadurch wird die Kommunikation erleichtert und alle Mitglieder der verschiedenen Gruppen erhalten die korrekten Informationen. Bitte beachten Sie, dass Sie eine unbegrenzte Anzahl von E-Mail-Aliasen in Ihrer Domain erstellen können.

Hinweis: Sie wissen nicht, wie Sie einen Alias erstellen? In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie einen E-Mail-Alias in Ihrem one.com-Kontrollpanel erstellen.

Ihre Rechnungen automatisch an einen Ordner senden

Organisieren Sie sich ganz einfach in Ihrem Posteingang, indem Sie einen Ordner für Projekte erstellen und E-Mails automatisch in diesen Ordnern archivieren. Behalten Sie alle Rechnungen in einem Ordner, zum Beispiel indem Sie einen Rechnungsordner erstellen.

Filtern Sie den Rechnungsordner, indem Sie einen neuen Filter mit dem Wort „Rechnung“ in der Betreffzeile erstellen. Jede E-Mail, deren Betreffzeile das Wort „Rechnung“ enthält, wird automatisch in diesen Ordner verschoben.

Innerhalb von Webmail:

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf das Einstellungen-Symbol.
2. Gehen Sie zu Mail-Filter.
3. Klicken Sie auf E-Mail-Filter hinzufügen.
4. Geben Sie im Feld Betreff beispielsweise "Rechnung" ein.
5. Unter Dann tue Folgendes mit passenden E-Mails, klicken Sie auf In den Ordner verschieben.
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü auf der rechten Seite den Ordner aus, den Sie für die Rechnungen erstellt haben.

Nutzen Sie Filter, um während der Arbeit konzentriert zu bleiben

E-Mails können basierend auf ihrem Inhalt an einen bestimmten Ordner gesendet werden. Mit Filtern können Sie E-Mails von Ihrer Familie und Ihren Freunden in einen anderen Ordner leiten, ohne Ihren Workflow zu beeinträchtigen.

• Wie erstelle ich einen Filter in Webmail?

Sie können auch einen Filter verwenden, um E-Mails von Ihrem Chef oder wichtigen Geschäftspartnern automatisch in einen bestimmten Ordner zu verschieben, damit Sie diese besser organisieren können.

E-Mail-Signatur verwenden

Indem Sie Ihren E-Mails eine Standard-Signatur hinzufügen, stellen Sie sicher, dass alle Ihre E-Mails mit einem richtigen Gruß enden. Es ist nicht notwendig, "Grüße" und Ihren Namen am Ende jeder E-Mail einzugeben. Viele Menschen haben noch keine Signaturen verwendet, obwohl wir wissen, dass es sie fast seit der Einführung von E-Mail so schnell wie möglich eine, falls Sie sie noch nicht verwendet haben.

Eine andere E-Mail-Adresse für Newsletter verwenden

Sie erhalten höchstwahrscheinlich täglich Dutzende von Massen-E-Mails, Newslettern und ähnlichen E-Mail-Nachrichten. Mit einer eigenen Newsletter-Adresse unter Ihrer Domain bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und ungestört arbeiten können.

E-Mails sofort gut delegieren und weiterleiten

Das Weiterleiten einer E-Mail über Webmail ist ganz einfach. Beschäftigen Sie sich nicht mit dem Inhalt einer E-Mail, wenn jemand anderes in Ihrem Unternehmen diese Aufgabe übernehmen kann.

Wie Sie E-Mails verwalten können, wenn Sie beschäftigt sind

Wenn wir viel zu tun haben, stapeln sich E-Mails schnell. Dann kann es leicht passieren, dass wichtige E-Mails übersehen werden. Machen Sie Ihren Kontakten klar, was sie erwarten können, wenn Sie gerade anderweitig beschäftigt sind – auch wenn es nur für ein paar Stunden ist. Hier sind einige Tipps:

1. Erstellen Sie einen Ordner für E-Mails, die später beantwortet werden müssen. Vergessen Sie diese E-Mails, bis Sie Zeit haben, sie zu beantworten. Sie können auch Regeln festlegen, damit E-Mails von bestimmten Personen oder Unternehmen automatisch in diesen Ordner „Später beantworten“ verschoben werden.
2. Leiten Sie Ihre E-Mails im Urlaub an andere Mitarbeiter weiter. Auf diese Weise können Sie sich ausruhen und sicherstellen, dass jemand anderes wichtige Themen aufgreift.
3. Richten Sie eine automatische Antwort für Ihre E-Mails ein, während Sie im Urlaub sind. Teilen Sie in der automatischen Antwort mit, wann Sie Ihre E-Mails voraussichtlich lesen und wann mit einer Antwort zu rechnen ist.

Alte Korrespondenz aus früheren Konten importieren

Viele von uns haben E-Mail-Konten, die wir nicht mehr nutzen. Schaffen Sie Ordnung und importieren Sie alte E-Mails aus früheren E-Mail-Konten, die Sie nicht mehr nutzen. Die importierten E-Mails werden in einem separaten Ordner abgelegt.

Sie können E-Mails direkt in Webmail importieren, wie folgt:

1. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen.
2. Klicken Sie im Menü links auf E-Mails importieren.
3. Klicken Sie auf Erste Schritte.
4. Geben Sie das E-Mail-Konto ein, aus dem Sie Daten importieren möchten und klicken Sie auf Weiter.
5. Geben Sie das E-Mail-Passwort für das Konto ein, von dem Sie importieren, und klicken Sie auf Weiter.
6. Die E-Mails aus dem E-Mail-Konto werden gerade importiert. Je nach Größe des E-Mail-Kontos kann der Import bis zu 2 Tage dauern.

Hinweis: Sie können keine E-Mails aus einem inaktiven Konto oder aus demselben E-Mail-Konto importieren, das zuvor bei einem anderen Anbieter gehostet wurde. Die E-Mails können jedoch manuell exportiert und in Outlook oder einen anderen E-Mail-Client importiert werden. Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie E-Mails aus den gängigsten Anbietern manuell exportieren können.

• Wie erstelle ich E-Mail-Backups in Outlook, Thunderbird oder Apple Mail?

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